Escenario Procure-2-Pay en SAP S/4HANA

Demanda de normalización

Bell Food Group Ltd es el líder del mercado suizo de procesamiento de carne y alimentos precocinados, con unas ventas anuales de 4 200 millones de francos suizos (2021). La empresa está representada en 15 países europeos. Tras la decisión del grupo en 2017 de cambiar del antiguo SAP ECC 6.0 a S/4HANA, los complementos de SAP utilizados anteriormente también resultaron obsoletos. La solución de facturación utilizada en el país de origen no era estándar ni compatible con S/4HANA.

"Toda la aplicación sólo se había desarrollado para Suiza y habría habido que revisarla. Era demasiado complicado para nosotros, porque buscábamos una solución de facturación para uso internacional", explica Manfred Portmann-Philipp, experto SAP del departamento informático del Bell Food Group (BFG). Así pues, se buscó una nueva solución para Suiza y, al mismo tiempo, para todo el Bell Food Group.

Buena experiencia con xSuite en el país vecino

En aquel momento, la filial alemana ya llevaba varios años utilizando un archivo y la solución de procesamiento de recepción de facturas de xSuite. Basándose en la experiencia allí adquirida, Bell Schweiz AG también decidió implantar el flujo de trabajo de facturas basado en S/4HANA, así como el archivo SAP, ambos de xSuite. "El fabricante causó muy buena impresión en su presentación. xSuite ofrece una cartera holística que puede ejecutarse bajo S/4HANA y nos permite un despliegue internacional", explica John Martinussen, director de proyectos TIC de Bell Food Group AG. Varias empresas nacionales de Bell, entre ellas Francia, Austria y Alemania, así como varias empresas suizas de BFG, trabajan ahora con S/4HANA en la variante on-premises.

La propia Bell Schweiz AG seguía utilizando un sistema SAP ECC 6.0 hasta 2021, que ahora también se ha migrado a S/4HANA. Dondequiera que se utilice la nueva generación de productos SAP en el Bell Food Group, las facturas entrantes pasan ahora a través de la solución integrada en SAP xSuite Invoice. Y también se utiliza el archivo xSuite certificado por SAP. En él se almacenan no sólo las facturas, sino todos los documentos relacionados con SAP que deben conservarse a prueba de auditorías. Por ejemplo, los documentos de sacrificio de la producción cárnica, que Bell digitaliza mediante una solución de escaneado instalada en varias ubicaciones.

550 personas en el flujo de trabajo de liberación, con una tendencia al alza

La solución de procesamiento de facturas de xSuite se está implantando actualmente a escala internacional. En Suiza, el 70% de las facturas ya se reciben por correo electrónico en formato PDF normal, el resto se escanean. La situación es similar en Bell Alemania, donde también aumenta la proporción de registros de datos estructurados en formato ZUGFeRD o XInvoice. Estos también se aceptan y procesan con la solución xSuite. Alrededor de 400 personas están conectadas al flujo de trabajo de liberación en Suiza, y 550 a nivel internacional, con una tendencia al alza. John Martinussen: "La cooperación con xSuite es ejemplar. Tenemos a nuestra disposición excelentes expertos que nos prestan asistencia con prontitud".

El objetivo es automatizar los procesos P2P de principio a fin.

La mayoría de las aproximadamente 100.000 facturas que recibe Bell CH/F cada año están relacionadas con pedidos. Lukas Husi, del departamento de compras del grupo: "Nuestro objetivo es fusionar los procesos de pedido y facturación en procesos P2P continuos y automatizados sin interrupciones de medios. Queremos conseguirlo introduciendo la solución de compras xSuite". De este modo, las solicitudes de pedido ya no se realizarán por correo o bajo demanda, sino que se introducirán directamente en el sistema. "También en este caso hemos podido aprovechar la experiencia de nuestros colegas alemanes en Suiza, que llevan tiempo trabajando con xSuite Procurement", afirma Lukas Husi.

Técnicamente todo de una sola fuente

Con las soluciones para procesar confirmaciones de pedido y albaranes en SAP, Bell quiere crear una solución holística en la que todo esté técnicamente integrado. Aunque las confirmaciones de pedido (AB) ya se procesaban en el pasado, el método utilizado entonces no tenía futuro con vistas a la migración a S/4HANA y la idea de una solución holística. Lukas Husi: "La interacción de todos los componentes de xSuite conduce a un ajuste perfecto: las facturas pasan automáticamente por darkly si no se detectan discrepancias entre cantidades y precios. Como resultado, tenemos un esfuerzo significativamente menor en el procesamiento de facturas."

La introducción del portal para socios comerciales xSuite es otra opción para Bell Food. Con esta plataforma central, los procesos P2P pueden realizarse digitalmente y estandarizarse con los proveedores. Compras, contabilidad y proveedores intercambian a través de ella todos los datos y documentos relacionados con las compras, y una transferencia automática de todos los datos y documentos del portal al sistema SAP alivia la carga de compras y contabilidad. "Con xSuite, hemos elegido la cartera de soluciones adecuada, lo que resulta evidente por el hecho de que los procesos comerciales se contemplan de forma holística", afirma Husi. "No todo el mundo ofrece un producto excelente con el que se puedan configurar escenarios P2P internacionales bajo S/4HANA.