Flujo de trabajo de facturas digitales en S/4HANA en el Grupo Ober Scharrer

Ober Scharrer Gruppe GmbH (OSG) es uno de los principales proveedores de oftalmología de Alemania, con 120 centros, incluidos casi 50 centros quirúrgicos. Más de 300 oftalmólogos realizan cada año más de 150.000 operaciones de IVOM (degeneración macular) y cataratas. La OSG también cuenta con filiales en Suiza, los Países Bajos y el Reino Unido. 

Además de los "blockbusters" cataratas e IVOM, OSG ofrece todo el espectro de la oftalmología conservadora y refractiva, incluidos campos especiales como el tratamiento de niños prematuros. La actividad de la OSG es floreciente y, en vista del envejecimiento de la población, cuyo rendimiento ocular disminuye de forma natural, sigue creciendo. Como consecuencia, la correspondencia comercial aumenta y con ella las facturas entrantes, que llegan diariamente en papel a una de las 120 sedes de OSG.

Cura básica de digitalización

En una organización tan distribuida, procesar las facturas manualmente, reenviarlas de un punto de control a otro y, finalmente, enviarlas por correo es extremadamente laborioso y, en ocasiones, también propenso a errores debido a la elevada proporción de trabajo manual. La falta de transparencia sobre el estado del volumen de facturas entrantes, el retraso involuntario de los documentos, la inminencia de las comisiones por recordatorio y las pérdidas por descuento: estas desventajas clásicas del trabajo analógico llevaron al Dr. Alexander Tkotz, Director de Desarrollo Corporativo de OSG, a someter a la empresa, junto con su equipo, a una "cura de digitalización" fundamental con el fin de prepararla para el futuro digital. 

Como "consultor interno", Desarrollo Corporativo descubre el potencial de optimización de los procesos internos y desarrolla propuestas de soluciones. Uno de los resultados de esta actividad en 2020 fue el cambio del anticuado ERP Microsoft Navision a SAP S/4HANA con un enfoque greenfield. A continuación, se extendieron otros proyectos de TI: en total, casi diez sistemas de TI, todos los cuales tuvieron que ponerse en marcha al mismo tiempo. 

Se ejecutaban simultáneamente varios proyectos informáticos 

La conversión del proceso de facturación manual, hasta entonces basado en papel, a un flujo de trabajo digital fue, por tanto, sólo uno de los muchos nuevos proyectos. Para poder llevar a cabo la implantación de forma fiable, OSG eligió a xSuite Group, un socio tecnológico con muchos años de experiencia en el sector cuya solución también está integrada lo más profundamente posible en SAP.

"La digitalización es un tema al que toda empresa tiene que enfrentarse", está seguro Alexander Tkotz. La conversión del ERP abrió un abanico muy amplio de opciones de digitalización para OSG, incluido el anterior procesamiento analógico de facturas como cuestión central. Con el flujo de trabajo de facturas xSuite, la empresa no sólo digitalizó todo su procesamiento de facturas, sino que lo convirtió por completo en el proceso.

Para ello, había que definir un proceso que se adaptara a todos, una tarea no precisamente trivial teniendo en cuenta las estructuras que habían evolucionado a lo largo de muchos años y las grandes diferencias entre los emplazamientos y la sede central. Había que determinar quién llevaría a cabo cada paso en el futuro. Se identificaron cientos de proveedores locales que antes no figuraban y se crearon de nuevo en los datos maestros. Sobre todo, hubo que formar a casi 500 empleados -en su mayoría, personal médico, a menudo poco afín a los procesos comerciales- para que trabajaran con el flujo de trabajo digital.  

Niveles de escalado automáticos incorporados

Mientras tanto, se ha digitalizado todo el proceso de aprobación de exámenes. "Lo hemos simplificado al máximo", explica Alexander Tkotz. Sólo hay cuatro niveles (los dos primeros son obligatorios, los niveles tres y cuatro sólo para importes superiores a los límites de valor definidos). En la primera fase se comprueban los hechos de cada factura, y en la segunda un responsable de la empresa autoriza el pago de acuerdo con el principio de doble control. En el flujo de trabajo se han definido varios niveles de escalonamiento: Si una comprobación de hechos permanece sin procesar durante cuatro días, se informa al aprobador, a los seis días el proceso pasa automáticamente a la dirección regional y finalmente al COO a los ocho días. De este modo se garantiza que las facturas se tramiten con rapidez y se puedan contrarrestar en una fase temprana las posibles pérdidas por descuento y los recordatorios.

OSG ha establecido tres niveles en los informes de la solución xSuite: La primera muestra los KPI para la gestión, como el número y el total de facturas pendientes por paso de proceso y el volumen total de documentos actuales. También se reconoce inmediatamente qué facturas con un importe especialmente elevado (a partir de 10.000 euros) están en circulación, algo especialmente importante a final de mes a efectos de devengo. La segunda capa muestra los KPI por empresa y ubicación como herramienta de gestión para el equipo de cuentas a pagar. Aquí, las facturas pendientes se desglosan en ubicaciones individuales y estados individuales. Por último, la tercera capa contiene más detalles sobre cada documento, como el plazo de entrega, la fecha de descuento y el centro de procesamiento actual. 

Plazos de entrega más cortos, mayor transparencia 

Desde enero de 2021, la verificación y aprobación de facturas está totalmente digitalizada en OSG. El resultado es una aceleración significativa en los tiempos de procesamiento y una total transparencia en cuanto al estado de cada factura. OSG también tiene la intención de digitalizar completamente el proceso de recepción de facturas en un futuro próximo. En la medida de lo posible, los proveedores ya no deben enviar facturas en papel, sino sólo facturas digitales en el futuro. Estas pueden introducirse en el flujo de trabajo mucho más rápidamente y están prácticamente libres de errores. A continuación, se archivarán electrónicamente en el archivo digital xSuite.

Como siguiente gran paso, OSG creará un sistema de pedidos en SAP y lo conectará al flujo de trabajo de facturas para que sean posibles los procesos P2P continuos. La verificación automática de las facturas se realizará en función de la triple correspondencia: Si el pedido, la entrada de mercancías y la factura coinciden, el sistema puede contabilizar automáticamente la factura en la oscuridad sin necesidad de una comprobación y liberación por separado. Actualmente, OSG está sometiendo el archivo digital a una auditoría por parte de sus auditores. En el futuro, los documentos en papel podrán destruirse una vez escaneados con éxito, lo que supondrá un paso más para pasar de los procesos analógicos a los digitales diseñados con eficacia. Así pues, la digitalización en la OSG sigue en plena marcha. 

Nota del evento: DSAGLIVE

Conozca las ventajas de la tramitación electrónica de facturas con xSuite en DSAGLIVE también para otros sectores. En el informe práctico REMONDIS Maintenance & Services GmbH & Co. KG (el martes 21 de septiembre de 2021, a las 15:30 horas), conocerá cómo se implementó la introducción de un flujo de trabajo de facturas con S/4HANA y Fiori.