Automatización de las confirmaciones de pedidos

Pero, ¿qué ocurre si el sistema ERP no dispone de una solución adecuada para atender la necesidad de tratamiento automatizado de las confirmaciones de pedido?

Bandeja de papel desechada

MAG recibe cada año unas 65.000 confirmaciones de pedido (AB) de forma descentralizada en siete centros. Esto significa que casi 180.000 artículos se concilian en SAP y decenas de AB se grapan a los pedidos impresos y se guardan en la carpeta de archivo.

Probablemente todo el mundo comprenda la inmensa cantidad de tiempo y fuentes de búsqueda y error que esto representa. Y seguramente todo el mundo sabe que las confirmaciones de pedido recibidas por fax o carta pueden extraviarse.

Si luego surge una duda sobre el proceso, esto es muy desfavorable. El papel también tiene la desventaja de ser lento. Esto significa que a veces se recuerda inadvertidamente a los proveedores que envíen el AB vencido.

Lleva mucho tiempo en casa, pero desgraciadamente la persona encargada está de vacaciones o enferma, o el reenvío se hizo a la persona equivocada o se perdió entretanto.

"Queríamos ser mucho mejores en cuanto a tiempo de respuesta y tramitación, pero sobre todo en cuanto a transparencia"

explica el director del proyecto MAG, Jürgen Geiger, el deseo de procesar electrónicamente las confirmaciones de pedido.

El director de compras lo refuerza revelando, "simplemente observaba a sus empleados haciendo lo que hacían".

"En cierto modo lo sabes, pero ver cómo se camina a diario en el departamento de compras es extraordinario".

dice Markus Schulz.

Proceso de compra y SAP

Para seleccionar el software adecuado, MAG buscó fabricantes certificados que desarrollaran soluciones de software integradas en SAP, entendieran el proceso de compra y SAP, respondieran con flexibilidad a los deseos y requisitos y tuvieran experiencia en el tratamiento electrónico de documentos. Por estos motivos, MAG dio con AFI.

Dispuestos y capaces

Resultó que AFI cumplía todos los requisitos: excepto uno. La solución informática no se ajustaba del todo a los procesos de MAG. Al principio, esto irritó a algunos miembros del equipo del proyecto.

"Sin embargo, enseguida nos dimos cuenta de que la dirección de AFI estaba absolutamente dispuesta y, sobre todo, capacitada para adaptar el software. También teníamos claro la enorme oportunidad que esto podía suponer para nosotros."

Markus Schulz lo recuerda.

"Nos dieron la oportunidad de ayudar a diseñar el software. Una oportunidad así no se presenta muy a menudo".

MAG también mantuvo conversaciones con otros posibles fabricantes y quiso saber de ellos cómo enfocarían la implantación. Rápidamente se hizo evidente que no existía en el mercado ningún software de confirmación de pedidos integrado en SAP que cumpliera los requisitos de MAG.

Fue inesperado. AFI presentó un concepto de personalización del software y empezó a desarrollarlo de inmediato. "El resultado fue un software ideal que nos facilita mucho el trabajo diario y apoya a mi equipo", afirma feliz el director de compras.

Faxes silenciosos

Para poder recibir en el futuro los AB directamente en formato digital, el hardware de fax se reconvirtió a la función "fax a carpeta". Los AB siguen llegando como faxes, pero el dispositivo terminal ya no los imprime en papel, sino que los almacena de forma centralizada como TIF o PDF. Este es el primer paso hacia la máxima transparencia, tiempos de tramitación más cortos y una documentación completa.

El modo en que los datos del AB reconocidos mediante un OCR se transfieren a SAP requiere un profundo conocimiento del sistema ERP. Gracias al conocimiento detallado del equipo de desarrollo de AFI, DirectConfirmationControl es capaz de hacer coincidir los datos leídos del AB con los datos del pedido SAP MM.

Si el proveedor envía un pedido a MAG como "confirmado como pedido", el software AFI lo reconoce. La tramitación posterior por parte del comprador es entonces cuestión de segundos. Por el contrario, las desviaciones de calendario, de cantidad y de precio son inmediatamente visibles.

También en este caso, el procesamiento es mucho más eficiente gracias a los saltos directos desde DirectConfirmationControl a las transacciones SAP ME23N, MD04, MM02 o ME12. Ya no es necesario introducir laboriosamente las claves SAP.

"Ahora sólo queda pulsar el botón 'Lista de demanda/inventario' y será visible si una desviación es tolerable"

describe al director de compras.

Corrección automática en caso necesario

Si en el AB aparece un descuento o un recargo que no figura en el pedido SAP, el programa AFI lo reconoce y accede al sistema ERP en tiempo real para sobrescribir el pedido original.

"Por supuesto, al principio éramos escépticos respecto a que un programa informático modificara automáticamente el pedido SAP"

admite Markus Schulz.

"Sin embargo, la ventaja de la corrección automática era evidente. En el sistema de pruebas comprobamos que lo que hay que corregir se corrige de forma óptima. Y que todos los pasos se registran sin lagunas".

Valor informativo de los precios netos

Todo comprador sabe lo importante que es la composición de los precios netos. No se trata sólo de su propia reputación en las evaluaciones y análisis recurrentes. Se trata mucho más de la transparencia y la trazabilidad y de las derivaciones resultantes para futuros cálculos.

"Los precios netos sólo pueden evaluarse si es comprensible cómo se componen. Y esto, a su vez, debe estar reflejado en SAP".

dice Markus Schulz sobre el hecho de que DirectConfirmationControl, si es necesario, escribe descuentos en el pedido SAP y modifica así el pedido original.

La transparencia también está garantizada por las opciones de filtro y el archivado electrónico en el servidor de contenidos SAP.

"Los amplios filtros y pantallas de estado del monitor son independientes de la ubicación y fáciles de entender"

Jürgen Geiger lo sabe.

"Cada una de nuestras organizaciones de compras puede seleccionar por sí misma lo que debe mostrarse. Asimismo, se garantiza la visión global de todas las confirmaciones de pedido de toda la empresa. Y si hay que mostrar el original, éste está disponible de inmediato con sólo pulsar un botón".