Bienvenida la entrega digitalizada de mercancías y adiós al papeleo

Con su red de conocidas marcas comerciales como Raab Karcher, Melle Gallhöfer, Muffenrohr Tiefbau y Keramundo, Stark Alemania ofrece una amplia gama de materiales de construcción y servicios para diversos oficios de la construcción. Como parte del grupo internacional Stark, la unidad de negocio alemana opera en unos 260 emplazamientos en Alemania y cuenta con más de 600 camioneros en las carreteras.

Cada día, los conductores transportan materiales de construcción desde las obras hasta las respectivas obras o sucursales, cargan y descargan palés y documentan sus actividades de recogida y entrega. Saber cuándo han llegado los productos a su destino y dónde se han descargado es importante para los departamentos de ventas y programación. Sobre todo en caso de que el cliente no se encuentre en la obra.

Lejos del lápiz y el papel

Completar todos estos pasos de forma eficiente y sin retrasos impulsó a Stark Alemania a digitalizar su entrega de mercancías. Especialmente en los centros urbanos con varias sucursales, donde los camiones a menudo no regresan a sus lugares de partida, el sistema de registro de papel y lápiz, de eficacia probada, provocaba retrasos en el procesamiento interno y, en ocasiones, daba lugar a errores de transmisión o incluso a albaranes que se perdían, mientras que hoy en día los datos pueden transferirse a SAP sin errores y en tiempo real para su posterior procesamiento.

Entrega digitalizada de mercancías

Los retrasos en la tramitación son cosa del pasado gracias a la entrega digital de mercancías. Los camioneros documentan ahora toda la información necesaria, como la firma del destinatario de la mercancía en el momento de la entrega, el lugar de almacenamiento mediante fotos de la mercancía entregada o la hora de entrega, utilizando un dispositivo móvil en la aplicación de entrega de mercancías FIS/LastMile. También se puede añadir a la aplicación información adicional, como el estado de la mercancía en el momento de la entrega. Como está conectada al propio sistema SAP de Stark Deutschland a través de una interfaz, todos los documentos registrados se transfieren automáticamente al sistema como archivo adjunto a la entrega mediante comunicación en línea y están disponibles de inmediato. Esto permite ver qué mercancías se han entregado ya y cuáles están pendientes de entrega. Se pueden planificar visitas de seguimiento, procesar tareas contables o, por ejemplo, crear y enviar directamente facturas.

"Para nosotros, por ejemplo, las devoluciones digitales de albaranes en forma de comprobante de entrega con función de foto y datos GPS fueron la mayor ventaja. Pero también es muy práctica la llamada firma colectiva del albarán y el modo tour desarrollados para Stark Alemania. Ahora, cada albarán ya no tiene que ser firmado individualmente por el destinatario; en su lugar, una firma es suficiente para varias entregas si se trata del mismo destinatario de mercancías", afirma Christian Haas, consultor de aplicaciones SAP en Stark Deutschland, al describir las mejoras.

Cómodo manejo

La sencillez y facilidad de uso de la aplicación móvil FIS/LastMile también convenció a los gestores de proyectos del minorista de materiales de construcción: "Para nuestros camioneros es muy cómodo iniciar sesión con una cuenta, escanear el albarán de entrega o introducir el número de ruta y, a continuación, descargar directamente todas las entregas para su posterior procesamiento", explica Mathias Giesers, gestor de proyectos de TI para la digitalización en Stark Deutschland. Precisamente esta facilidad de uso permitió explicar en muy poco tiempo tanto la funcionalidad como el manejo de la aplicación a los primeros camioneros durante la fase piloto en las marcas de venta Muffenrohr Tiefbau y Melle Gallhöfer.

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"La operación es tan sencilla que nuestros camioneros aprecian su comodidad".

Mathias Giesers,
Gestor de proyectos informáticos Digitalización,
Alemania fuerte

Desarrollo a medida

FIS/LastMile se personalizó y desarrolló para Stark Alemania porque se requería una función adicional para el procesamiento posterior de los documentos digitales: la verificación de los datos por parte del departamento de ventas, que permite comprobar y posiblemente corregir los datos.

Para desarrollar esta función de control, el equipo del proyecto trabajó codo con codo con su proveedor de servicios de TI de toda la vida, FIS Informationssysteme und Consulting, en una solución a medida: mientras que los equipos de ventas de Raab Karcher, Muffenrohr y Melle Gallhöfer definieron los retos y las tareas en el marco del proyecto piloto, los compañeros de FIS trabajaron en el desarrollo técnico y la implementación, lo que dio como resultado el monitor de liberación. "La cooperación sin complicaciones, la rapidez de respuesta y la gestión de los problemas a lo largo de todo el proyecto por parte de los compañeros de FIS fue especialmente positiva. Si teníamos algún problema o duda, nuestros contactos estaban siempre disponibles para ayudarnos", añade Christian Haas.

Mediante un sistema de semáforo de estado, todos los empleados pueden ver inmediatamente el progreso del procesamiento, reaccionar en consecuencia y ajustar los valores directamente en el monitor de liberación. De este modo, todos los comprobantes de entrega almacenados automáticamente en la lista de activos pueden procesarse rápida y eficazmente y entregarse sin demora al personal de la oficina.

El camino está despejado

Trece ubicaciones y 8.000 entregas procesadas mediante la app de entrega de mercancías. Tras un año de pruebas en los centros piloto, durante el cual se integraron gradualmente en el nuevo sistema sucursales adicionales y sus conductores, los responsables están seguros: "La app FIS/LastMile nos ahorra mucho tiempo. Trabajamos mucho más rápido y eficazmente que antes del cambio. La documentación sin papel de nuestra entrega de mercancías elimina trabajo como el registro y escaneado posterior de documentos. Es tan fácil de usar que nuestros camioneros aprecian su comodidad", explica Mathias Giesers. "También tenemos conductores de muchos países trabajando para nosotros. La aplicación de nuestro socio FIS también supera este reto multilingüe. La aplicación ya está personalizada y lista para el siguiente paso: la implantación en toda la empresa".

Mientras que la fase piloto requirió varias sesiones de formación personal, reuniones de perfeccionamiento y tiempo para preguntas, pruebas y mejoras por separado para las dos áreas de "camioneros" y "ventas", el despliegue de las marcas de ventas Muffenrohr Tiefbau y Melle Gallhöfer implica ahora que dos gestores de procesos especializados recorran los emplazamientos y formen tanto a los camioneros como a los empleados de ventas para que posteriormente puedan instruir ellos mismos a sus colegas. Además, se elaboran y ponen a disposición vídeos explicativos y otros materiales de formación.

Conclusión

Más rápido, más sencillo y menos propenso a errores: la entrega móvil de mercancías ha hecho realidad el deseo de mayor eficiencia de Stark Germany. Al registrar y procesar todos los pasos de la entrega de mercancías a través de una aplicación, se ha establecido en la empresa un flujo de trabajo moderno que optimiza el tiempo. Se han eliminado actividades como escanear documentos, imprimir albaranes dos veces o recoger firmas manualmente, y ahora es posible enviar facturas o despachar mercancías con mayor rapidez. "Con la digitalización de la entrega de mercancías, Stark Deutschland da otro gran paso para convertirse en una empresa de logística moderna y digital", comenta Sandra Cararo, responsable de ventas basadas en clientes de FIS.

Alemania fuerte

El distribuidor de materiales de construcción Stark Deutschland, con sede en Offenbach am Main, cuenta con una red de marcas de venta sólidas, que incluye generalistas como Raab Karcher y especialistas como Keramundo (tejas), Muffenrohr (ingeniería civil) y Melle Gallhöfer (tejados y fachadas).
La empresa ofrece una amplia gama de diferentes materiales y servicios de construcción a través de sus marcas comerciales. La cartera de productos transversales abarca desde la construcción de conchas y edificios hasta la construcción en seco, jardinería y paisajismo, equipos y herramientas de construcción, ropa de trabajo, baldosas y revestimientos de suelos, pasando por la ingeniería civil y la construcción de carreteras. El minorista de materiales de construcción tiene varias marcas propias que se venden en establecimientos de toda Alemania. Stark Alemania forma parte del grupo internacional Stark, con sede en Copenhague.

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