Acelerador de proyectos

La responsabilidad de la documentación (y actualización) de los procesos empresariales suele recaer en un departamento con especialistas debidamente formados, que a menudo también tienen derechos exclusivos de documentación para estos procesos corporativos e informáticos. Las consecuencias son claras: la actualización de los procesos documentados apenas puede garantizarse, o sólo con gran esfuerzo.

Especialmente en proyectos de TI con un calendario apretado, la aceptación de documentar procesos nuevos y/o adaptados es aún menor. Las pocas horas que se invierten conjuntamente entre TI y empresa en la fase de diseño para la elaboración y clarificación de los objetivos exactos y los resultados esperados, por ejemplo en un proyecto de implantación de software, no suelen ser suficientes para ello.

El departamento de TI se alegra por cada minuto en el que puede volver a ocuparse de los problemas del día a día de la empresa, y de todos modos el departamento especializado preferiría tener que enfrentarse lo menos posible a complicadas cuestiones informáticas.

Aunque la ilustración anterior pueda resultar un tanto polarizadora, el problema fundamental persiste: Ambas partes tienen poco tiempo en el proyecto y, desde luego, no para la engorrosa y percibida como innecesaria documentación de los procesos objetivo.

Pero esto no tiene por qué ser así, según la experiencia de Sirius en numerosos proyectos. Porque las herramientas de procesos modernas, como Signavio Process Editor, ofrecen un remedio. La herramienta está disponible como producto SaaS en la nube o también como solución on-premise en los propios servidores de la empresa.

De este modo, las fases de diseño del proceso pueden diseñarse de forma más eficiente y con una participación más intensa de los empleados, y los portadores de conocimientos en las áreas especializadas pueden aportar cambios y comentarios directamente. Y pueden hacerlo aunque no hayan participado en los talleres de diseño propiamente dichos, por ejemplo.

La mejora de la comunicación en el proyecto permite diseñar los procesos en colaboración. Los empleados también pueden participar en la documentación del proceso sin necesidad de conocimientos previos ni una formación costosa.

Esto también es ventajoso porque, en el caso de procesos extensos, muchos conocimientos detallados suelen estar distribuidos entre varias personas o departamentos. Reunir a todas las personas clave en talleres presenciales no suele ser factible.

Sirius lleva utilizando la herramienta BPM en sus proyectos SAP desde que la antigua start-up entró en el mercado en 2009. Como "spin-off" de cuatro antiguos alumnos del Instituto Hasso Plattner de Potsdam, sigue existiendo cierta proximidad con SAP, por lo que la empresa tiene reservado un trato especial para los clientes de SAP:

Con la versión gratuita "Signavio for SAP Solution Manager Edition", los clientes de SAP que dispongan de un SAP Solution Manager pueden utilizar las funciones básicas de modelado de procesos de Signavio para un máximo de tres usuarios de modelado, lo que ya es completamente suficiente para muchos casos en proyectos, ya que los denominados "usuarios de colaboración", es decir, los empleados que sólo visualizan y comentan los modelos de procesos creados, son además gratuitos por tiempo ilimitado.

Junto con, por ejemplo, el modelo de referencia de TI Sirius, una colección de procesos predefinidos de mejores prácticas de TI que se han ido desarrollando continuamente durante los últimos diez años, se pueden reducir los tiempos de ejecución de los proyectos.

Modelo de buenas prácticas

Pero, ¿cómo puede utilizarse el software de forma práctica y con éxito en un proyecto con un calendario apretado? En primer lugar, una buena herramienta de modelización no garantiza por sí sola el éxito de un proyecto informático.

Por esta razón, Sirius se basa en un modelo de proceso probado en sus proyectos, que combina las normas clásicas de gestión de proyectos con métodos ágiles de desarrollo de software.

La figura muestra el modelo de proceso basado en una fase de diseño en la que los procesos objetivo que debe soportar la solución de software se desarrollan primero en uno o varios talleres de diseño con los clientes.

Los procesos prefabricados de mejores prácticas sirven para acelerar y acortar el debate. En el taller propiamente dicho, el grupo del proyecto puede concentrarse directamente en el contenido. Aquí es donde entra en juego uno de los puntos fuertes de Signavio:

La interfaz de usuario es tan fácil e intuitiva de utilizar que incluso es concebible "modelar" juntos directamente en la herramienta durante el taller. Otra posibilidad es que los resultados del debate se registren primero en un rotafolio o pizarra y, a continuación, una persona responsable los documente en la herramienta.

Dado que probablemente nunca todas las personas relevantes estén disponibles para los talleres de diseño y, por lo tanto, no esté representado todo el know-how, en la siguiente fase se utilizan las cómodas funciones de colaboración de Signavio.

Todas las personas cuya opinión sea además relevante para el diseño están invitadas a hacer comentarios por correo con un simple enlace web desde la herramienta. Cualquier usuario con un simple navegador web puede ahora ver y comentar los modelos de proceso.

Y los propios participantes en el taller también pueden hacer aportaciones del mismo modo si tienen ideas posteriores para introducir cambios. Ninguno de los usuarios tiene que recibir el software de antemano. No es necesaria una introducción detallada al programa, ya que sus funciones se explican por sí solas.

Tras la fase de feedback, el equipo central del proyecto puede ver todos los comentarios de forma centralizada e introducir y redistribuir rápidamente los cambios necesarios. En la metodología del proyecto Sirius, a esto le siguen los talleres de agregación, en los que el equipo del proyecto dispone, por un lado, de los comentarios de la ronda de feedback para su consolidación y, por otro, de los resultados del trabajo de los demás talleres de diseño.

De este modo, el mayor número posible de partes interesadas puede participar eficazmente en esta fase de diseño, lo que garantiza una mayor aceptación posterior cuando se implante la solución, además de minimizar la carga de tiempo para el equipo central del proyecto y los participantes en el proyecto ampliado.

En la siguiente fase, los resultados de los talleres de agregación se transfieren a un sprint backlog y se implementan como software en varios sprints durante la fase de implementación.

Amplias revisiones de sprint después de cada ciclo de desarrollo con la participación del desarrollo, los miembros del proyecto de TI Y las partes interesadas del departamento empresarial garantizan que lo que se deseaba realmente se desarrolle o implemente. Una vez más, Signavio se utiliza como modelador de procesos, ya que todos los cambios que se siguen realizando se pueden incorporar de forma rápida y sencilla.

Además, Signavio no sólo ofrece la posibilidad de documentar procesos según el estándar BPMN 2.0, sino que también ofrece otros estándares de notación (UML, ArchiMate y otros), por ejemplo para documentar interfaces, el propio desarrollo de software o la arquitectura tecnológica subyacente.

También en la metodología de proyectos Sirius, el desarrollo va seguido de pruebas, formación y puesta en marcha. Una vez más, los modelos de procesos creados hasta ahora en el curso del proyecto pueden utilizarse, por ejemplo, en la creación de documentos de formación.

Las cómodas funciones de exportación ofrecen la posibilidad de exportar y convertir los modelos de procesos a muchos formatos imaginables. Durante las pruebas, además de documentar sus casos de prueba, todos los probadores también pueden almacenar comentarios en el Portal de Colaboración de Signavio.

Durante la formación final de los usuarios finales, éstos pueden tomar notas sobre "sus" procesos. De este modo, toda la documentación relevante para los procesos permanece en un mismo lugar y se convierte en una herramienta significativa y útil para los usuarios finales reales.

Además, la estrecha participación de los usuarios finales reales de estos procesos garantiza que la fase de diseño no "pase por alto la realidad". Una vez finalizado el proyecto, puede invitarse de nuevo a los usuarios sobre el terreno a revisar los procesos documentados en revisiones periódicas, por ejemplo dos veces al año.

Conclusión y perspectivas

Sirius también sigue con gran interés la próxima versión 7.2 de Solution Manager, con su propio editor gráfico BPMN. Se espera que esto suponga un claro paso adelante tanto en términos de coherencia (organización/proceso y tecnología/proceso) como de usabilidad, y una alternativa de bajo coste para los clientes de SAP.

Si este editor es una alternativa real o más bien un complemento, especialmente en lo que se refiere a las funcionalidades de colaboración, será examinado en detalle por Sirius en los próximos meses. La documentación de procesos no tiene por qué ser un proceso aburrido y complicado para los especialistas.

Bien utilizada y dotada de las funcionalidades adecuadas, una herramienta de este tipo puede generar beneficios reales, acelerar los proyectos y aumentar significativamente la aceptación de procesos (empresariales) nuevos o adaptados gracias a la participación específica de un gran número de partes interesadas.