Asesoramiento inteligente gracias al archivado híbrido

El proyecto estuvo precedido por el archivado tradicional de datos SAP relacionados con las ventas a través de ArchiveLink, una tecnología que el nuevo sistema de ventas no admitía. Como se había decidido no migrar los documentos existentes, la pregunta clave era: ¿qué opciones había y qué interfaz podía utilizarse para integrar el nuevo sistema en el concepto de archivo existente?

Archivo con CMIS

En su búsqueda de una solución, MVG recurrió a los especialistas en archivado de KGS, que ya habían diseñado e implantado el archivo existente. Colaboraron estrechamente para desarrollar un concepto basado en la plataforma de archivo existente, que no sólo es compatible con la tecnología ArchiveLink establecida, sino también con el estándar abierto CMIS. La idea consistía en utilizar CMIS para almacenar los nuevos documentos de ventas no basados en SAP a prueba de auditorías en la plataforma central de KGS.

Desde el principio, el objetivo declarado del proyecto era minimizar los tiempos de acceso a los documentos para los asesores de los clientes. La calidad del servicio no debía resentirse en ningún caso, sino todo lo contrario. Por este motivo, los documentos archivados se enriquecieron adicionalmente con metadatos, como números de cliente o de contrato, y se almacenaron a través de CMIS. A continuación, se accedió a los datos archivados independientemente del sistema original a través de un "punto único de verdad", el archivo KGS, con el que las empresas municipales de servicios públicos ya habían estado trabajando anteriormente.

Constructor de puentes de archivo

Todo el proyecto se realizó en un año con un pequeño equipo de especialistas en archivos de KGS y especialistas en TI de la empresa de transportes. En la actualidad, sólo dos informáticos de Stadtwerke se encargan de las operaciones en curso. Los responsables de Stadtwerke consideran que los bajos costes de personal para el funcionamiento del sistema y el hecho de que no fuera necesaria la migración de unos cinco millones de datos de archivo constituyen una gran ventaja, tanto desde el punto de vista temporal como económico. Además, Stadtwerke ya no tiene que preocuparse por el cumplimiento de los requisitos normativos, como los periodos de conservación o los requisitos de protección de datos. El motivo: la plataforma de archivado de KGS garantiza automáticamente el cumplimiento.

Facilitador de proyectos digitales

El proyecto de archivo híbrido está teniendo un efecto de señalización. Entretanto, otros departamentos de la empresa municipal de servicios públicos están estudiando hasta qué punto les resultaría también rentable el uso de la plataforma de archivo de KGS, incluida la tecnología CMIS y ArchiveLink. El director del proyecto, Sebastian Dumdei, ve el rumbo marcado para el futuro: "La tecnología puede servir para estandarizar procesos y apoyar futuros proyectos digitales".

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