Sencillo, rápido y barato

Hace unos años, Gartner ya había informado sobre la enorme escasez de desarrolladores de aplicaciones, y muchas empresas se habían dado cuenta de que carecían de los desarrolladores necesarios o de que el tiempo de espera para el desarrollo de una nueva aplicación era extremadamente largo.

Para mí, esto se hizo tangible en los últimos meses con dos clientes: El primer ejemplo es la empleada de la Oficina de Atención al Cliente de una empresa internacional que consolida todas las preguntas en una hoja de cálculo Excel después de cada reunión de la empresa. A continuación, crea un documento de Word con las preguntas más frecuentes, lo convierte en un archivo PDF y lo publica en la intranet después de cada reunión de la empresa.

La solución: el empleado coge Power Apps, lo utiliza para crear un formulario en el que se pueden introducir las preguntas directamente antes y durante la reunión, responde allí a las preguntas e introduce las respuestas para que estén siempre disponibles de inmediato para todos los compañeros. Nada de Excel, Word o PDF. Fácil de usar, permisos adecuados para el personal y los redactores, siempre actualizado y con un mantenimiento significativamente menor.

Recursos informáticos y soluciones

El segundo ejemplo se refiere a los empleados del departamento de compras: existen los requisitos para una nueva aplicación que registre la entrada de mercancías. Pero el departamento de TI ha dicho que los recursos necesarios para el desarrollo no estarán disponibles hasta dentro de seis meses.

Ya no es posible seguir el ritmo. Así que, por necesidad, se crean soluciones provisionales propensas a errores y los datos se transfieren "a mano" al sistema SAP. Los recursos disponibles suelen eludir la seguridad, la gestión de calidad y los procesos reales. Esto conlleva a veces grandes riesgos, hasta la pérdida de datos. Nadie está contento con la situación, "pero no se puede hacer nada". 

Esta es probablemente una de las razones por las que muchas empresas han establecido un "Excel crítico para el negocio" con el que (tienen que) trabajar en paralelo a su entorno SAP. 

Gracias a OData, ahora es relativamente fácil mantener los datos sincronizados con la "única fuente de verdad" del sistema SAP y asignar procesos más complejos con numerosas macros de Excel, pero ese nunca fue realmente el objetivo de estos programas.

Gracias a SAP Ruum, SAP Intelligent RPA, SAP Conversational AI o el nuevo AppGyver, los usuarios de SAP disponen ahora de diversas herramientas que deberían permitirles desarrollar nuevas interfaces de usuario y automatizar ellos mismos los flujos de procesos. La SAP Store para iRPA, por ejemplo, ofrece un excelente punto de partida y muestra cómo los procesos de SAP pueden automatizarse ahora más fácilmente.

Además de estas nuevas herramientas de SAP, hay otros muchos proveedores que llevan mucho más tiempo activos en el mercado de LCNC. Microsoft, por ejemplo, ofrece un completo entorno de bajo código/sin código con su plataforma Po-wer, que incluso recibió recientemente la máxima calificación en el cuadrante Leader para plataformas de bajo código de Forrester.

A diferencia de las herramientas mencionadas anteriormente, Microsoft Power Platform no se dirige al usuario SAP empedernido que está acostumbrado a la interfaz gráfica de SAP y puede orientarse rápidamente en Ruum, iRPA y CAI, sino más bien al usuario que viene del mundo de la oficina y necesita datos del sistema SAP rápidamente y quiere volver a escribirlos.

Ruum frente a Power Automate

Esto empieza, por ejemplo, con los llamados flujos de Power Automate. Éstos pueden crearse y activarse directamente desde Excel. Por ejemplo, un usuario puede activar cambios en un archivo de Excel automáticamente o mediante un activador manual en Excel y, de este modo, escribir información en el sistema SAP o leer datos.

Otros ejemplos populares proceden del área de Outlook: aquí se pueden automatizar pasos sencillos con unos pocos clics o incluso procesos más complejos a través de Power Automate Desktop. Puede tratarse de procesos que se activan cuando llega un correo electrónico del jefe o un mensaje de un socio o proveedor importante.

Esto puede llegar incluso hasta el punto de que un pedido del archivo PDF adjunto se evalúe automáticamente desde allí utilizando el AI Builder disponible y se inicie un flujo de trabajo en el sistema SAP.

Si aún no está claro qué procesos pueden optimizarse, el Asesor de procesos integrado ayuda a identificar los pasos que llevan mucho tiempo en la empresa y que pueden racionalizarse y automatizarse.

Con Power Apps, se pueden crear nuevas aplicaciones con bastante facilidad, como se describe en el primer ejemplo, sin necesidad de conocimientos de programación. Casi como en Power Point -con algunos conocimientos como los del mundo de las macros de Excel- los usuarios pueden así, por ejemplo, mostrar datos y hacer que se puedan buscar o escribir máscaras de entrada con poco esfuerzo. 

Aunque se disponga de escasos o nulos conocimientos sobre macros, las instrucciones también pueden describirse como texto normal e incorporarse al
Los comandos correspondientes se "traducen". Un "Muéstrame los clientes de Alemania cuya suscripción ha caducado" se convierte entonces en un filtro(Clientes, 'Dirección 1: País/Región' = "DE" y 'Suscripción' = "Caducada"). De este modo, los usuarios empresariales pueden concentrarse realmente en la aplicación, no en la tecnología.

El Agente Virtual Power ayuda en la creación de bots. Ya sea proporcionando chats en el área de soporte y servicio o como herramienta de ayuda para que los empleados recuperen la última nómina o solicitud de vacaciones o simplemente para saber qué se ofrece hoy en la cantina: Un breve chat puede proporcionar respuestas rápidas aquí, y no solo en un navegador o a través de WhatsApp, sino también, por supuesto, en Microsoft Teams.

A propósito: para no dirigirnos (sólo) al usuario SAP empedernido, todos los usuarios de Teams pueden llamar a la Power Platform directamente desde Teams. Esto nos permite llevar la nueva tecnología a un grupo de usuarios ya existente, sin necesidad de más formación.

Automatización, aplicaciones y agentes

Lo convincente de Power Automate, Power Apps y Power Virtual Agent es que los tres productos se basan en el mismo marco. Los conectores disponibles para Power Automate también pueden utilizarse en Power Apps o Vir-tual Agent.

De este modo se consiguen efectos sinérgicos con extrema rapidez. Una vez establecida la conexión con el sistema SAP, SharePoint o la base de datos, pueden crearse aplicaciones completamente nuevas con unos pocos clics.

El enfoque LCNC suele ser ridiculizado por los desarrolladores "de verdad". Sin embargo, la Plataforma Power une ambos mundos, ya que se enfatizan los puntos fuertes de cada grupo. El experto en la materia puede implementar sus requisitos sencillos pero necesarios con ayuda de herramientas y con todos los aspectos en gestión de calidad, mientras que el desarrollador se siente aliviado y puede ocuparse de los requisitos técnicos más complejos.

Los usuarios comerciales pueden exportar el código creado y el desarrollador "real" puede seguir editando el proyecto en VSCode. La integración en GitHub también es posible y permite ejecutar proyectos escalables. La "fusión de equipos", la unión de distintas competencias, es un tema central de la plataforma Power.

El miedo a la TI en la sombra o la preocupación por la pérdida de datos se abordan a través de un centro de excelencia. La plataforma Power proporciona los mecanismos adecuados para que pueda utilizarse también en áreas muy críticas de una empresa.

Como se ha mencionado al principio, el punto de entrada suele ser Office. Sin embargo, los datos no solo proceden de SharePoint, Office o Azure. Cientos de conectores permiten acceder también a numerosos sistemas ajenos a la plataforma de Microsoft.

Estos conectores de terceros aprovechan los puntos fuertes de Power Platform y permiten fusionar, analizar y utilizar datos no sólo de un sistema, sino de mundos diferentes.

Conectores SAP

Uno de los conectores más importantes es la conexión con el mundo SAP. Como las interfaces con SAP siguen siendo bastante complejas a pesar de SAP Graph o SAP API Business Hub, a menudo vemos que los clientes cuentan con un experto en SAP que les proporciona los conectores adecuados para las funciones individuales de SAP.

A partir de este momento, los usuarios ya no tienen que preocuparse de cómo acceder a los datos del sistema SAP. Ahora sólo es cuestión de obtener la información sobre pedidos, facturas, productos o información de RRHH.

Por supuesto, la autenticación es importante en este caso, no sólo por motivos de autorización o auditoría, sino también por aspectos relacionados con las licencias. Power Platform permite un verdadero inicio de sesión único, lo que significa que el usuario conectado a Power Platform (a través de Azure Active Directory) también se corresponde 1:1 con un usuario del sistema SAP.

Esto aclara la cuestión de las licencias en muchos casos, ya que la diferencia entre que este usuario vea los datos SAP a través de SAP Fiori, SAP GUI o SAP Portal suele ser la misma que el acceso a través de la Power Platform. Por supuesto, todavía puede haber diferencias específicas del cliente aquí, pero SSO puede simplificar significativamente la situación de concesión de licencias.

El camino a través del escritorio

¿Cuáles son las conexiones con el mundo SAP? La forma más sencilla de automatizar las aplicaciones SAP existentes e integrarlas en la plataforma Power es Power Automate Desktop. Con él se pueden simular pulsaciones y entradas "normales" en el teclado. No importa si se inicia Excel, otro programa de Windows, un navegador o la interfaz gráfica de SAP.

Por supuesto, también se pueden iniciar scripts SAP y automatizar procesos. De este modo, las transacciones SAP complejas pueden completarse y ejecutarse automáticamente. Lo mejor de todo es que el uso de Power Automate Desktop es incluso gratuito para los usuarios de Windows 10. De forma análoga a iRPA, la vía a través de BAPIs/RFCs sigue siendo una de las opciones más populares.

Más rápido: BAPIs y RFCs

Por muy bonito y sencillo que sea el modo de automatización a través del escritorio, no es realmente eficaz ni escalable. El acceso a través de API es mucho mejor en este caso. Como ha sido el caso durante décadas, el camino a través de BAPIs/RFCs es familiar para la mayoría de los usuarios de SAP.

El conector certificado SAP ERP Connector permite a los usuarios con conocimientos de SAP acceder a las BAPI y las RFC directamente a través de la Power Platform. Al usuario se le ofrecen diversas ayudas (se pueden buscar RFC, las estructuras se cargan automáticamente, etc.), pero sigue siendo necesario un cierto conocimiento de SAP para acceder a las RFC. 

La forma nueva y preferida es, sin duda, a través de la interfaz OData. Gracias a SAP Fiori, ahora hay miles de servicios OData estandarizados. Muchos de ellos están documentados en SAP API Business Hub y, si falta alguno, se pueden generar a través de SAP Gateway o mediante CDS Views.

Mejor: SAP y OData

La Power Platform hace tiempo que superó su infancia y es utilizada de forma productiva por numerosas empresas - también y sobre todo - en el entorno SAP. Empresas como ZF Group, T-Mobile, SBB, PayPal, Ikea Suecia o Coca-Cola utilizan todos los componentes de la Power Platform y se benefician de un valor añadido cada vez mayor para sus inversiones. Para ello, a menudo se han creado departamentos especiales de SAP y Power Platform.

Estos expertos trabajan en los servicios OData, BAPis, RFC, etc. necesarios y crean conectores para la plataforma Power. A partir de ese momento, los usuarios pueden acceder a estas conexiones. A partir de ahí, todo gira en torno a los pedidos, los productos y los empleados, y ya no se trata de integraciones técnicas en el mundo SAP.

La respuesta es muy clara: de repente, el departamento informático de SAP se siente aliviado. Las respuestas ya no son: en seis meses tendremos desarrolladores libres para trabajar en las nuevas aplicaciones, pero el departamento de TI de SAP ha "externalizado" el desarrollo de estas aplicaciones a la empresa. Se trata de un verdadero win-win.

El departamento de TI de SAP está contento porque ya no tiene que preocuparse de desarrollar aplicaciones. Al mismo tiempo, tiene pleno control sobre quién accede al sistema SAP, cuándo y con qué frecuencia. Los empleados de la empresa están contentos porque por fin pueden acceder inmediatamente a los datos de SAP y crear su propia aplicación: ¡cuándo y cómo quieran!

Gestión de API

Afortunadamente, esto es exactamente lo que vi con el cliente frustrado de mi presentación: Después de que presentáramos la gestión de API de SAP al departamento de SAP y mostráramos a los responsables cómo pueden ahora liberar el acceso a su sistema SAP y protegerlo al mismo tiempo, se asignó allí a un colega para la plataforma Power. Este empleado se encarga ahora de la prestación de servicios OData.

Los empleados de la empresa pueden llamar y examinar los servicios disponibles a través de la gestión de API y, a continuación, empezar a escribir nuevas aplicaciones de forma totalmente independiente. Si el acceso a determinados datos SAP aún no está disponible, se puede realizar la solicitud correspondiente a través de una app. Lo mejor de todo es que esta aplicación también fue creada por los propios usuarios empresariales en tan sólo unos días a través de una Power App.

Suba con la plataforma Power

Muchos socios han reconocido las posibilidades y han creado prácticas de la plataforma Power. Algunos socios ya han puesto en marcha proyectos de gran envergadura y muestran cómo puede conectarse la Power Platform a los sistemas SAP en las instalaciones del cliente.

Especialmente en el contexto de Rise con SAP y S/4, se trata cada vez más de ampliar los procesos estándar de SAP fuera del núcleo (keep the core lean) e implantar valor añadido de forma rápida y sencilla. Aquí es donde se ponen de manifiesto los puntos fuertes de una combinación de SAP y Power Platform.