1 + 1 = 3

El mundo cambia muy deprisa. Hay nuevos modelos de negocio, nuevas tecnologías, fusiones de empresas o cambios en el mercado, con las consiguientes oportunidades. Una función financiera y contable corporativa tiene que ser eficiente y productiva para seguir el ritmo de los cambios en una empresa y servir de pilar para las decisiones empresariales.

La transparencia, así como unos datos financieros actualizados y válidos, se garantizan cuando se automatizan tantos procesos como sea posible en todo el ámbito de las finanzas y la contabilidad y se eliminan las fuentes de error. Esto también se aplica a las empresas que utilizan SAP S/4HANA en Finanzas o se están preparando para esta plataforma.

Esto se debe a que la automatización selectiva y completa, por ejemplo en el área de cierre financiero, cierra la brecha de medios entre SAP S/4HANA y las indeseables tareas manuales que todavía están muy extendidas.

No hay forma de evitar la automatización de procesos

Las soluciones ERP de SAP son herramientas potentes y ofrecen a las empresas un amplio abanico de posibilidades de gestión y control. Sin embargo, los sistemas ERP también tienen los llamados espacios en blanco, es decir, áreas que no cubren el proceso de extremo a extremo por completo o solo de forma limitada.

Entre ellos se encuentran, por ejemplo, el análisis de partidas abiertas de alto riesgo y elevada antigüedad, así como la conciliación de cuentas y la preparación de diarios, que todavía hoy se hacen manualmente y con Excel en muchas empresas. Los procesos manuales tienen serias desventajas. Las discontinuidades en los soportes, los errores de transmisión o las conciliaciones que llevan mucho tiempo entrañan un alto riesgo de error y dificultan la preparación diaria actualizada de los datos financieros.

Cuando se opera en un entorno complejo con procesos ramificados, es más que ambicioso ofrecer resultados financieros o previsiones de alta calidad con hojas de cálculo. La comprobación y validación de los resultados, es decir, la búsqueda y corrección de errores, conlleva una enorme cantidad de trabajo.

Un estudio internacional realizado por BlackLine a finales de 2020 corrobora este hecho: sólo alrededor de la mitad (el 56% en todo el mundo y el 50% en Alemania) de los directivos de las empresas confirman que confían plenamente en la exactitud de los datos financieros de su empresa.

Cuando se les preguntó por las razones de la falta de confianza, el 37% de los encuestados de todo el mundo y el 38% de los encuestados alemanes citaron la continua dependencia de hojas de cálculo inflexibles y procesos anticuados que dejan a los equipos financieros a oscuras hasta final de mes. Este problema de confianza puede resolverse con una solución que automatice estos procesos y se integre perfectamente en el sistema ERP.

Automatización desde el principio

La arquitectura ERP de SAP S/4HANA se ha desarrollado de tal manera que las modernas tecnologías in-memory se pueden utilizar de forma óptima y se eliminan los límites entre los sistemas de transacciones, análisis y planificación. De este modo, es posible realizar valiosos análisis en todas las dimensiones y datos, en principio desde cero.

Sin embargo, especialmente en el caso del estado financiero mensual, los procesos son tan complejos que sigue siendo necesario el trabajo manual y, por tanto, no se eliminan automáticamente las posibles fuentes de error.

Por lo tanto, tiene sentido arrojar luz sobre estos procesos manuales, evaluarlos y reunirlos en una plataforma. Sólo entonces se podrá cerrar la brecha y estandarizar y automatizar todo el proceso de principio a fin. El resultado aporta más transparencia al proceso de cierre, al tiempo que proporciona más tiempo a los contables para centrarse en las excepciones y actuar como socios empresariales. La pregunta de si el uso adicional de una plataforma tiene sentido deberían planteársela los responsables de las empresas incluso antes de la conversión a SAP S/4HANA.

La automatización, en cualquier momento, quiere ser gestionada

La automatización de los procesos manuales en el cierre financiero suele tener lugar en dos situaciones diferentes: de forma retroactiva, cuando SAP ECC ya está implantado y se desea optimizar los procesos, o en el transcurso de una actualización completa a SAP S/4HANA junto con una solución de automatización adicional.

Es importante cuestionar críticamente todos los procesos ya durante la planificación de la migración a SAP S/4HANA y reorganizarlos en caso necesario. En este punto, además de TI, debe incluirse activamente en la planificación estratégica la opinión de los expertos financieros en particular. La transformación digital no es solo tarea de los especialistas en TI, sino también de los expertos de los departamentos especializados.

Se recomienda la automatización de tareas que antes eran manuales en los departamentos financieros antes de actualizar el ERP. En este caso, el potencial reside principalmente en el área de conciliaciones de cuentas, interempresas y transacciones. Esto puede reducir el esfuerzo necesario para los procesos de cierre en el departamento.

De este modo, las ventajas de un riesgo de error significativamente minimizado y una mayor actualidad de los datos financieros son considerables. De este modo, los expertos financieros disponen de más tiempo para planificar la migración y diseñar conjuntamente los procesos de la empresa de forma que se alcance el estado deseado.

Conclusión: 1 + 1 = 3

Al cambiar a SAP S/4HANA incluyendo la solución de BlackLine, los pasos manuales pueden automatizarse y, por tanto, controlarse mejor. Soluciones como BlackLine cierran la brecha entre ERP o S/4HANA Finanzas y las soluciones CPM/EPM con procesos de automatización fiables y seguros.

En la actualidad, BlackLine ofrece las únicas extensiones de soluciones SAP para el cierre financiero disponibles en el mercado, sin interrupciones de medios, en la nube y diseñadas específicamente para finanzas y contabilidad. Los clientes de SAP informan de ciclos de cierre hasta un 70 % más rápidos, una duplicación de la eficiencia contable y un personal financiero y contable más feliz y motivado.

Lo que SAP y BlackLine ofrecen juntos es muchas veces mejor que lo que cualquiera de las dos empresas podría ofrecer por separado. Esto se debe a la estrategia y hoja de ruta uniformes y a la misma comprensión de los procesos de cierre y contabilidad. Uno y uno es a veces más que la suma.