Archivo de documentos SAP: Archive a su gusto

Con unos 200 puntos de venta y tiendas en línea para particulares y empresas, Interdiscount es el proveedor líder de electrónica doméstica en Suiza.

Desde hace muchos años se utiliza SAP ERP en toda la empresa y también un archivo de documentos. Todos los recibos de caja, facturas, contratos, notificaciones de clientes, órdenes de reparación y otros documentos se archivan continuamente y se almacenan a prueba de auditorías.

Sin embargo, la antigua solución de archivo ocasionaba elevados costes de licencias y mantenimiento, y los requisitos de infraestructura eran considerables (múltiples bases de datos, servidores de archivo y una infraestructura compleja). Además, el proceso de escaneado era propenso a errores y engorroso.

Las múltiples ventanas para escanear, comprobar, añadir, etc. provocaban una falta de facilidad de uso y un proceso de escaneado lento. Entonces, cuando hubo que renovar la licencia, Interdiscount decidió realizar una evaluación en el mercado.

Se probaron diversas variantes, como la migración de la solución existente, SAP Content Server y varias soluciones de archivo con conexión a SAP. Al final, prevaleció el servidor de archivo ContentServer4Storage de KGS Software.

Los principales motivos de la decisión fueron: un importante ahorro potencial en infraestructura, licencias, mantenimiento y operaciones, una ruta de migración clara y segura durante las operaciones en curso y la sustitución de varios productos en las áreas de: escaneado, archivado no SAP y tratamiento masivo de documentos.

KGS implantó la solución junto con su socio TeamWork Suiza. Los empleados de TeamWork llevan varios años apoyando a Interdiscount en el área de SAP y se encargaron de la coordinación, los trabajos básicos necesarios y la formación de los usuarios finales del proyecto. En caso necesario, se recurrió a los especialistas en archivado de KGS. En conjunto, el proyecto se ejecutó con éxito en ocho meses.

Infraestructura

La solución KGS es muy ligera y no requiere servidores de base de datos y archivo para archivar. En concreto, la infraestructura podría reducirse de tres servidores dedicados más los servidores de bases de datos del sistema heredado a un total de un servidor virtual.

Además de los costes de infraestructura, esto también significa minimizar los gastos operativos y el riesgo técnico. En la actualidad, la solución KGS funciona prácticamente sin gastos operativos.

Proyecto de migración

Alrededor de 20 millones de documentos estaban almacenados en el antiguo sistema y debían migrarse durante las operaciones en curso. El acceso a los documentos debía estar garantizado en todo momento y, en el curso de la revisión de la seguridad, la trazabilidad también tenía una alta prioridad.

La herramienta Migration4ArchiveLink de KGS permite la migración durante la operación con documentación completa en la base de datos de migración proporcionada. Durante la migración de los documentos del sistema antiguo al nuevo, se garantizó el acceso continuo a todos los documentos mediante una función proxy.

El software utilizado anteriormente para ScanClient no era compatible con Windows 10 y seguían produciéndose problemas. Se instaló el software KGS Scan y se adaptó a las necesidades de Interdiscount. La interacción con un producto de KGS para el procesamiento masivo de documentos (KGS DocumentRouter) da como resultado un proceso de escaneado mucho más rápido.

La solución de KGS está totalmente integrada en el sistema SAP y aprovecha al máximo los componentes SAP existentes. Los documentos no SAP, como los documentos contractuales escaneados, pueden consultarse en el sistema SAP mediante KGS Zadoc.

La solución KGS también es adecuada para S/4 Hana. TeamWork está implementando actualmente el ContentServer4Storage de KGS en tres proyectos de implementación de S/4 Hana.