Adquisiciones centrales

Con Central Procurement, se pueden conectar diferentes sistemas backend (locales y en la nube) a un sistema central S/4 Hana y utilizar funciones especiales, así como aplicaciones Fiori, para el procesamiento centralizado de los documentos de compra. Cualquiera que gestione sus datos maestros en diferentes sistemas ERP sabe que armonizar los datos en una aplicación central es un reto inmenso. El complejo mapeo entre los numerosos sistemas SAP y no SAP y un modelo de replicación propenso a errores provocan incoherencias en los datos y, en ocasiones, un postprocesamiento manual que requiere mucho tiempo. 

Incluso las empresas que utilizan SAP SRM se enfrentan a la cuestión de cómo debe ser el aprovisionamiento central tras el anunciado fin del soporte en 2027. SAP ofrece la respuesta con S/4 for Central Procurement. Con este producto, los usuarios controlan y gestionan los procesos de aprovisionamiento estratégicos y operativos de forma centralizada.

La novedad en la arquitectura del sistema es que Central Procurement se integra directamente en el núcleo de S/4 como módulo de aprovisionamiento y se activa mediante ajustes personalizados. En el escenario multibackend, un sistema S/4 se configura como un eje central que crea una conexión entre varios sistemas SAP, no SAP, en la nube o locales. De este modo, las solicitudes de compra, los pedidos, las consultas y los contratos de diferentes sistemas backend se pueden procesar de forma centralizada, pero también se pueden asignar escenarios de servicios compartidos.

Una optimización importante en comparación con SRM es el tipo de comunicación entre el backend y el sistema central: En este caso, los datos ya no se replican entre dos sistemas, sino que se sincronizan a través de tablas en el Cen-tral Procurement Hub (CPH). Los cambios en los documentos a través de las aplicaciones Fiori del CPH también suelen desencadenar directamente cambios en el documento backend correspondiente.

Sistema backend y hub

Otra característica de la Central de Compras es que la lógica empresarial permanece en el sistema back-end y también se aplica directamente en el procesamiento central. Por ejemplo, una solicitud de compra se crea en el sistema back-end y se procesa en el Hub de Aprovisionamiento Centralizado, teniendo en cuenta la lógica ERP respectiva. Por ejemplo, se pueden procesar de forma centralizada pedidos de compra de diferentes sistemas ERP, que tienen condiciones y propiedades específicas para cada país y proceso. 

La Central de Compras asigna varias funciones empresariales, denominadas escenarios, que se activan individualmente en función de las necesidades de la empresa. Los escenarios mapean los procesos desde el aprovisionamiento central hasta la compra centralizada y la facturación centralizada. Por ejemplo, en el escenario de adquisición centralizada, pueden determinarse y gestionarse los requisitos de diferentes sistemas back-end. De este modo, el proceso de adquisición armonizado permite simplificar la ventanilla única con datos maestros preasignados para todos los empleados a través de la gestión centralizada de la demanda.

La aprobación de las necesidades se realiza de forma centralizada mediante flujos de trabajo flexibles. De este modo, los empleados pueden hacer un seguimiento del estado de sus propias solicitudes de compra en cualquier momento y confirmar la recepción de las mercancías con sólo unos clics. A través de interfaces predefinidas pueden conectarse diversos sistemas anteriores, como Ariba Guided Buying para la compra por catálogo. El enfoque de la cesta de la compra centralizada conocido de SAP SRM se ha desarrollado de forma coherente en Central Procurement y ofrece a los clientes de SAP numerosas opciones para asignar su escenario de aprovisionamiento individual.

Con la aplicación "Gestionar solicitudes de pedido de forma centralizada" en la Central de Compras, el Hub Central de Compras ofrece al comprador un punto de acceso central a todas las solicitudes de los sistemas conectados, así como a sus documentos subsiguientes. De este modo, las solicitudes de compra y los pedidos de los sistemas backend se procesan de forma centralizada, las fuentes de suministro de los documentos de los sistemas backend se asignan de forma centralizada y la creación de los documentos subsiguientes, como pedidos de compra, licitaciones o contratos, se activa directamente desde la aplicación. Es importante saber que las acciones en la aplicación Central de Compras desencadenan directamente el cambio en el backend. La solicitud de compra en la aplicación Fiori sólo debe entenderse como una "solicitud de compra proxy" que funciona sin replicación de documentos en el sistema central.

Las necesidades de los sistemas conectados pueden agruparse a través del escenario de contratación central y transmitirse a los licitadores en forma de ofertas: Los volúmenes se agrupan a partir de diferentes sistemas para negociarlos de forma centralizada. Por ejemplo, las licitaciones se crean como documentos subsiguientes a las solicitudes de compra. Central Sourcing también permite el procesamiento interno de licitaciones o la interacción directa con proveedores a través de Ariba Sourcing. Los pedidos de compra, contratos y otros documentos subsiguientes se activan directamente desde la aplicación. En comparación con la Central de Compras, los documentos de Central Sourcing sólo se crean en el Hub Central de Compras. La solicitud de aprovisionamiento interno (RQ) es donde se introducen los presupuestos; la solicitud de aprovisionamiento externo (RE) es la interfaz con Ariba u otras plataformas externas.

A continuación, los contratos de compra negociados de forma centralizada se distribuyen a los sistemas back-end a través de contratos centrales y se desglosan los volúmenes. El proceso es el siguiente: al crear contratos centrales, los detalles de distribución se definen a nivel de cabecera y de artículo, según sea necesario. A continuación, Contratos centrales distribuye los contratos centrales aprobados a los sistemas back-end. Estos desencadenan la creación de contratos de compra locales. Con las denominadas "jerarquías de contratos", SAP introduce otro nivel para agrupar sociedades, en el que cada grupo representa una filial, una ubicación, una sucursal, etc. A continuación, las sociedades se agrupan en una jerarquía.

La aplicación Fiori "Gestión de contratos de adquisición centralizada" utiliza esta configuración de grupos para crear jerarquías de contratos de adquisición centralizada. Las órdenes de pedido creadas en los sistemas back-end se importan en el Hub de la Central de Compras para que la utilización de los contratos pueda supervisarse de forma centralizada. Otras funciones del módulo de contratos centrales son: Función de Modificación Masiva, Condiciones Centrales o Fijación de Precios de Productos Básicos. De este modo, el potencial de agrupación de los contratos negociados cen-tral puede aplicarse eficazmente en la empresa. 

Para tener una visión general de los procesos de facturación locales, las empresas que operan a escala mundial necesitan una estructura uniforme en la contabilidad financiera. Con Central Invoice Monitoring, los procesos de facturación se supervisan y gestionan de forma centralizada. Las funciones principales incluyen: gestión centralizada de todas las facturas de proveedores backend, desglose y edición de documentos backend, así como interfaces para la integración de Ariba Supplier Network, con la que, por ejemplo, tiene lugar la creación y verificación automática de facturas. Con estos módulos, Central Procurement cubre todo el proceso de compra a pago en un escenario multiproveedor.

Fiori, seguimiento y análisis

Además de las aplicaciones Fiori para la representación de los procesos en escenarios individuales, la Central de Compras incluye varias aplicaciones Fiori para las funciones de supervisión y análisis. Para una mejor visión de conjunto, las cifras clave se pueden mostrar gráficamente en forma de gráficos de barras, circulares o lineales, y se pueden configurar individualmente. De este modo, la Central de Compras ofrece varias opciones para el análisis centralizado, proporciona una visión general en tiempo real y muestra el potencial de optimización.

En el complejo entorno de sistemas de la central de compras pueden integrarse numerosos sistemas SAP y no SAP. Para la supervisión centralizada de estas interfaces se dispone de herramientas de supervisión como Central Procurement Operations Monitor: Aquí, todos los escenarios de negocio, compatibilidad y estados de comunicación de los sistemas integrados pueden ser monitorizados y analizados en una aplicación. La aplicación muestra los mapas generales de los escenarios: determinación central de la demanda, gestión central de contratos y compras centrales. Desde cada mapa, es posible navegar a la aplicación detallada para ver los problemas y sus causas. 

Cada uno de los escenarios mencionados permite la integración de otras aplicaciones innovadoras, como SAP Ariba, que hacen que el proceso de compra sea fácil de usar e intuitivo. Por ejemplo, Ariba Guided Buying permite a los usuarios buscar semánticamente en los catálogos de compras, mostrando todo el contenido relevante y actualizado y encontrando más rápidamente el producto que necesitan. Otras aplicaciones como Ariba Sourcing, Ariba Contracts y otras pueden conectarse a las apps correspondientes del escenario de Central de Compras.

Así pues, quien desee utilizar una herramienta de aprovisionamiento centralizada de SAP no tendrá más remedio que utilizar Cen-tral Procurement a partir de 2027 como muy tarde. El momento de la activación - como parte de la transformación S/4 o ya antes de la conversión S/4 en un proyecto separado - es una decisión que requiere un alto nivel de conocimientos profesionales y técnicos y que es mejor tomar con un socio. Por un lado, con la primera variante, todas las nuevas funciones están disponibles inmediatamente después del -go-live, por otro lado, dicha conversión es también una obra adicional en un proceso de transformación a S/4 ya de por sí exigente.

Si se decide seguir utilizando SRM por el momento y sustituirlo por la Central de Compras más adelante, se aliviará el proyecto de transformación de S/4, pero al mismo tiempo se necesitarán nuevas interfaces para conectar SRM con S/4. En el proceso de toma de decisiones también deben tenerse en cuenta las características organizativas y de proceso específicas de la empresa. Por tanto, en este punto es importante examinar las ventajas y los retos de ambas opciones para tomar la decisión estratégica correcta.