Agilidad y transparencia en lugar de complejidad y riesgos

Para impulsar la digitalización de la economía, el Gobierno federal ha puesto en marcha el proyecto "Industria 4.0". El objetivo es optimizar los procesos y desvincular las fases de producción de la intervención humana para hacerlas más flexibles.

Al mismo tiempo, las empresas se encuentran en pleno mundo VUCA (Volatilidad, Incertidumbre, Complejidad, Ambigüedad).

Esto significa que la demanda se caracteriza cada vez más por la volatilidad y la incertidumbre, y las cadenas de valor mundiales por la complejidad y la ambigüedad. Además, los clientes piden cada vez más productos individuales e innovadores.

Todos estos factores juntos ejercen una presión competitiva cada vez mayor sobre las empresas. Para sobrevivir en la competencia, deben hacer que sus procesos sean más eficientes y eficaces y, al mismo tiempo, más ágiles. Las soluciones informáticas desempeñan un papel clave en este sentido.

Compras como eje

Compras, en particular, se enfrenta al reto de trabajar en red con otras empresas como centro neurálgico. Sus tareas se están ampliando para incluir la coordinación y el control de la cadena de suministro con el fin de impulsar la innovación para los clientes.

Esto desplaza aún más su atención hacia las tareas estratégicas. Para garantizar la disponibilidad de las capacidades necesarias, los procesos operativos de aprovisionamiento deben funcionar de la forma más automática posible y dejar de requerir la intervención de los compradores.

Al mismo tiempo, la complejidad resultante de la creciente interconexión con proveedores globales debe ser manejable. Esto plantea grandes exigencias a las soluciones de contratación.

Para las compras estratégicas, estos sistemas deben ofrecer la posibilidad de conectar digitalmente con los proveedores, independientemente de que ya sean proveedores existentes o potenciales.

Así pues, los compradores deben poder identificar rápidamente nuevos proveedores y establecer con ellos una relación comercial totalmente basada en las TI.

Además, el sistema de compras debe ser capaz de proporcionar transparencia sobre la base de proveedores de una empresa, de modo que su rendimiento pueda supervisarse de forma continua.

La gestión electrónica de proveedores es necesaria para evaluar exhaustivamente a los proveedores, desarrollarlos de forma selectiva y fomentar la innovación.

En el ámbito de las compras operativas, en cambio, debe ser posible alcanzar la mayor tasa posible de "no intervención" con las soluciones informáticas. Los usuarios deben tener a su disposición un programa fácil de usar para que puedan encargarse ellos mismos por completo de los procesos de pedido.

En el ámbito de la compra directa o de materiales MRO, ya se puede utilizar hoy en día un proceso de compra a pago completamente digitalizado. Las existencias se controlan mediante sistemas en tiempo real y las necesidades se convierten automáticamente en pedidos externos.

Además, las impresoras 3D sustituyen cada vez más a los procesos de compra externos, ya que permiten la producción interna de las piezas pequeñas o de recambio necesarias. Las compras indirectas, por su parte, siguen teniendo un gran potencial de optimización, especialmente en el ámbito de los servicios, donde cada vez hay más proveedores de servicios y trabajadores temporales que gestionar.

La nube como oportunidad

Desde hace algunos años, existe una tendencia creciente a abandonar los sistemas locales propiedad de los clientes en favor de las soluciones en la nube. Uno de los pioneros en compras es Ariba.

Con un volumen de transacciones de más de 750.000 millones de euros anuales, a través de la red comercial global de SAP se realizan más transacciones comerciales que a través de eBay, Amazon y Alibaba juntos.

A escala internacional, ya hay 1,7 millones de empresas conectadas a Ariba, y en Europa en particular, SAP cuenta con una base de proveedores en rápido crecimiento en los próximos años.

Las soluciones Ariba basadas en la nube pueden aliviar a los compradores de muchas maneras. Por ejemplo, a la hora de buscar e incorporar nuevos proveedores, es posible publicar una licitación para todos los proveedores registrados en la red Ariba con solo unos clics.

Los datos maestros ya no son mantenidos laboriosamente por las empresas en sus propios sistemas, sino por los proveedores de forma centralizada en Ariba, desde donde los datos pueden distribuirse automáticamente.

Las redes en nube permiten a los compradores encontrar rápidamente nuevos proveedores y obtener ofertas comparativas sobre acuerdos existentes. Los vendedores, a su vez, pueden examinar las ofertas y aprovechar nuevas oportunidades de negocio. Ambas partes pueden reaccionar rápidamente a los cambios en la demanda y la oferta.

Otra ventaja es la gran velocidad de innovación de las soluciones en la nube, que se desarrollan constantemente para responder a las exigencias de la digitalización en el mundo VUCA.

Un ejemplo de ello es la integración de Ariba con Fieldglass, una solución en la nube específica para las necesidades de contratación de personal y servicios.

Reducir la complejidad

Muchas empresas han adaptado sus sistemas ERP y de compras locales, como SAP SRM, a sus necesidades individuales en elaborados proyectos de implantación.

Una solución local es inicialmente un sistema cerrado que puede conectarse a proveedores externos a través de interfaces. Algunas interfaces deben programarse específicamente para el intercambio de datos.

Pero es precisamente la "conectividad", es decir, el simple intercambio de información a lo largo de la cadena de suministro, uno de los factores de éxito de los conceptos de la Industria 4.0. Aquí es donde las soluciones en la nube como Ariba pueden jugar sus bazas y reducir la complejidad.

En lugar de muchas interfaces diferentes para los socios, sólo se necesita una interfaz, la de la nube. Ariba ofrece interfaces estándar para casi todos los sistemas y convierte los datos al formato requerido.

Las validaciones de datos específicas de cada país se realizan automáticamente. Además, el procesamiento automático de principio a fin de todos los documentos de compra garantiza una elevada tasa de "no intervención".

Además, aumenta la transparencia, ya que el estado de un documento puede actualizarse en segundos y es rastreable en cualquier momento. Las empresas obtienen una visión puntual de los pedidos, las facturas y el rendimiento de los proveedores.

Nubes híbridas recomendadas

Para aprovechar las inversiones existentes en soluciones locales y beneficiarse al mismo tiempo de las ventajas del software en la nube, se plantean soluciones híbridas.

Por ejemplo, es aconsejable pedir los materiales indirectos o B y C de forma sencilla a través de una interfaz web, mientras que los materiales directos importantes deben seguir pidiéndose inicialmente a través del ERP.

Los pedidos pueden reproducirse desde el sistema ERP a la red Ariba y los proveedores conectados pueden utilizarse allí para ampliar la base de proveedores. Diversificando de este modo, las empresas pueden reducir el riesgo de suministro, conseguir precios más favorables y mejorar la calidad de las entregas.

La conexión a la nube puede realizarse en pocas semanas. Debe contar con el apoyo y el acompañamiento de una empresa de consultoría informática que combine conocimientos de SAP, la nube y los procesos de compra.

Numerosos ejemplos prácticos lo demuestran: Mediante el uso de las soluciones Ariba basadas en la nube, las organizaciones de compras pueden lograr muchos beneficios, como un aumento de la tasa de "no contacto" y una mayor transparencia sobre los procesos de compra y los gastos.

La gestión simplificada de las actividades operativas permite a los compradores disponer de más tiempo para afrontar los retos de Industrie 4.0 y centrarse en actividades estratégicas de creación de valor.