Ajuste a la norma

El fabricante alemán de productos y soluciones de comunicación Gigaset ha decidido pasarse a la nube pública para convertirse a SAP S/4 Hana porque quiere seguir estandarizando y racionalizando sus procesos. Para ello, era importante que determinadas funciones de la solución externa para mejorar los procesos logísticos en SAP, que ya se utilizaba desde hacía diez años, pudieran utilizarse también en la nube pública.

En estrecha colaboración con el proveedor de soluciones de confianza GIB -en el futuro ifm- , que cuenta con muchos años de experiencia en el sector de la cadena de suministro, las funciones se están transfiriendo ahora a la nube. Ambas empresas, Gigaset e ifm, colaboran con éxito desde hace tiempo, y el fabricante de los productos de comunicación se beneficia de los profundos conocimientos del consultor externo GIB en el ámbito de la optimización logística. 

La disposición de las empresas alemanas a cambiar a sistemas ERP basados en la nube sigue siendo baja, véase también el gráfico de la encuesta de inversión del DSAG. En muchas empresas sigue firmemente arraigada la idea de que los procesos empresariales centrales deben gestionarse en su propio entorno de TI, es decir, en la TI tradicional in situ.

El mayor y más importante argumento a favor de este tipo de sistema ERP suele ser que las empresas no quieren renunciar al control, especialmente cuando se trata de la protección de datos. Además, se puede acceder a los datos en cualquier momento. Sin embargo, esta administración local también tiene desventajas que impiden una racionalización de los procesos y el consiguiente aumento de la eficiencia. Entre ellas figuran los elevados costes de infraestructura, personal y mantenimiento. Además, se necesita personal informático formado para garantizar la copia de seguridad de los datos, instalar actualizaciones y corregir errores rápidamente.

Al fin y al cabo, las próximas actualizaciones y cambios de versión de los sistemas ERP establecidos, como SAP, tienen un alcance inmenso, lo que va asociado a una gran cantidad de trabajo. En SAP S/4 Hana, hay una nueva versión al año, por lo que el ciclo de actualización es aún más corto.

Por tanto, los elevados costes de personal y de gestión de la nube local y privada están predeterminados. Las empresas que desean un control directo sobre sus entornos suelen plantearse pasar de la nube local a la nube privada en forma de SaaS, IaaS y PaaS como alternativa para obtener ventajas como el autoservicio, la escalabilidad y la elasticidad al tiempo que mantienen el control y la personalización.

De esta forma, disponen de un alto nivel de seguridad y protección de datos a través de cortafuegos corporativos y alojamiento interno, pero el departamento de TI de la empresa sigue siendo responsable de los costes y la responsabilidad al gestionar la nube privada. Los gastos de personal, administración y mantenimiento no pueden reducirse con esta opción.

En cambio, los sistemas ERP se basan en una nube pública. En lugar de elevados costes de adquisición, las empresas pagan un alquiler por un servicio, utilizan los recursos informáticos del proveedor para una asistencia rápida, no tienen que preocuparse por el mantenimiento, las copias de seguridad de los datos y las actualizaciones, y pueden acceder a sus datos en todo el mundo si es necesario.

La seguridad de los datos en la nube se garantiza, entre otras cosas, mediante pruebas de penetración periódicas. Además, en la nube pública ya no es posible asignar derechos individuales a empleados concretos, sino solo asignar funciones firmemente definidas. De este modo se cierran las fugas de datos involuntarias.

Nube para la normalización

Todas estas ventajas llevaron al fabricante alemán de telefonía Gigaset a optar por la versión en la nube pública a la hora de convertir la versión SAP on-premises ERP/ECC 6.0 a S/4. Siempre con sede en Alemania, Gigaset fabrica productos de comunicación en Bocholt, en el Bajo Rin, desde 1941. Más de 550 empleados desarrollan, diseñan y producen innovadores teléfonos, sistemas domésticos inteligentes y smartphones. Gunther Schlingemann, Vicepresidente Senior de TI de Gigaset, afirma que el motivo del cambio es la deseada estandarización: "La normalización era imprescindible para nosotros, por eso elegimos la nube pública. Nos obliga a subordinarnos a la estandarización. Como empresa mediana, consideramos que es la mayor ventaja para nosotros en el futuro. En el futuro, no tendremos que preocuparnos de muchas cosas, como el alojamiento, las actualizaciones de seguridad, el mantenimiento del sistema y las nuevas funciones legales, porque todo está automatizado a través de SAP".

Cadena de suministro en la nube

A pesar de la importante posición que ocupa la estandarización para Gigaset, la empresa tenía claro que ciertas funciones de la solución GIB Operations eran indispensables. Desde hace más de diez años, Gigaset trabaja en el despacho primario con el software del fabricante de software y socio con licencia Silver de SAP antes conocido como GIB. A partir de junio de 2022, GIB, que forma parte del grupo de empresas del especialista en automatización ifm desde 2016, operará bajo el nombre de ifm. Los nombres familiares de los productos permanecerán inalterados.

"Hace unos años nos dimos cuenta de que la disposición de productos acabados, es decir, la disposición primaria, era cada vez más amplia. Sin embargo, no disponíamos de más personal y necesitábamos aumentar la eficiencia. Por ello, sustituimos la programación Z de SAP por GIB-Operations. Esto supone grandes ventajas para departamentos como aprovisionamiento operativo, control de producción y control de montaje. Mientras tanto, trabajamos con el software en todos los departamentos y hemos reconocido como una gran ventaja la visión de conjunto de la cartera y el enfoque en el núcleo como cabina de mando. De este modo, el programador puede negociar una cartera mucho más amplia, que incluso cambia dos o tres veces al día".afirma Dirk Lörwink, Director de Control Logístico de Gigaset.

La vista tipo cockpit es especialmente útil, ya que permite a los empleados acceder rápidamente a las posiciones individuales y actuar con prontitud, por ejemplo, para modificar la planificación previa o discutir los pedidos con los proveedores. Desde ahí se puede controlar todo el proceso de programación y es posible ver todos los detalles y saltar a todas las transacciones relevantes. El ahorro de tiempo y costes gracias a la visualización y el análisis eficaces de la evolución de las existencias de materiales es enorme. Al mismo tiempo, tanto las carencias como los excedentes se detectan en una fase temprana y pueden iniciarse directamente las medidas adecuadas. "Para nosotros, el apoyo de GIB Operations es extremadamente importante porque aumenta significativamente nuestra velocidad de trabajo"dice Lörwink. 

Cuando Gigaset tomó la decisión de cambiar de sistema y emprender consecuentemente el camino hacia la nube pública, surgió rápidamente la cuestión de la integración de los subsistemas e interfaces actuales. Sin embargo, tras analizar la gama de funciones en la nube, se observó que precisamente la herramienta con una vista similar a la de una cabina de mando no estaba incluida. En lugar de un cuadro de mandos claro, las funciones en la nube están disponibles en forma de aplicaciones. "Esto nos obligaría a trabajar a menor escala y perderíamos una enorme velocidad".explica Lörwink.

"Cuando nos dimos cuenta de que las operaciones importantes para nosotros no estaban incluidas en la versión estándar de la nube, nos pusimos en contacto con nuestro socio de soluciones de toda la vida, ifm. Porque para nosotros era un 'no-go' trabajar sin el soporte adicional que GIB Operations nos ofrece en el área dispositiva. Los expertos de ifm estuvieron rápidamente dispuestos a acompañarnos en nuestro camino hacia la nube y a transferir allí las funciones más importantes de Operations. Entienden muy bien los problemas de la fabricación discreta y son capaces de pensar en las tareas. Lo apreciamos mucho.explica Andreas Tourneur, vicepresidente de Order Center en Gigaset. En SAP Public Cloud, la solución se denomina MRP view XLNce. En el futuro, también estará disponible para otros interesados en SAP Store.

Motivar el proceso de cambio

Gigaset se encuentra actualmente en plena fase de implementación del cambio a S/4 Hana, con un equipo central trabajando en un sistema de pruebas. El proceso de cambio no solo incluye la implementación técnica. También hay que convencer a los empleados de que el nuevo sistema está orientado al futuro y mejorará su trabajo. Para Lörwink, el cambio a la nube es un cambio de paradigma: "Hasta ahora, estábamos acostumbrados a conducir el sistema hacia donde queríamos. Ahora la dirección se ha invertido. Siguiendo el lema fit-to-standard, tenemos que atenernos a las especificaciones del sistema y adaptar nuestros procesos a ellas".

Este enfoque como parte pasiva supuso un reto. Entretanto, sin embargo, la nueva forma de pensar ha cuajado y todos los empleados están motivados para abordar el cambio, también gracias a varios actos informativos y a usuarios clave que actúan como multiplicadores.

Durante el proceso de cambio siguen surgiendo problemas inesperados, pero gracias a un equipo de proyecto dedicado y al apoyo externo de ifm, están bien amortiguados. "Nos alegra que nuestro socio de siempre nos apoye no sólo en términos de software, sino también de contenido. Los expertos piensan en términos de procesos de la cadena de suministro y entienden muy bien nuestros requisitos relacionados con los procesos. Gracias a su experiencia, nos ayudan a transformar nuestros procesos para la nube."dice Tourneur.

Ventajas estratégicas

El objetivo es pasar completamente a la nube pública con el sistema en 2023. "Somos conscientes de que una puesta en marcha en este nuevo entorno es arriesgada, pero nos hemos preparado muy bien con proyectos ágiles y pruebas. Antes de la puesta en marcha, nos tomamos seis meses para comprobarlo. Por supuesto, sigue existiendo un riesgo residual, pero estamos muy motivados y deseosos de estandarizar nuestros procesos".Schlingemann anuncia.

Para Gigaset, el paso a la nube merece la pena sobre todo desde el punto de vista estratégico. La empresa acepta la relativamente larga fase de preparación para luego poder aprovechar al máximo las ventajas. Entre ellas, procesos más rápidos y transparentes, acceso móvil a una base de datos en tiempo real, escalabilidad y la nueva opción de conectar a los socios a través de interfaces.

"Con la oferta de la nube pública para S/4 Hana, SAP ha creado una superherramienta para las medianas empresas en la que pueden mapear sus procesos. Aunque falten algunas funciones, con la nube tenemos la posibilidad de integrar proveedores como ifm, que son importantes para nosotros, a través de interfaces web.Schlingemann resume.

Ahora que algunas funcionalidades esenciales para la puesta en marcha han sido transferidas de GIB Operations a la nube como MRP view XLNce, Gigaset espera que pronto le sigan más funcionalidades. "Estamos muy satisfechos de seguir colaborando estrechamente con Gigaset en el futuro y de encontrarnos como iguales. El plan es seguir desarrollando conjuntamente soluciones claras y avanzadas para la optimización de procesos en el diseño de SAP Fiori. Al hacerlo, nuestro objetivo es apoyar al usuario en el trabajo operativo y estratégico de la mejor manera posible".afirma Christof Weyand, director de producto de Adquisiciones, Inventario e IIoT en ifm.

Conclusión sobre la adecuación a las normas

Las empresas se enfrentan hoy al reto de demostrar más agilidad y flexibilidad. Especialmente en tiempos de crisis, a menudo se ponen a prueba procesos y modelos empresariales completos para hacerlos más ágiles. La nube pública tiene visión de futuro al preparar los sistemas ERP establecidos para los nuevos modelos operativos y empresariales digitales. Con el fin de estandarizar los procesos, el fabricante alemán de productos y soluciones de comunicación Gigaset decidió pasar a la nube pública al cambiar a S/4. En la actual fase de implementación y prueba, el apoyo técnico y de asesoramiento del socio de soluciones de larga trayectoria ifm (antes GIB) es especialmente valioso para que el proceso de cambio se desarrolle sin problemas y para transferir las funcionalidades esenciales al nuevo entorno.