OPV en SAP S/4 Hana

Schott Pharma salió a bolsa en Alemania el 28 de septiembre de 2023. Fue la mayor y más exitosa OPV del año en Alemania. Sin embargo, primero hubo que crear los requisitos previos. Una parte clave de los preparativos fue la formación de un subgrupo a través de un carve-out (la escisión de partes de la empresa en una unidad legalmente independiente), en el que los procesos de negocio y los datos de la división farmacéutica tuvieron que ser reorganizados dentro del sistema SAP S/4 Hana de la empresa matriz.

Para el nuevo subgrupo, todo tenía que funcionar como antes: por ejemplo, la integración completa del sistema S/4 de la empresa matriz, la conexión de todas las interfaces y la transferencia de un historial de datos específico de cada país. Además, debían cumplirse los amplios requisitos de elaboración de informes con divulgación separada y la separación jurídica de las empresas de la división Schott Pharma dentro del grupo global.

Triple complejidad

El proyecto de reestructuración de SAP se inició a finales de enero de 2022. No solo se trataba de un plazo muy ajustado, con una puesta en marcha prevista para agosto del mismo año, sino que Schott aún se encontraba en la fase de hipercuidado de la transformación de S/4 en ese momento, con la puesta en marcha prevista para otoño de 2021. Por tanto, la escisión se produjo casi sin contratiempos y se planificó durante la fase final del proyecto S/4 Hana.
Otro reto era el hecho de que muchas sociedades y procesos del sistema SAP se utilizaban tanto para la división farmacéutica como para otras unidades de negocio, lo que dificultaba la transferencia limpia de datos y documentos. A pesar de las muchas complejidades, no era cuestión de posponer el proyecto. Andreas Beeres, CIO de Schott, subraya: "El momento adecuado era crucial para la decisión estratégica de sacar a bolsa Schott Pharma como empresa independiente".

El equipo del proyecto, formado por expertos de Schott y de la consultora cbs - Corporate Business Solutions, diseñó en primer lugar un cuadro objetivo completo. "Como las distintas unidades de negocio de Schott están estrechamente interrelacionadas, primero tuvimos que averiguar cuántas unidades se veían afectadas y qué opciones había para tratarlas", explica Sebastian Hellman, Director de Consultoría de cbs, y prosigue: "Escisiones, escisiones inversas, fundación de nuevas empresas o eliminación progresiva de empresas antiguas: había muchas formas distintas de reorganización en el ámbito. Hablamos de un impacto de 900 millones de euros en el volumen de negocios de Schott, de un total de 2.900 millones de euros."

Beeres añade: "La escisión fue básicamente una migración de S/4 en miniatura. Hubo que extraer datos del sistema, reestructurarlos y reintegrarlos. Esto también incluyó migraciones retroactivas selectivas de ejercicios anteriores". También hubo que discutir y definir previamente varios modelos operativos y realizar ajustes organizativos.

Enfoque de disociación

Para la presentación de los documentos bursátiles, Schott exigió los datos históricos, tanto del ejercicio bursátil iniciado como del anterior, que ahora debían comunicarse de acuerdo con la nueva estructura de subgrupos. Se optó por un enfoque retrospectivo para la mayor empresa alemana y todos los documentos contabilizados anteriormente se modificaron retrospectivamente y se ajustaron a la nueva estructura de subgrupos. Este cambio retrospectivo requirió una planificación precisa y cuidadosa para garantizar que no se perdiera ni distorsionara ningún dato histórico. Para las demás empresas, se preparó retrospectivamente un balance de escisión para el mes en curso.

La implementación retrospectiva de los documentos financieros y de control para el inicio del ejercicio y la fecha de la OPV garantiza que todos los datos relevantes eran correctos y estaban completos en el momento de la puesta en marcha y cumplían los requisitos de la OPV. Schott Pharma entró en funcionamiento en la fase de escisión del proyecto global en agosto de 2022 en la nueva estructura de subgrupos utilizando el enfoque big-bang.

Tras la escisión, Schott reorganizó la presentación estructural por segmentos antes de la OPV y trabajó con cbs para establecer estructuras de datos y procesos para la información legal por segmentos de conformidad con la NIIF 8 en SAP S/4 Hana y SAP BI y en consolidación en SEM-BCS. Además, se reorganizaron los datos de las transacciones y la información operativa en las aplicaciones SAP basándose en la estructura y jerarquía de información objetivo de la OPV. Otro aspecto importante del proyecto fue la conversión de los datos de documentos en la contabilidad de centros de beneficio de New GL (diario universal, incluidas las divisiones activas de documentos), así como los objetos de datos dependientes en los módulos CO/MM/SD/PS & IM.

Como hito importante, Schott comenzó a generar todos los nuevos documentos en la nueva estructura de subgrupos a partir del 1 de junio de 2023. También se programó deliberadamente una migración parcial para el 14 de enero de 2024, después de la puesta en marcha del sistema y de la OPV. Esto se debe a que determinadas unidades de negocio del Grupo no disponían de sus estados financieros anuales hasta enero, de conformidad con los requisitos legales. Los estados financieros del ejercicio en curso se comunicaron entonces utilizando las denominadas reglas de actualización, que Schott implantó en el sistema de consolidación y en el sistema de información de gestión.

La transición a la presentación de informes por segmentos se realizó con un tiempo de inactividad de 2,5 horas, durante el cual se llevaron a cabo la migración y validación de datos. "Estamos muy satisfechos con el resultado. La transición fue muy eficaz y profesional", afirma Oliver Böhm, Director de Servicios y Sistemas Financieros de Schott AG.

Resultado

Schott Pharma pudo entrar con éxito en el mercado de capitales el 28 de septiembre de 2023 y aprovechar un nuevo potencial de crecimiento, también gracias al éxito de los preparativos, que cumplen todos los requisitos para un reporting y un controlling modernos.

Un importante factor de éxito fue la colaboración entre el equipo del proyecto, formado por empleados de Schott y cbs. Ambas empresas y sus equipos pueden echar la vista atrás a muchos años de cooperación. Schott optó por el enfoque holístico y selectivo de cbs para la transformación de S/4: "Dada la complejidad y el calendario del proyecto, era importante para nosotros elegir un socio experimentado con los conocimientos necesarios. No se escalaría el Everest sin sherpas experimentados", explica Andreas Beeres, CIO de Schott.

Esta historia facilitó la comunicación y el entendimiento mutuo e hizo posible realizar los complejos requisitos de la formación del subgrupo en un breve espacio de tiempo. Sebastian Hellmann, Director de Consultoría de cbs, añade: "Estoy encantado de que llevemos tanto tiempo trabajando juntos y de haber podido realizar juntos tantos proyectos desafiantes únicos en el mundo. Este espíritu pionero impulsa tanto a Schott como a cbs".

Schott AG

Schott es uno de los principales fabricantes mundiales de vidrios especiales, vitrocerámicas y otros materiales de alta tecnología. El grupo tecnológico emplea a unas 17.300 personas en más de 30 emplazamientos en todo el mundo. Schott es un socio mundialmente reconocido en sectores de alta tecnología como la sanidad, la electrónica de consumo, los semiconductores y la comunicación de datos, la óptica, la energía, la automoción, los electrodomésticos y la vivienda, así como la industria aeroespacial. Schott emplea a 600 ingenieros y desarrolladores que forman una red mundial de investigación. En el ejercicio 2023, la exitosa empresa mundial alcanzó una facturación de 2.900 millones de euros.

schott-pharma.com

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