El aeropuerto de Stuttgart confía en la autogestión

Las ventajas de los sistemas ESS y MSS son evidentes: si los empleados y directivos tienen acceso a los datos de personal, muchos procesos que consumen mucho tiempo -como la planificación de vacaciones, el registro de horas o los cambios de dirección- ya no son necesariamente responsabilidad del departamento de RRHH.

Mientras que los sistemas de autoservicio están ya firmemente implantados en las empresas financieras y de telecomunicaciones, su difusión en las empresas industriales y logísticas es aún lenta.

Motivo: En muchas empresas fuera del sector servicios, la mayoría de los empleados no disponen de PC propio. Sin embargo, con la ayuda de terminales de autoservicio independientes (los llamados "quioscos") o de estaciones de trabajo en grupo que permitan a los empleados sin PC propio conectarse a la red de la empresa, se puede eliminar el problema del acceso.

Ausencia en tiempo real

Al igual que muchas otras empresas, los datos personales del aeropuerto de Stuttgart se transmitían hasta ahora principalmente por medios físicos -es decir, con ayuda de impresiones- o por correo electrónico.

La impresión y distribución de los documentos había costado mucho tiempo, por un lado, y considerables gastos de material, por otro.

"La cantidad de trabajo que suponían las tareas administrativas, como la aprobación de permisos, era muy elevada"

afirma Dieter Theil, director del proyecto ESS/MSS en el aeropuerto de Stuttgart.

"También necesitábamos una solución que nos diera una visión general en tiempo real del estado actual de las ausencias y del estado de aprobación".

Con el apoyo del especialista en HCM de SAP, Consodalis, los gestores del aeropuerto abordaron finalmente el proyecto "Conversión a ESS/MSS". La consultora de Ahrensburg, que colabora estrechamente con el grupo SAP, fue elegida por su amplia experiencia en la implantación de ESS/MSS:

Desde hace años, Consodalis atiende solicitudes en este sentido de casi todos los sectores de la economía. El volumen es elevado, entre otras cosas por el reciente cambio tecnológico en SAP, de Java a Web-Dynpro Abap, que ha independizado los Autoservicios SAP HR del portal SAP.

Dado que ya no se requieren conocimientos de Java para utilizar los servicios SAP HR, la demanda ha aumentado considerablemente.

Autogobierno

Poco después de poner en marcha el proyecto, se dio acceso al ESS al personal que no disponía de PC, como el de gestión de equipajes o el de la guardería. Pocas semanas después del inicio del proyecto, ya estaban disponibles los primeros servicios del ESS.

Más tarde le siguieron otros servicios y, finalmente, casi seis meses después del inicio del proyecto, se pusieron en marcha los autoservicios del gestor. La introducción de los autoservicios en varias etapas es una práctica sensata:

Por regla general, al principio se ponen en marcha dos o tres servicios y se prueban exhaustivamente. De este modo, los "problemas iniciales" pueden identificarse y eliminarse rápidamente, y el cambio cultural en la empresa asociado a la introducción de los servicios es más suave.

El personal y los directivos pueden acostumbrarse mejor a los nuevos procesos, no hay una "ruptura" directa con los procedimientos tradicionales.

El espectro de utilización de los sistemas recién introducidos es relativamente amplio: Los empleados no sólo pueden actualizar sus datos personales y solicitar permisos, sino que también pueden consultar sus cuentas de tiempo y obtener extractos de remuneración y certificados fiscales salariales.

También hay una bandeja de entrada para notificaciones personales. Los directivos pueden acceder al calendario del equipo, organizar sustituciones, ver los perfiles de los empleados, hacer un resumen de las ausencias y las citas y crear informes sobre los datos de tiempo y salario (relacionados con la persona y con todas las organizaciones).

El hecho de que el proyecto de implantación del ESS/MSS se amortizará rápidamente está garantizado, entre otras cosas, por la eliminación del esfuerzo de impresión y distribución de los justificantes de tiempo y remuneración y de preparación de los formularios de solicitud de vacaciones, por no hablar de los costes de material ahorrados.

El requisito previo para una implementación de ESS/MSS basada en Web Dynpro Abap es un estado de lanzamiento de al menos SAP ERP 6.05 (es decir, ERP 6.0 con el paquete de mejora 5).

Para MSS, el complemento Manager Self-Service 1.0 también debe instalarse en este nivel de versión. El complemento MSS 1.0 ya está incluido en niveles de paquetes de mejora superiores.

Especificaciones conversión

1. Alivio general del departamento de personal mediante la reducción de las tareas administrativas
2. Aliviar la carga de trabajo de los comisarios de tiempo (por ejemplo, supresión de la atención en vacaciones)
3. Acortamiento de los procesos de aprobación (en relación con
   con ausencias)
4. Creación de un acceso a los datos del personal propio para todos
   Empleados
5. Creación de la posibilidad de elaborar informes personalizados para la dirección
6. Reducción de los costes de material (especialmente papel)