Buenas prácticas

Dos años antes, la empresa química Kemira ya había establecido un nuevo modelo de negocio en Europa con la ayuda de la consultora de gestión cbs Corporate Business Solutions, con sede en Heidelberg.

Con el proyecto de transformación integral, Kemira quería hacer realidad un modelo operativo central para todos los países y unidades. Para ello fue necesario modificar a fondo la estructura organizativa, estandarizar los procesos empresariales, consolidar el entorno de sistemas SAP existente del Grupo Kemira y adaptarlo a los conceptos del nuevo modelo operativo.

OneKem, la solución global estandarizada de plantillas SAP, se había transformado a la nueva estructura organizativa. A lo largo de un año, once países y 17 empresas se incorporaron al nuevo mundo SAP y a la estructura del nuevo modelo empresarial.

Ya se había decidido el ulterior despliegue de la solución de plantillas en Latinoamérica y se había encargado su implantación a cbs, cuando se anunció de nuevo un cambio de estrategia en Kemira. Se puso en marcha el programa de reestructuración Fit for Growth para simplificar la estructura de la empresa, aumentar la rentabilidad e impulsar el crecimiento, especialmente en los mercados asiático y sudamericano.

Con el proyecto de seguimiento, Kemira está reforzando sus unidades de negocio regionales, globalmente activas. Éstas deben tener una mayor responsabilización local de sus operaciones para interactuar mejor y más rápidamente con sus clientes en los mercados locales.

Sin embargo, las nuevas funciones y responsabilidades no sólo debían comunicarse a nivel de empresa y de dirección, sino que también debían aplicarse operativamente y, en particular, asignarse en consecuencia en el software SAP. El cambio en las estructuras organizativas conllevó cambios en las asignaciones estructurales y la presentación de informes.

Mercados en crecimiento

La estrategia de crecimiento de Kemira se centra en Asia y Sudamérica, dos mercados de crecimiento clave en el segmento de la pasta y el papel. Para regionalizar la responsabilidad empresarial, Kemira trasladó la dirección del segmento del papel a Hong Kong. Esto se debe a que China e Indonesia se consideran los países clave para la industria papelera.

Al otro lado del mundo se encuentran Brasil y Uruguay, los principales mercados de Kemira para productos químicos de blanqueo en la industria de la pasta de papel. En sus plantas latinoamericanas, Kemira se centra en la optimización de los procesos mediante la introducción de procesos estandarizados, ajustados y de probada eficacia.

La plantilla de procesos OneKem SAP debía profesionalizar el funcionamiento de los procesos y sistemas, aumentar la productividad y elevar los niveles de calidad. Para ello, cbs planificó dos proyectos interdependientes con Kemira: El proyecto marco era el despliegue SAP de la plantilla OneKem en Latinoamérica, que debía llevar a la región los procesos y estructuras del grupo uniformes a escala mundial en un plazo de doce meses.

Mientras tanto, el cambio organizativo tuvo que configurarse en paralelo. Las estructuras de informes, balances y control de ventas, que estaban orientadas a la gestión central de segmentos globales, tuvieron que desglosarse y alinearse con una perspectiva de gestión regional de segmentos cruzados. La plantilla OneKem tuvo que adaptarse a la nueva estructura regionalizada de gestión y resultados.

Se calcularon cuatro meses para la conversión técnica en el sistema SAP y el cambio de la información global de las distintas áreas de negocio a la información regionalizada, con la que las unidades relevantes para los beneficios (centros de beneficios) podían evaluarse localmente, por ejemplo por países.

Una transformación que se llevó a cabo en una plataforma SAP global productiva durante las operaciones empresariales en curso. Un reto importante fue la implantación paralela, organizativa y temporal, de ambos proyectos. Los centros de beneficios globales se transformaron durante la implantación en curso de la plantilla SAP.

La implantación de SAP en las plantas latinoamericanas de Kemira en Brasil, Argentina, Chile, Colombia y Uruguay no fue más sencilla. El nuevo modelo de negocio descentralizado debía ser implantado por cbs en 35 plantas de cinco países, con una puesta en marcha simultánea.

Para ello, los consultores de cbs tuvieron que mapear los requisitos legales de todos los estados en la plantilla llave en mano OneKem, válida en todo el mundo. Los datos se transfirieron y prepararon a partir de cinco sistemas heredados diferentes. Por último, pero no por ello menos importante, el gran equipo del proyecto, la cooperación entre distintos lugares y zonas horarias y la superación de las barreras lingüísticas supusieron grandes exigencias para todos los implicados.

El objetivo era sustituir el sistema ERP local e integrarlo en el entorno del sistema SAP central. Aquí es donde se pusieron de manifiesto los puntos fuertes de la plantilla SAP OneKem, que garantiza procesos globales y tiene en cuenta los complejos requisitos legales específicos de cada país.

Se trata, por ejemplo, de la Nota Fiscal Eletrônica en Brasil, el Medio Magnético DIAN en Colombia y el Certificado de Retención en la Fuente en Argentina.

Transformación mínimamente invasiva

Para la conversión de la responsabilidad de elaboración de informes de segmentos globales a unidades regionales, Kemira recurrió a un socio doblemente experimentado, cbs. Los expertos especializados de la consultora de Heidelberg no sólo realizaron la implementación técnica en el sistema SAP, sino que también desarrollaron de antemano un planteamiento de proyecto adecuado para la empresa química activa en todo el mundo. Al fin y al cabo, había que reconvertir un total de 43 empresas en todo el mundo.

Gracias a un asesoramiento técnico y de procesos competente, el primer paso consistió en optimizar los procesos de elaboración de informes financieros. Posteriormente, los informes del sistema SAP se convirtieron a las nuevas estructuras con todas las dependencias de los procesos operativos. Entre otras cosas, hubo que adaptar ampliamente los cuadros de mando para la dirección.

En este caso, el reto particular consistía en que el balance de apertura debía estar disponible en la fecha de conversión sobre la base de la nueva estructura, mientras que la estructura anterior debía mantenerse para los años anteriores (doble estructura de informes de gestión).

Para cumplir este requisito, cbs utilizó su herramienta de transformación cbs ET Enterprise Transformer, de eficacia probada, para convertir las estructuras de los centros de beneficio dentro del arrastre de saldos. De este modo, los datos del balance pueden consignarse para los ejercicios anteriores en las estructuras antiguas y para el ejercicio en curso y los siguientes en las estructuras nuevas.

También dentro de plazo, era necesario convertir todos los datos maestros y de transacciones a la nueva estructura de centros de beneficio. Gracias al software estándar de cbs ET Enterprise Transformer, de eficacia probada, los asesores pudieron adoptar un enfoque mínimamente invasivo; los procesos existentes en logística y contabilidad pudieron continuar sin problemas tras la conversión.

En sólo un año, cbs fue capaz de implementar con éxito las elevadas exigencias de los proyectos de Kemira. Gracias al enfoque mínimamente invasivo, la transformación de todas las unidades de negocio del mundo en el nuevo modelo de negocio regionalizado se logró sin apenas perturbar las operaciones en curso.

Con el despliegue de SAP en Latinoamérica basado en plantillas, los consultores de cbs pudieron reaccionar con flexibilidad al nuevo modelo de negocio. Esto hizo posible la puesta en marcha simultánea en 35 plantas de cinco países sudamericanos, directamente con la nueva estructura regional.

La gama de soluciones que ofrece cbs proporciona a grupos como Kemira una mayor flexibilidad a la hora de realizar cambios estratégicos. Los cambios estratégicos también pueden implementarse a nivel global de forma oportuna y prácticamente durante el funcionamiento continuo de los procesos y del sistema de TI. El entorno del sistema SAP de toda la empresa puede reestructurarse de forma rápida y eficaz con poco tiempo de inactividad.

A pesar de los inmensos requisitos específicos de cada país, se mantuvo la plantilla global de SAP, que también se utilizó en Latinoamérica. Se establecieron y optimizaron procesos estandarizados mediante la introducción de procesos globales de mejores prácticas.

Esto dio a la dirección más transparencia y competencia de control. Los usuarios del software SAP se beneficiaron de la conversión automatizada del sistema, que sólo requirió unas pocas tareas manuales de cambio de reserva tras la puesta en marcha.

A partir de ahora, el soporte global sustituye al funcionamiento local del sistema y asume el soporte de las aplicaciones de forma centralizada. Con cbs Corporate Business Solutions, Kemira vuelve a confiar en su socio de muchos años, que ya ha ejecutado con éxito varios proyectos para el grupo químico.

Un artículo del número de abril de la revista E-3 trataba de la integración de nuevas sedes en un sistema SAP uniforme. Como contratista general y consultor de reestructuración holística, cbs ofrece una experiencia excepcional en el entorno de las soluciones SAP globales.

La atención se centra en proyectos de implantación de SAP complejos y de misión crítica, tanto para programas de reestructuración global como para proyectos de optimización centrados en el negocio y la tecnología.