Bien optimizado - es que "mola

HAI, especialista en aluminio de Alta Austria, consigue eficiencia económica y garantía de calidad produciendo el material primario reciclado, extrudiendo los perfiles de aluminio y transformándolos mecánicamente en piezas acabadas.

En 2018, HAI generó una facturación de alrededor de 500 millones de euros con más de 1.200 empleados en las tres áreas de producción de fundición (fundición), extrusión (moldeo por extrusión) y procesamiento (procesamiento mecánico). Referencia destacada: las nuevas cajas de vagones del ferrocarril colgante de Wuppertal, fabricadas por HAI.

La empresa tiene seis sedes en Austria, Alemania y Rumanía. La sede central está en Ranshofen (Austria). Allí se encuentran también los departamentos de contabilidad financiera y auditoría.

Aquí se generan cada año unas 49.000 facturas de seis empresas en tres ubicaciones para su procesamiento en SAP, la gran mayoría de ellas en PDF y sólo unas pocas en papel.

Como canal de entrada se utiliza una dirección de correo electrónico central, a la que se envían directamente los recibos en PDF y el documento escaneado para los recibos en papel.

El procesamiento completo de estas facturas en SAP está ahora completamente digitalizado con Tangro. Esto cumple el objetivo del proyecto de automatización, como explica Franz Biereder, de HAI:

"Nuestra visión era la oficina sin papeles. Con Tangro, hemos logrado este objetivo en el procesamiento de facturas".

Cinco empleados se encargan de registrar, comprobar y contabilizar las facturas en SAP. Esto es especialmente rápido y apenas requiere intervención manual en el caso de las facturas con referencia a un pedido de compra, que constituyen alrededor del 80% de todos los documentos de facturación:

El software Tangro reconoce automáticamente los contenidos, los compara en tiempo real con los datos maestros y de las transacciones en SAP y genera un documento preliminar de entrada.

Una rápida comprobación por parte del empleado y la factura se contabiliza con sólo pulsar un botón. En teoría, estos documentos podrían incluso pasar a la ejecución del pago de forma totalmente automática, pero hasta ahora se ha solicitado deliberadamente una comprobación final.

El nuevo software también facilita mucho la tramitación del 20% restante de las facturas recibidas que no están relacionadas con un pedido o sobre las que todavía hay que hacer alguna aclaración.

El software reconoce automáticamente el proveedor y el número de pedido y automatiza los flujos de trabajo para la aprobación y la imputación. Los procesos se han simplificado al máximo:

De acuerdo con el principio de doble control, el documento se envía primero al responsable de la aprobación y después al empleado o comprador, que comprueba la entrada de mercancías y realiza la imputación. Todo ello se realiza con un clic de ratón directamente desde Tangro Cockpit y se envía automáticamente al destinatario o destinatarios correctos.

"Gracias a Tangro, se acabó el engorroso envío de facturas por correo postal o electrónico".

dice Franz Biereder. Y lo mismo vale para encontrar a la persona de contacto adecuada.

Ahora también se evita el riesgo de que el recibo se pierda o se olvide en algún sitio: En cuanto se supera un plazo de tramitación previsto, el responsable de la tramitación recibe automáticamente un correo electrónico recordatorio.

Los cinco empleados del departamento de contabilidad tienen una visión completa de todas las facturas entrantes y siempre pueden ver exactamente quién está procesando una factura en ese momento.

Después, se puede hacer un seguimiento de todo el proceso gracias al registro del flujo de trabajo. Esta amplia transparencia también facilita el control.

"El estado de las facturas pendientes es inmediatamente visible en los informes mensuales. Esto significa que ahora también se pueden programar facturas no planificadas de mayor envergadura"

explica el responsable de Finanzas, Franz Biereder. Tampoco hace falta ir al archivo.

"Ya tuvimos que externalizar nuestro archivo de expedientes por razones de espacio, lo que por supuesto iba asociado a costes. Ahora, por fin, el archivo en papel ha llegado a su fin. Los documentos se almacenan electrónicamente y se pueden recuperar en cualquier momento."

La compatibilidad con SAP desempeñó un papel especialmente importante en la búsqueda de una solución adecuada para el procesamiento de facturas. Un criterio en el que Tangro puntuó especialmente bien gracias a su integración directa en SAP, sin interfaces. Esto también se debió al hecho de que el cambio a S/4, previsto para dentro de unos años, puede realizarse sin complicaciones.