Desde una perspectiva de auditoría

El alivio es comprensible. Es una expresión del hecho de que las auditorías de este tipo están asociadas a un esfuerzo más o menos adicional y también causan cierta incertidumbre entre las personas que se han convertido en el centro del proceso de auditoría.

Sin embargo, cuando los documentos archivados se incluyen en el proceso de auditoría en el curso de las auditorías de procesos empresariales o el análisis de las funciones de medición de pagos, el lenguaje corporal de los consultores de KGS no expresa ninguna incertidumbre, sino sobre todo compostura.

Esta actitud tranquilizadora se basa en el hecho de que la interacción de la probada interfaz SAP ArchiveLink con la herramienta de migración KGS Migration4ArchiveLink es muy fiable.

En el caso de una migración de archivo realizada a través de KGS Migration4ArchiveLink, también se crea un registro completo de los documentos migrados. Con la ayuda de esta prueba, se puede documentar la corrección e integridad del conjunto de documentos migrados.

La combinación de archivo de origen y de destino puede elegirse a voluntad en este procedimiento, siempre que ambos sistemas de archivo admitan la interfaz ArchiveLink.

Los auditores que participan directamente en la revisión de los resultados de la migración utilizan métodos estadísticos para determinar las muestras de documentos que deben revisarse.

A continuación, se accede a los documentos en cuestión mediante solicitudes de búsqueda al antiguo sistema de archivo y al nuevo sistema de archivo, respectivamente. La satisfacción se logra precisamente cuando puede determinarse con cada uno de estos accesos que los "sujetos" son aparente y binariamente idénticos.

La comprobación de la identidad de los documentos de muestra la inicia primero el auditor mediante una inspección visual. Los documentos colocados uno al lado del otro en la pantalla con los encabezados de ventana "archivo antiguo" y "archivo nuevo" muestran rápidamente si el contenido de los documentos es, como mínimo, muy similar.

Si las migraciones de documentos se realizan de forma incorrecta, es aquí donde se separa el grano de la paja. Si la inspección visual es satisfactoria, los inspectores utilizan a continuación un procedimiento de comparación de imágenes asistido por ordenador que busca bit a bit las diferencias de contenido.

Si se utiliza KGS Migration4ArchiveLink en este punto, entra en juego una característica interesante: el software ya actúa como auditor durante la migración. No sólo se asegura de que cada paso de la migración es técnicamente correcto, sino que también comprueba inmediatamente después de que tal paso se ha llevado a cabo si el documento en cuestión es ahora idénticamente accesible tanto en el archivo de origen como en el archivo de destino.

A diferencia de los examinadores humanos, no realiza una comprobación visual, sino que compara el contenido de los documentos utilizando huellas dactilares electrónicas tomadas de los documentos antes y después de la migración. La fiabilidad de este procedimiento -al igual que ocurre con las huellas dactilares humanas- es muy alta.

El cliente de Migration4ArchiveLink recoge los frutos de la comprobación anticipada, ya que durante la migración de documentos queda claro que todos los documentos migrados con éxito son idénticos.

Las consecuencias son la serenidad entre los "propietarios de los procesos empresariales" y los usuarios clave, así como una menor tensión durante la presentación de los resultados de la auditoría.