Archivo digital del personal en la Ciudad Dorada

Ceská Sporitelna, el mayor banco de la República Checa con sede en Praga, debe conceder a cada uno de sus aproximadamente 11.000 empleados acceso a sus expedientes personales desde su lugar de trabajo.

De acuerdo con la nueva normativa, el proveedor de servicios financieros reorganizó su departamento de RRHH y trasladó su sede de Praga al suburbio de Kladno. La digitalización de los documentos debería simplificar este traslado.

Además, el departamento de RRHH decidió eliminar el papel en otros procesos del área de recursos humanos (RRHH). Por ejemplo, las nóminas ya no se entregan a los empleados en papel, sino digitalmente mediante el acceso a sus propios expedientes personales.

A la hora de seleccionar un proveedor de un expediente digital de personal, la elección recayó en Circle Unlimited y la solución cuSmarText HR en checo. La implantación corrió a cargo de s IT Solutions AT Spardat según un concepto de cuatro fases. s IT Solutions es el proveedor informático del Grupo Erste de Europa Central y Oriental y de las cajas de ahorros de Austria.

Al principio del proyecto, el plan consistía en crear el futuro expediente digital del personal. Para ello, s IT Solutions colaboró estrechamente con el departamento de RRHH durante unas seis semanas. Juntos, desarrollaron una estructura clara de carpetas (por ejemplo, contrato de trabajo, nóminas, documentos de solicitud, otros documentos personales) con unas 60 carpetas principales y subcarpetas para el almacenamiento a prueba de auditorías de los documentos de personal.

"Una gestión de carpetas bien pensada es uno de los factores de éxito a la hora de introducir un expediente personal digital. Constituye la base de otras decisiones, como la definición de grupos de acceso y la lógica de autorización asociada".

Andrea Ziegler, Directora de Soluciones de s IT Solutions, explica:

"Hay que planificar y dedicar tiempo suficiente a esto".

Integración SAP y portal de autoservicio

Tras completar la gestión de carpetas, s IT Solutions empezó a implantar la solución de software cuSmarText traducida al checo. SAP HR y SAP ESS/MSS ya se utilizaban en el banco. En este contexto, Andrea Ziegler menciona una de las principales razones por las que la decisión recayó en Circle Unlimited:

"La solución está totalmente integrada en SAP. Esto significa que el expediente de personal digital se genera automáticamente para cada empleado que se crea en SAP HR sin ningún esfuerzo de desarrollo adicional."

Para que todos los empleados tuvieran acceso a sus expedientes personales, s IT Solutions utilizó el portal de autoservicio para empleados existente en la web. Además, los directivos utilizan un portal especial de autoservicio para conocer los expedientes personales de sus empleados. Ambos se conectaron al software digital de expedientes personales.

Preparación y digitalización

"En aquel momento, nos enfrentábamos a unos 300.000 documentos de personal en los archivos de Ceská Sporitelna que había que digitalizar y transferir al nuevo sistema. Para resolver esta gran tarea, decidimos utilizar la tecnología de códigos de barras".

recuerda Josef Gram, jefe de proyecto de s IT Solutions.

Para ello, s IT Solutions desarrolló un escenario de código de barras con el apoyo de Circle Unlimited, que dio lugar a una versión impresa de pegatinas de código de barras. Los propios códigos de barras se generaron directamente a partir del archivo digital.

A continuación, las etiquetas se imprimían en dispositivos multifunción, se pegaban en los documentos y, por último, se liberaban para su escaneado. A continuación, se automatizaba el escaneado de los documentos digitalizados en las carpetas del archivo de personal.

Para ello, los documentos se comprimían en archivos ZIP, se transferían a cuSmarText HR, se "descomprimían" y se asignaban al expediente de personal correcto mediante el código de barras y por medio del control de trabajos. Si el sistema no era capaz de reconocer los documentos, éstos se devolvían al banco para su comprobación como parte de un proceso de tratamiento de errores.

El proceso de digitalización, desde la generación del código de barras hasta su escaneado y cotejo, llevó la mayor parte del tiempo del proyecto, aproximadamente medio año.

Josef Gram mira hacia atrás:

"Al principio habíamos previsto entre dos y tres meses. El tiempo que lleva la digitalización y los plazos que hay que fijar es sin duda una de las lecciones aprendidas".

Control de acceso: concepto de autorización

Alrededor de 11.000 empleados de 15 sedes de Ceská Sporitelna y sus filiales debían conocer sus expedientes personales y el propio personal de RRHH debía trabajar con el software.

Para ello, s IT Solutions y Circle Unlimited crearon un concepto de autorización multinivel con 15 grupos de usuarios diferentes y sus funciones. Por ejemplo, la eliminación final de los documentos de personal es ahora responsabilidad de unos pocos miembros del equipo de personal.

"El concepto de autorización es muy complejo y el proceso de creación llevó mucho tiempo. En retrospectiva, es aconsejable definir las autorizaciones de acceso al principio de un proyecto. De lo contrario, las pruebas funcionales ya realizadas deben repetirse desde el punto de vista de la autorización de acceso".

describe Andrea Ziegler. El criterio principal para asignar derechos de acceso era la función del empleado en la empresa. Se hacía una distinción tanto dentro del departamento de RRHH como entre directivos, empleados y departamentos de terceros.

Todos los empleados de la empresa tienen acceso a sus datos personales, contratos de trabajo y nóminas. Sin embargo, no tienen acceso a todos los documentos relacionados con su solicitud y empleo. Sólo tienen acceso las personas autorizadas del departamento de recursos humanos.

Infraestructura para la impresión masiva

Además del expediente electrónico de personal, el banco se decidió por una solución para la creación automática de documentos relevantes para RRHH. También en este caso se optó por Circle Unlimited y su software cuDocument Builder.

Crea nuevos documentos de forma totalmente automática a partir de módulos de texto preformulados y datos personales, y los dota de un código de barras si es necesario.

Este fue el tema que s IT Solutions abordó en la última fase del proyecto. La atención se centró en la impresión masiva. El reto concreto consistía en generar simultáneamente documentos que conciernen a distintas empresas del grupo bancario, es decir, a la propia Ceská Sporitelna o a una de sus filiales.

s IT Solutions y Circle Unlimited ha conseguido un control automático para seleccionar la plantilla de documento adecuada en función de la empresa. Por ejemplo, ahora los logotipos y el diseño se seleccionan en función de la empresa correspondiente utilizando el mismo contenido de documento durante la impresión masiva.

Las plantillas se encuentran en una denominada Biblioteca de plantillas. Para rellenar los documentos con datos de SAP HR, se definieron los campos necesarios y se almacenaron en una Biblioteca de cláusulas.

Ambas "bibliotecas" se basan en numerosas condiciones sobre qué tiene sentido, cuándo y cómo, y, en consecuencia, qué debe rellenarse con texto y datos para los envíos. El equipo de RR.HH. del banco utiliza la generación automática de documentos para crear impresiones masivas, como aumentos salariales anuales, pero también documentos como nuevos contratos de trabajo en caso de cambios internos y mucho más.

Ahora, los empleados pueden acceder a sus expedientes personales en cualquier momento a través de portales de autoservicio, de conformidad con los requisitos legales. Los compañeros de RRHH tienen la opción de acceder al expediente digital directamente desde el sistema SAP y ver fácilmente todos los documentos y datos de personal importantes.

Ya no tienen que esperar carpetas ni trasladarlas de un departamento a otro. El banco también estaba especialmente interesado en la mejora del flujo de trabajo cuando un empleado entra o sale del banco, así como en los cambios internos.

Por ejemplo, ahora los contratos de trabajo se crean automáticamente, se imprimen y están listos para firmar. Hasta la fecha, el banco ha creado más de 17.000 expedientes digitales de personal en el sistema y archivado en él más de 330.000 documentos.

"Iniciamos el proyecto a finales de 2012 y el sistema entró en funcionamiento en enero de 2014. La estrecha colaboración con el equipo de consultores de Circle Unlimited durante todo el proyecto y las posibilidades que nos ofrecieron las soluciones de software fueron cruciales para el éxito de este proyecto a gran escala."

concluye Josef Gram.