El acceso digital como polizón en S/4 Hana

Además de la conversión técnica a S/4 Hana, los clientes de SAP también deben transferir sus licencias SAP existentes al nuevo mundo. Hay que determinar qué licencias están disponibles, qué productos se necesitarán en el futuro y cómo se regulará el doble uso durante la fase de transición. Cada punto en sí mismo lleva el tiempo correspondiente y puede tener consecuencias costosas si se pasa algo por alto.

El peligro es que SAP introduzca en el contrato el tema del uso indirecto y el acceso digital sin hablar explícitamente de ello. Se trata de una orientación fundamental para el futuro. Quien concede una licencia de acceso digital acepta contractualmente que los documentos que se importan al sistema SAP a través de interfaces están sujetos a licencia.

Hasta ahora, este asunto ha sido controvertido desde el punto de vista jurídico. Entre otras cosas, se han presentado dos denuncias ante la Oficina de Cárteles contra esta exigencia de SAP. Así, mientras que antes era posible rechazar en principio la exigencia de licencia de uso indirecto, tras la concesión de licencias de acceso digital sólo se puede discutir sobre el número y negociar sobre el precio.

Licenciar Digital Access significa que todos los documentos que no hayan sido creados por usuarios de Dialog y que no procedan de otros sistemas SAP están sujetos a licencia. Esto también incluye los documentos que un empleado de ventas introduce en la carretera a través de una aplicación de escritura propia en la tableta, aunque este empleado también tenga una licencia de usuario para trabajar con S/4 Hana en la oficina.

Con Digital Access, SAP quería abordar la cuestión del uso indirecto de forma transparente con una métrica claramente medible. Esto se implementó de tal forma que, en caso de duda, todo queda sujeto a licencia si no se puede demostrar que el documento procede de un usuario de diálogo o fue transferido desde otro sistema SAP.

Con la tecnología SAP Passport, SAP quería conseguir que estos últimos documentos pudieran identificarse. Lamentablemente, la tecnología no funciona de forma fiable y requiere que todos los sistemas implicados tengan un nivel de parches moderno. Esto deja en manos del cliente la carga de la prueba sobre cuáles de los documentos contabilizados no están sujetos a licencia.

Cambio de licencia a S/4

Cualquiera que se dedique al acceso digital debería negociar significativamente a la baja los elevadísimos precios de catálogo y también limitar contractualmente futuros aumentos de precios. La identificación de los recibos no sujetos a licencia pero contabilizados sólo debería poder rastrearse de forma creíble; a menudo, la prueba exacta no será técnicamente posible.

Para evitar incurrir en obligaciones de licencia incalculables, es esencial hacer una estimación de los documentos sujetos a licencia. La herramienta que SAP proporciona a tal efecto sólo es capaz de hacerlo de forma muy limitada. En consecuencia, se subestiman las cantidades reales.

A más tardar con la concesión de licencias de Digital Access, es muy importante analizar todo el tráfico de datos al sistema SAP para poder determinar cuántos recibos se derivan de la comunicación entre SAP. Cada nueva interfaz debe evaluarse desde el punto de vista de la ley de licencias antes de implantarla para tener en cuenta los costes de seguimiento.

La migración a S/4 es una tarea hercúlea para cualquier empresa. Quienes no dispongan ahora de recursos suficientes para ocuparse suficientemente del tema del acceso digital, deberían concluir un contrato S/4 sin este nuevo producto. Mientras tanto, SAP lo permite porque muchos clientes no están dispuestos a asumir los riesgos. Entonces se aplican las viejas reglas con todas las zonas grises y mucho espacio para acuerdos individuales.

Quienes conozcan los escollos de las licencias de S/4 y les presten atención ahora en las negociaciones evitarán riesgos y asentarán su futuro contractual con SAP sobre una base segura.