Gestión de la información - Adiós al turismo de ocupación

Cuando los coches necesitan repostar, los hogares y las empresas necesitan electricidad y la industria y el comercio utilizan gases, el Grupo Westfalen, con sede en Münster, está ahí.

La empresa, con más de 1.700 empleados y un total de 23 filiales y empresas asociadas, opera a escala internacional. Esta historia de éxito también tiene que ver con la "Westfalen Way to Win" de la empresa familiar dirigida por sus propietarios: el esfuerzo por poner a prueba constantemente los procesos de producción y administración y hacerlos cada vez más eficientes.

Esta máxima también condujo a la introducción de un sistema electrónico de archivo y gestión de documentos en el Grupo Westfalen. Perseguía varios objetivos:

Debe crearse un acceso centralizado a los documentos sin necesidad de largos envíos por correo para acortar drásticamente los plazos de tramitación. El sistema deseado debe permitir una estrecha integración con SAP, pero al mismo tiempo funcionar independientemente de SAP.

La estructura del grupo Westfalen, con sede central en Münster y sedes internacionales, requería un sistema estable pero flexible como solución central con posibilidades de ampliación versátiles, al que pudieran conectarse sucesivamente las sucursales.

Profunda integración con SAP

El grupo Westfalen utiliza Doxis4 de SER como plataforma ECM para la gestión de la información en toda la empresa. Desde los inicios con un archivo electrónico de documentos hace casi 20 años, las soluciones de SER se han ido ampliando continuamente en el Grupo Westfalen.

Las soluciones ECM implantadas actualmente incluyen el archivo electrónico central, un archivo de personal independiente con conexión a SAP HR, DMS y gestión de facturas en contabilidad, así como la conexión al portal de clientes de Westfalen.

Un requisito previo para el uso del ECM en toda la empresa era la profunda integración con el sistema SAP. El grupo Westfalen utiliza los módulos SAP de contabilidad financiera, recursos humanos, gestión de materiales, planificación de la producción y mantenimiento (HR, MM, FI, CO, AM, PP, PM). No sólo se archivan documentos y datos de SAP, sino también datos de reorganización de las bases de datos SAP.

Existe una estrecha comunicación entre los módulos SAP y el cliente ECM. Los mecanismos automáticos simplifican y aceleran el almacenamiento de documentos, por ejemplo, y evitan la indexación incorrecta.

Si, por ejemplo, un documento debe añadirse a un contrato existente ya archivado, el número de contrato introducido cuando se archivó el documento se utiliza para una comprobación con el sistema SAP.

Los metadatos almacenados en SAP se utilizan entonces para indexar el nuevo documento contractual. El proyecto inicial del Grupo Westfalen tenía como objetivo eliminar el "turismo documental" en el procesamiento de facturas.

Debido a la estructura espacialmente descentralizada del grupo de empresas, con sucursales distribuidas y una central de recepción de facturas en Münster, los recibos de facturas en papel solían enviarse por correo a todo el país para su comprobación.

Un archivo digital SER con su correspondiente flujo de trabajo acortó considerablemente los plazos de tramitación de la verificación de facturas. Posteriormente, también se optimizó el tratamiento posterior de las facturas recibidas.

Tras archivar los documentos de facturación, los datos relevantes para las facturas se leen automáticamente de las facturas escaneadas con la solución de gestión de facturas de SER y se transfieren a SAP para su posterior procesamiento hasta la liberación de la contabilización.

Las facturas en PDF que llegan a la empresa por correo electrónico también pasan por este proceso. Hoy en día, los empleados ya no tienen que dedicar tiempo a buscar las facturas y la transacción asociada, sino que pueden consultar todos los documentos en formato digitalizado desde SAP.

La solución tuvo una acogida muy positiva en el departamento de cuentas por pagar. Los procesos de trabajo se han agilizado considerablemente. Las consultas de los proveedores también han disminuido, ya que la capacidad del departamento para proporcionar información ha mejorado notablemente.

Archivo de personal con integración en SAP HR

Los documentos de personal de Westfalen Group se digitalizan y almacenan de forma segura en un cliente independiente dentro del archivo electrónico. Sólo los empleados del departamento de RRHH tienen acceso a ellos.

El archivo está conectado al sistema líder SAP HR. La búsqueda de documentos de personal archivados se realiza cómodamente a través del cliente Windows del sistema ECM utilizando los nombres de los empleados.

Los expedientes de personal digitalizados contienen diversas rúbricas de contratos de trabajo, componentes salariales, documentos de candidatura, etc. definidos por el departamento de RRHH.

La reducción de la carga de trabajo de los administradores de personal es claramente perceptible, puesto que ya no tienen que rebuscar en las carpetas. Los datos se almacenan en el sistema SAP, todos los documentos adicionales se guardan en el archivo afiliado.

Una función de borrado permite cumplir los requisitos legales de supresión de determinados documentos. Por ejemplo, las advertencias pueden eliminarse de los expedientes de personal una vez expirado el periodo de conservación.

Tarjetas de mostrador automatizadas

El componente de gestión de entrada del sistema ECM también se utiliza para el procesamiento automatizado de las tarjetas de contador. Con el InboundMaster, las lecturas de contador notificadas para el consumo de gas de los clientes de Westfalen se leen automáticamente de las tarjetas de contador y se transfieren al sistema SAP principal.

Sin la ayuda del software, la introducción manual de datos era muy tediosa y propensa a errores. Con la ayuda del código de barras de las tarjetas de contador, éstas también se indexan automáticamente y se asignan al expediente electrónico de cliente correcto.

Los clientes pueden acceder al portal de clientes de Westfalen Group con sus datos de acceso. Allí pueden acceder en cualquier momento a sus datos de pedido y entrega, así como a información sobre los productos, como las fichas de seguridad y datos del producto.

Para Westfalen, este tipo de suministro de información supone una gran reducción de la carga de trabajo, ya que de otro modo habría que enviar los documentos a los clientes como impresiones en papel, por fax o por correo electrónico.

El archivo SER está integrado en el portal de clientes de Intrexx y sirve de repositorio de contenidos para los contenidos facilitados a través del portal. Todos los documentos entrantes destinados a la digitalización, como facturas, albaranes, pedidos, expedientes de clientes, tarjetas de contadores, documentos de inventario, etc., llegan ahora a la sede central de Westfalen en Münster y son remitidos al departamento de escaneado por el personal de la sala de correo.

Allí se escanean cada día miles de páginas de documentos que se reenvían automáticamente a las cestas de correo electrónico de los departamentos especializados para su posterior procesamiento.

La plataforma ECM está integrada en SAP. Los documentos almacenados en el archivo están disponibles directamente en todas las aplicaciones SAP con sólo pulsar un botón. De este modo, los procesos empresariales del grupo reciben un apoyo óptimo y todas las áreas trabajan con gran eficacia.

"Doxis4 nos hace especialmente eficaces y receptivos tanto con los clientes como con los proveedores".

afirma Ingo Köster, Director de Gestión de Aplicaciones Informáticas del Grupo Westfalen. En los últimos 20 años, el sistema SER se ha ido ampliando continuamente.

"Ahora hemos equipado casi todos los departamentos y divisiones con la solución ECM, desde mantenimiento hasta producción y ventas, que, por ejemplo, hace un uso intensivo de los documentos relacionados con los clientes almacenados electrónicamente."

dice Ingo Köster.

Todas las áreas de negocio y divisiones del Grupo Westfalen utilizan las funciones del sistema de archivo tanto a escala nacional como internacional en todas las empresas.

El proyecto en pocas palabras

Tema: Desde la lectura automatizada de documentos y el procesamiento de transacciones sin papel hasta la conexión con el portal del cliente.

Industria: Gases, suministro de energía, gasolineras

Personal: Alrededor de 1700

Cooperación: Cliente de SER desde 1998

Soluciones ECM: Paquete de Doxis4 iECM, incluyendo archivo, DMS y gestión de facturas en la contabilidad, archivo de personal y conexión con el portal de clientes

Módulos SAP: SAP HR, MM, FI, CO, AM, PP, PM, etc.

Usuario: 500 empleados de Westfalen, hasta 100.000 clientes a través de la
Portal del cliente