Acceso directo a los datos maestros y de transacciones de SAP

Ya sea en aeropuertos, centrales térmicas u otras plantas industriales, los interruptores de Kraus & Naimer garantizan un encendido y apagado seguros. El grupo, activo en todo el mundo con 900 empleados, seis fábricas y 18 empresas de ventas, es, entre otras cosas, líder del mercado internacional de interruptores de leva.

Contabilidad 4.0

Desde hace aproximadamente un año, el procesamiento de facturas está automatizado e integrado en SAP con el software Tangro. El sistema garantiza una mayor eficiencia y transparencia en la contabilidad y, por tanto, actúa como acelerador de procesos.

"Con Tangro, ahora hacemos contabilidad 4.0"

afirma Johann Schübl, responsable del proyecto en Kraus & Naimer.

El departamento de contabilidad financiera de la sede de la empresa en Viena está concebido como un centro de servicios compartidos para Austria, Italia y la planta de producción de Alemania. Solo las largas distancias entre las sedes hacían que el procesamiento manual de las facturas fuera engorroso y llevara mucho tiempo.

También había otras pérdidas de tiempo. Cada factura recibida -normalmente un documento en papel- tenía que pasar por varias estaciones antes de poder contabilizarse en SAP: Primero al departamento de compras para anotar a mano la imputación, luego al de contabilidad, donde se mecanografiaba el contenido pertinente, después al comprador responsable o a la dirección para su aprobación, y de ahí de nuevo al departamento de contabilidad para su contabilización en SAP.

De este modo, podían pasar de cinco a diez días antes de que se abonara la factura. No había documentación sobre el proceso de aprobación, ni una visión de conjunto de los recibos pendientes.

"En cierto modo, estábamos volando a ciegas"

recuerda Johann Schübl.

Aplicación

Antes de decidirse por Tangro como solución para el procesamiento automatizado de facturas, Schübl había considerado brevemente un producto menos afín a SAP, una desviación en el proceso de selección que ahora ha permitido al experto en SAP comprender aún mejor lo que es realmente importante para un procesamiento de facturas eficiente: la integración completa en SAP.

"Tangro proporciona una solución estándar para todo el Grupo que está integrada en SAP y, por tanto, ofrece acceso directo a los datos maestros y transaccionales de SAP sin las desviaciones que supone la extracción de datos."

Sigue siendo decisivo:

"El sistema es compatible con todos los estándares SAP relevantes desde el primer momento. Ya sean costes indirectos de adquisición no planificados, contabilizaciones multisociedades o facturas de anticipos con contabilización del IVA soportado: con Tangro, estos estándares SAP simplemente están ahí."

Y por último, pero no por ello menos importante, el sistema ofrece una implantación "ultrarrápida". Desde la firma del contrato hasta la puesta en marcha solo pasaron dos semanas, y la implantación en sí se llevó a cabo en un solo día.

"Con Tangro puedes ponerte en marcha muy rápidamente".

Tan entusiasmado como el director del proyecto, Johann Schübl, está Harald Zeller, signatario autorizado y responsable de finanzas y contabilidad de Kraus & Naimer:

"Estamos muy satisfechos con Tangro. El software también ha demostrado ser la elección correcta en términos de precio."

Kraus & Naimer recibe unas 30.000 facturas al año. Gracias a la automatización, entre el 60 y el 70 por ciento de estos documentos pueden contabilizarse directamente sin necesidad de que el departamento de contabilidad los procese posteriormente.

Este porcentaje se aplica incluso a empresas que no utilizan SAP MM y, por tanto, tienen facturas sin referencia a un pedido. El factor decisivo para este enorme aumento de la eficiencia es la posibilidad de almacenar objetos de imputación para cada proveedor, que luego se extraen automáticamente.

Aunque no se haya creado ningún pedido en SAP, el sistema reconoce inmediatamente estos datos relevantes para la contabilización. De este modo se eliminan por completo las tediosas tareas que conlleva el procesamiento de facturas: se acabaron las notas manuales y la mecanografía de contenidos.

El documento puede procesarse inmediatamente si no hay discrepancias:

"Basta con pulsar un botón y la factura se contabiliza en cuestión de segundos"

dice Johann Schübl.

Versión también para no usuarios de SAP

El flujo de trabajo empresarial de Tangro se utiliza para facturas sin referencia de pedido, en caso de diferencias con el pedido o si se requiere aprobación. El contable simplemente reenvía el documento desde Tangro al empleado responsable con solo pulsar un botón.

A continuación, pueden añadir la información que falta, comentar los hechos o aprobar el documento con un clic del ratón. Esto último también es posible para los no usuarios de SAP desde cualquier lugar a través de un smartphone o una tableta, una opción que ha demostrado ser especialmente útil para los empleados de nivel directivo. Y también contribuye a agilizar los procesos, ya que no es necesario esperar a que el empleado responsable esté de vuelta en la oficina.

Como exige la ley, todo el proceso de verificación está documentado y es rastreable desde el principio. En cuanto se escanea la factura recibida, se registra en el libro de facturas recibidas.

"Todo el proceso de pedido a pago se ha vuelto transparente, lo que es esencial cuando se trabaja con centros de servicios compartidos. La planificación de la liquidez puede hacerse ahora con mucha más precisión"

dice Schübl.

La optimización de los procesos también se ha visto favorecida por la reorganización de los propios procesos de compra. Por un lado, se ha intensificado la recepción de facturas electrónicas por correo electrónico, de modo que en la actualidad alrededor del 60% de las facturas se reciben electrónicamente en formato PDF, y la tendencia va en aumento.

Por otro lado, ahora todos los pedidos se crean en SAP en las empresas de ventas que utilizan SAP MM. Esto significa que ya se realiza una comprobación durante el proceso de pedido, por lo que los datos de la factura suelen ser correctos y el proceso de control se simplifica aún más.

Despliegue

Kraus & Naimer también ha optimizado su hardware: en toda la empresa se utiliza el mismo hardware y software de escaneado, lo que facilita enormemente la asistencia informática. Hay un PC de escaneado y un escáner centralizados por empresa, que se adquieren, configuran, prueban y envían a las respectivas sucursales de Austria.

El despliegue es, por tanto, extremadamente sencillo:

"Enchufar y arrancar: más rápido imposible".

dice Johann Schübl.

Por ello, confía en que la introducción en Holanda, actualmente en proyecto, también se desarrolle sin problemas. Esto se debe también a que el manejo del sistema (SAP look and feel) es tan sencillo que basta con una sesión de formación de una hora para que los contables locales puedan manejarlo.

Así que no es de extrañar que las ventajas de la verificación automática de facturas se hayan extendido por toda la empresa.

"La demanda es enorme en todas las empresas"

dice Schübl.

"Todo se ha convertido en un éxito seguro".

Breve entrevista

SAP integrado

Tres preguntas para el fundador y Director General de Tangro, Andreas Schumann.

Usted describe sus soluciones para el tratamiento automatizado de documentos entrantes como integradas en SAP, ¿qué significa eso exactamente?

Andreas Schumann: Con Tangro, la validación -es decir, la comparación del contenido del documento reconocido con los datos existentes del ERP- se realiza en tiempo real e integrada en SAP.

¿Cuáles son las ventajas para sus usuarios?

Schumann: Esto nos permite garantizar el procesamiento de los documentos entrantes sin interrupciones en los medios. Durante la validación, hay acceso directo a los datos SAP sin ningún esfuerzo de interfaz.

Además, se dispone de todas las ventajas del entorno SAP, como el concepto de autorización SAP, el sistema de transporte SAP y el entorno de desarrollo SAP. Y los usuarios trabajan en el conocido entorno SAP.

¿Esto diferencia a su software de otras soluciones para procesar documentos entrantes en SAP?

Schumann: Sí, las soluciones habituales para el tratamiento automatizado de los documentos entrantes son anteriores al sistema SAP. Por lo tanto, necesitan su propio entorno de servidor y requieren la extracción de datos antes de que pueda tener lugar la validación. Este suele ser también el caso cuando las soluciones solo se mapean en la pila SAP NetWeaver.

Perfil del proyecto

Empresa: Producción Kraus & Naimer

Sede de la empresa: Viena, Austria

Industria: Aparamenta electrónica

Tema: Tramitación automatizada de facturas

Volumen del documento: 30.000 facturas/año

230 usuarios

SAP ERP 6 y EHP7