Un alegato a favor del enfoque greenfield

En la primavera de 2015, SAP lanzó la suite ERP en tiempo real S/4 Hana, disponible para los usuarios en versión local y en la nube. Para el proveedor de software, se trataba de mucho más que una simple actualización de SAP ECC 6.0. Con S/4 Hana -así puede entenderse la comunicación de SAP- se reinventa prácticamente la planificación de recursos empresariales.

Y, en efecto, la introducción de funcionalidades ERP con la plataforma de computación en memoria Hana ofrece muchas posibilidades interesantes. Al menos en teoría. Pues queda por ver si los usuarios serán capaces de trasladar todas las posibilidades a procesos operacionalmente utilizables.

Sin embargo, ya está claro que los usuarios no tienen más remedio que cambiar de SAP ERP a S/4 Hana, tanto si ven un beneficio para ellos como si no. Porque al igual que con los cambios en el pasado, el sistema antiguo, en este caso SAP ERP, tarde o temprano dejará de recibir soporte.

Quienes quieran seguir gestionando sus procesos empresariales a través del software de SAP tendrán que hacerlo inevitablemente con la suite en tiempo real. A este respecto, los responsables de las empresas apenas discuten el "si", sino sólo el "cuándo" y el "cómo".

El enfoque ecológico suele ser el mejor camino

Desde nuestro punto de vista, la respuesta a la pregunta "cuándo" es bastante sencilla: lo antes posible. Porque la conversión a S/4 Hana es un proyecto de enorme envergadura que lleva unos cuantos años, sobre todo si además hay rollouts pendientes.

Además, no se trata sólo de una transformación tecnológica. La introducción también tiene un impacto significativo en la organización de las empresas. Por tanto, es absolutamente necesaria una gestión del cambio a largo plazo. Y nuestra respuesta al "cómo" también es clara: mejor con un enfoque greenfield.

Demos otro paso atrás: Las empresas que ya utilizan SAP ERP tienen en principio dos opciones. Pueden convertir el sistema actual en un enfoque brownfield, es decir, sobrescribir el software instalado actualmente.

La cuestión es qué aplicaciones seguirán funcionando. O las empresas configuran SAP S/4 Hana completamente desde cero en un enfoque greenfield. En la gran mayoría de los casos, este es el mejor camino. Hay varias buenas razones para ello.

Razón 1: Una estrategia ERP

En los últimos años, muchas empresas han optado por una estrategia de ERP único. Esto significa que están armonizando constantemente la infraestructura ERP. El objetivo principal es impulsar la integración vertical y horizontal en todo el mundo y a lo largo de toda la cadena de valor.

Otros efectos de la armonización: El sistema es más eficaz y puede ampliarse fácilmente, los procesos están más estandarizados, se reduce el número de servidores e interfaces y disminuyen los costes.

Si uno de los sistemas SAP ERP existentes se utiliza como modelo para todos los demás sistemas durante esta armonización, esto resulta eficaz. En la mayoría de los casos, sin embargo, también se asumen todas las configuraciones y extensiones específicas que se han desarrollado a lo largo de los años, independientemente de si siguen utilizándose o no.

Esto significa que se ha establecido un único sistema ERP. Sin embargo, su estructura es extremadamente compleja y, por lo general, también obsoleta. Al migrar de SAP ECC 6.0 a S/4 Hana, la complejidad se reproduce y, en la mayoría de los casos, incluso aumenta.

Por lo tanto, la introducción de S/4 Hana en un enfoque greenfield representa una oportunidad para que las empresas establezcan un sistema ERP uniforme que realmente sólo proporcione las funciones que realmente se necesitan.

También es una oportunidad para limpiar los datos maestros y establecer una gestión sistemática de los mismos. Esto es especialmente relevante porque S/4 Hana trae consigo varias innovaciones en el manejo de los datos maestros: por ejemplo, los objetos clientes y proveedores se fusionan en el objeto interlocutor comercial. Además, el plan de cuentas debe adaptarse a los nuevos requisitos del Diario Universal.

Razón 2: Normalización

Además de una estrategia One ERP, muchas empresas también se esfuerzan por lograr la estandarización más completa posible. Una motivación decisiva para ello es que, a diferencia de las adaptaciones y soluciones personalizadas que eran habituales en el pasado, un sistema ERP altamente estandarizado es más fácil de mantener y, por tanto, puede funcionar de forma más rentable.

Un cambio de perspectiva a la nube -con esta variante sólo son posibles muy pocos ajustes- es otra razón. La vuelta al estándar es mucho más fácil de implantar cuando se parte de un terreno virgen, tanto desde el punto de vista técnico como organizativo.

No es necesario comprobar minuciosamente la compatibilidad con Hana de los programas antiguos y, en su mayoría, no documentados, ni convertirlos. En cambio, todos los desarrollos personalizados se ponen básicamente a prueba:

¿Sigo necesitando esta función? Y en caso afirmativo, ¿quizá forme parte entretanto del estándar de SAP? Si no es así, también podría tener sentido volver a desarrollar esta función en SAP Cloud Platform (SCP) para que el sistema S/4 Hana permanezca prácticamente intacto.

Más razones de peso

Además de estos dos argumentos clave, existen otros muchos puntos a favor de la implantación de S/4 Hana en un enfoque greenfield:

El riesgo se reduce considerablemente porque el nuevo sistema se establece en paralelo: durante un periodo transitorio, ambos sistemas pueden funcionar en paralelo.

Al modelar los procesos empresariales en el nuevo sistema, se suele identificar el potencial de optimización. La introducción de S/4 Hana en un enfoque greenfield puede ser incluso más barata que la migración - porque no hay gastos de ajustes.

Para que la introducción de S/4 Hana sea un éxito, es imprescindible una estrecha colaboración entre el departamento de TI y las unidades de negocio. Debe utilizarse un enfoque ágil, en el que los requisitos técnicos se definan conjuntamente como paquetes manejables en talleres y luego se implanten inmediatamente.

Este procedimiento también garantiza la participación de los departamentos a lo largo de toda la introducción. Esto significa que siempre están informados de los cambios, pueden exponer continuamente sus puntos de vista y pueden influir en el desarrollo. Todo ello aumenta la aceptación del nuevo sistema, algo elemental para el éxito general.