Agentes inteligentes para el procesamiento de facturas integrado en SAP

Los departamentos financieros necesitan tomar decisiones bien fundamentadas y para ello necesitan datos financieros precisos. Quieren reducir las actividades manuales en el procesamiento de facturas, automatizar las tareas rutinarias y hacer así más eficientes sus procesos en general. La inteligencia artificial está ayudando a ello automatizando y optimizando los procesos financieros mediante el aprendizaje automático y algoritmos inteligentes, desde la lectura y validación de los datos de las facturas, la creación de propuestas de reserva y el análisis de grandes volúmenes de datos hasta la mejora de las previsiones, la gestión de riesgos y el cumplimiento normativo.

Por un lado, xSuite utiliza algoritmos para mejorar la extracción de datos, la imputación y el procesamiento, así como -lo más reciente- grandes modelos lingüísticos (LLM). En este contexto, cada vez surgen más agentes de software autónomos (IA agéntica) que no sólo aprenden, sino que también toman decisiones de forma independiente. Llevan los procesos contables integrados en SAP a un nuevo nivel: más eficientes y más estratégicos.

Propuestas de imputación con valores de probabilidad

Hasta ahora, la imputación de facturas era un proceso manual porque no toda la información relevante para la imputación figuraba explícitamente en la factura. Una imputación correcta requiere contexto, conocimientos especializados y experiencia en la asignación de proyectos, centros de coste o sociedades. Aquí es donde los modelos de IA, como los del software xSuite, pueden generar propuestas de imputación plausibles con valores de probabilidad basados en datos históricos. Esto significa que los empleados tienen que realizar menos pasos rutinarios y pueden dedicarse a tareas más complejas. Los nuevos compañeros necesitan menos tiempo de familiarización, ya que cuentan con el apoyo de sugerencias inteligentes desde el principio.

En empresas con estructuras que han ido creciendo con los años y procesos y responsabilidades menos documentados, resulta laborioso almacenar en el sistema qué empleado es responsable de qué documentos y pasos de trabajo y en qué condiciones. También en este caso, xSuite ofrece sugerencias de procesamiento asistidas por IA para minimizar las asignaciones o reenvíos incorrectos. En lugar de reglas rígidas que hay que mantener constantemente, la IA puede derivar responsabilidades de procesamientos anteriores y sugerir automáticamente el empleado adecuado.

Próxima etapa GenAI basada en LLMs

La IA tradicional optimiza principalmente los procesos de reconocimiento y toma de decisiones. GenAI va un paso más allá y permite el reconocimiento automatizado, la interpretación y el enriquecimiento de los datos de las facturas a un nivel aún más alto. El reconocimiento en particular -el primer paso y a menudo el que más tiempo consume en el procesamiento de facturas- se beneficia enormemente de la actuación de GenAI basada en un LLM. Este no solo entiende las facturas formalmente, sino también semánticamente, lo que mejora la calidad y profundidad de los datos.

Los grandes modelos lingüísticos pertenecen al campo del aprendizaje profundo y combinan el aprendizaje automático con las redes neuronales. Se desarrollaron para comprender, procesar y generar textos en lenguaje natural. Clasificar y categorizar textos y su contenido: estas capacidades de los LLM pueden utilizarse en el procesamiento de facturas, como ocurre con xSuite. Esto se debe a que la lectura precisa del contenido de las facturas, su interpretación y su correcta categorización en los campos SAP correspondientes sigue siendo un reto. Los clientes de xSuite informan de una tasa media de reconocimiento (sin IA) del 85%, en el mejor de los casos del 95%. Esto significa que, incluso con procesos optimizados, el cinco por ciento de todos los datos de las facturas aún debe corregirse o reelaborarse manualmente, un esfuerzo considerable para un gran volumen de facturas.

La IA crea sus propias reglas

¿Qué ofrecen exactamente los LLM en el procesamiento de facturas? Con ellos, ya no es necesario idear y programar una lógica compleja para reconocer correctamente los formatos de fecha o los datos de los artículos. Ya no es necesaria una laboriosa formación para cada proveedor. En su lugar, la IA obtiene sus propias reglas y las aplica para leer y transferir valores automáticamente. En xSuite, la IA está especialmente optimizada para los requisitos del procesamiento de facturas en SAP. Por tanto, los LLM van más allá que cualquier OCR, que sólo transfiere caracteres analógicos a texto legible por máquina. Completan la información que falta utilizando datos contextualmente relevantes de otras fuentes (documentos históricos, pedidos, albaranes, datos maestros de SAP), reconocen significados y sacan conclusiones. Basándose en sus datos globales de formación, comprenden el contenido de una factura, independientemente de su diseño, estilo lingüístico o formato.

Al interpretar el contenido y añadir información basada en el contexto, un gran modelo lingüístico crea un procedimiento de procesamiento inteligente que no sólo es más rápido, sino también más fiable. Esto es especialmente esencial en procesos contables complejos, porque la factura por sí sola rara vez contiene toda la información relevante. Sólo cuando se combina con datos históricos es posible una automatización completa. Los modelos GenAI también pueden especializarse aún más con datos de entrenamiento adicionales. La información específica de la empresa, como cuentas de mayor, centros de coste o sociedades, se integra en capas adicionales y permite una adaptación precisa a las necesidades individuales. De este modo, se automatiza en gran medida la conciliación de facturas con pedidos y entradas de mercancías.

Sistemas autónomos de IA: el futuro de la contabilidad

Los avances tecnológicos en inteligencia artificial están dando lugar cada vez más a agentes de software autónomos (IA agéntica) que no sólo aprenden, sino que también toman sus propias decisiones y optimizan los procesos. Por ello, los principales analistas también ven en las "finanzas autónomas" la imagen objetivo de un "departamento financiero del futuro".

Los avances actuales en inteligencia artificial -desde el aprendizaje automático y el aprendizaje profundo hasta la IA generativa y los sistemas autónomos de IA- están abriendo oportunidades completamente nuevas para que las empresas optimicen aún más su procesamiento informático. Aunque algunas aplicaciones de software ya ofrecen una amplia automatización, la tendencia hacia el autoaprendizaje y las soluciones autónomas no se detendrá. El futuro pertenece a los sistemas de software inteligentes y autodidactas que no sólo preparan las decisiones en el sector financiero, sino que también las toman de forma autónoma: una revolución para el procesamiento de facturas, y no sólo ahí.

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