Terrenos baldíos y reconversión

El cliente actual, KHS, es un fabricante internacional de sistemas de envasado y embalaje con sede en Dortmund. La empresa tradicional opera en todo el mundo y tiene una cuota de exportación de más del 90%. El fabricante de maquinaria dispone de plantas en Alemania, EE.UU., México, Brasil, India y China.

KHS puede vender e instalar máquinas en prácticamente todos los países del mundo. Para la conversión a S/4, los responsables tenían claro que debía tratarse de una conversión de sistemas con un enfoque brownfield. Junto con cbs, KHS preparó cuidadosamente la conversión técnica, trabajó en varios proyectos preliminares y realizó el cambio al nuevo mundo SAP en el tiempo récord de sólo doce meses. El big bang go-live fue un éxito. 

KHS forma parte de Salzgitter AG. Hace dos años, el grupo puso en marcha un amplio programa para consolidar los once sistemas SAP existentes. Debido a las adquisiciones y absorciones de algunas partes de la empresa, en el pasado se produjo una proliferación de sistemas que no estaban armonizados. El objetivo ahora era consolidar este panorama ERP en cuatro más uno como parte de la estrategia S/4.

El objetivo: un sistema SAP para cada uno de los modelos de negocio de acero, Mannesmann, comercio y tecnología, así como uno superior para las funciones centrales. El objetivo es armonizar los procesos en todo Salzgitter a través de estos cinco sistemas, incluidos los sistemas FI con planes de cuentas similares, los procesos de compra y el requisito de utilizar datos maestros centrales en todo el Grupo. Está previsto que todo el programa dure varios años. El objetivo es tener todos los sistemas consolidados, migrados y funcionando en S/4 para 2025.

Optimización en S/4

La exigencia de KHS era completar rápidamente la conversión y optimizar posteriormente el sistema S/4. Por qué KHS planifica el cambio de forma un poco diferente y mucho más rápida?

Esto se debe a que la empresa opera en todo el mundo. "Nos consideramos pioneros. Y una de las condiciones era que queríamos migrar las filiales del Grupo KHS en todo el mundo a nuestro nuevo sistema S/4". Esto significa que todas las filiales extranjeras deberán trabajar en el futuro con nuestro sistema ERP, lo que aporta muchas ventajas", explica Martin Resch, director financiero y de TI de KHS. 

Junto con cbs, KHS lanzó primero un proyecto preliminar. Las preguntas eran: ¿Cuál es la base de la que partimos? Y: ¿A dónde queremos ir en primer lugar? El objetivo primordial era imprimir inmediatamente velocidad al proyecto, eliminar complejidad y mantener la curva de tensión para la organización lo más plana posible. "Así que decidimos simplemente convertir nuestro sistema ECC existente a S/4 y realizar inicialmente el menor número posible de ajustes en los procesos o sistemas.", explica Mathias Offermann, Vicepresidente de TI de KHS. 

Un punto importante eran las autorizaciones. El sistema SAP ECC 6.0 que gestiona KHS ya tenía sus años, llevaba utilizándose 20 años. En el sistema estaban activos varios conceptos de autorización a medio iniciar. KHS no quería bajo ningún concepto llevarlos consigo a S/4. En este sistema se habían acumulado unas 12.000 funciones colectivas, y esta masa ya no era manejable.

Así que hubo que reducir drásticamente el antiguo concepto de autorización. Al final, el sistema se redujo a 300 funciones empresariales. "Estos roles representan aproximadamente las funciones de nuestra empresa. Por lo tanto, ya es una reducción masiva que nos ayuda en nuestra actividad diaria", explica Offermann. 

Los anteproyectos minimizan el esfuerzo

En el primer anteproyecto, KHS cambió a una base de datos Hana. Offermann está seguro: "Si hubiéramos seguido teniendo una base de datos SQL normal inmediatamente antes del cambio a S/4, habría supuesto mucho más trabajo. Por lo tanto, sólo puedo recomendar a todo el mundo Migrar primero a la base de datos Hana y luego a S/4 en el segundo paso para estirar el esfuerzo global y quitar complejidad a la migración en sí." 

Además, los responsables pusieron en marcha el Business Partner en una fase temprana. El Business Partner ya funcionaba en segundo plano en ECC. Al mismo tiempo, KHS seguía trabajando con la contabilidad de deudores y acreedores. El tema de BP supuso un cierto esfuerzo, porque KHS no solo lo utiliza en ERP, sino también en SAP CRM y en Sales Cloud de SAP.

Todavía quedaban uno o dos obstáculos por superar en esta sincronización a través de los diferentes límites del sistema. "Pero teníamos una buena persona de contacto en SAP que nos apoyó aquí.", afirma Offermann. 

Otro proyecto preliminar: la introducción de la nueva contabilidad de activos fijos (FI-AA). Se utiliza dentro del sistema SAP para gestionar el inmovilizado material. En contabilidad, funciona como un libro auxiliar del Nuevo Libro Mayor.

El punto más importante en el anteproyecto: KHS trabajó con cbs para establecer un sistema de desarrollo S/4, como copia del sistema productivo, y luego racionalizó sistemáticamente este sistema con el cbs Enterprise Transformer.

El primer paso fue llevarnos todos los datos maestros y de ocupación y eliminar muchos datos antiguos. "Teníamos entonces un nuevo sistema de desarrollo con datos maestros seleccionados, con nuestra codificación, nuestros procesos, pero ya en S/4", informa Offermann. 

Precisamente aquí es donde KHS empezó desde el principio a hacer que las ubicaciones de codificación fueran aptas para S/4 con el Abap Test Cockpit (ATC). No hay que subestimar el tema de la adopción del código. El antiguo sistema de KHS existe desde hace 20 años y "vive". "Tenemos un montón de código Z - todo lo que puedas imaginar", afirma Offermann. "También hay que comprobar todo esto y adaptarlo en consecuencia para que esté preparado para S/4, si sigue siendo necesario."Una tarea ajetreada para los desarrolladores de KHS.

KHS inició las primeras pruebas con la empresa en una fase temprana. Las unidades de negocio se esforzaron mucho en preparar los correspondientes casos de prueba, que luego pudieron ejecutarse. Los 400 probadores de la empresa fueron equipados con las nuevas autorizaciones.

En el marco de las nuevas funciones colectivas, se definieron específicamente distintos usuarios de las pruebas: comprador de pruebas, vendedor de pruebas, jefe de producción de pruebas, constructor de pruebas, etc. Al final se obtuvieron valiosos comentarios y una serie de sugerencias de mejora, que se pusieron en práctica para la siguiente fase de pruebas.

Había un experto de cbs que no se ocupaba de casi nada, salvo de coordinar a los probadores de las cinco sedes alemanas y las tres extranjeras. ¿Quién debía probar qué y cuándo? Era cuestión de coordinar interfaces y determinar cuándo estarían disponibles. "El trabajo que hicimos aquí fue inmenso, sobre todo porque abarcó tantos lugares. Además, había que tener en cuenta los distintos husos horarios", explica Offermann, responsable de TI.

Con Big Bang en S/4

Debido a la fluidez del proceso durante las primeras fases de prueba y conversión, el equipo del proyecto decidió incluso adelantar la conversión del sistema un mes, en contra de la planificación inicial. Durante la exitosa puesta en marcha, un total de ocho centros de producción, 34 sociedades en cuatro países y 39 organizaciones de ventas de todo el mundo se convirtieron a S/4 en el Big Bang.

La conversión mundial afectó a más de 4.500 usuarios. El sistema incluía todos los módulos SAP (FI, CO, MM, WM, PP, SD, CS, etc.) y se convirtió "in situ" con el Gestor de Actualización de Software SAP (SUM) durante un fin de semana normal. Se utilizó el método estándar de tiempo de inactividad de SUM, que se optimizó y acortó en muchos ámbitos, tanto en términos de rendimiento del sistema como con numerosos automatismos en la gestión de la transición. 

Todo ha ido de maravilla. "En una migración de este tipo, la continuidad de los procesos empresariales es lo más importante. En este contexto, el cambio fue perfecto para nosotros. Todos los procesos centrales de S/4 funcionaron a la perfección desde el principio y el tiempo de inactividad fue mínimo.", explica Martin Resch, miembro de la junta directiva. El lunes por la mañana, los usuarios pudieron seguir trabajando en pedidos, entregas, facturas o proyectos en el nuevo sistema S/4 Hana exactamente donde lo habían dejado antes del fin de semana de la puesta en marcha.

Bases para la transformación digital

"KHS está bien encaminada hacia la transformación digital, ya se han sentado las bases del Grupo KHS", afirma Resch, Director de Finanzas e Informática. Ahora, las restantes empresas nacionales pueden pasar gradualmente al sistema S/4 de KHS.

Los factores de éxito del rápido cambio son evidentes: la cuidadosa planificación individual del proyecto, incluidos los anteproyectos, el alto nivel de aceptación por parte de los empleados, el apoyo constante de la alta dirección y las elaboradas fases de prueba.

Además, el proyecto se mantuvo muy por debajo del presupuesto estimado de antemano. Al final, la buena cooperación con los consultores de cbs también fue decisiva para el éxito de la conversión. "En un proyecto como este siempre surgen nuevos retos complejos. Siempre nos comunicamos abiertamente y discutimos a la altura de las circunstancias. cbs fue un socio competente y constructivo que siempre se centró en la solución óptima para nosotros.", resume el jefe de informática Offermann.