Procesamiento automatizado de facturas en entornos multi-ERP

El crecimiento empresarial es el objetivo clave de las empresas: los entornos multiERP surgen como resultado de este crecimiento a través de fusiones y adquisiciones, y con el tiempo pueden dar lugar a importantes ineficiencias y desperdiciar valiosos recursos.

El mayor valor añadido de la automatización y los efectos armonizadores en entornos multi-ERP se encuentran en la posibilidad de introducir un proceso estandarizado a través de diferentes sistemas con diferentes retos. Además, desde el punto de vista empresarial, la intercambiabilidad de recursos y la posibilidad de consolidar centros de servicios compartidos (CSC) son otras ventajas fundamentales.

El objetivo de la automatización debe ser poder demostrar procesos independientes de las ubicaciones físicas y los requisitos. Para ello hay que automatizar, por ejemplo, los procesos de facturación en papel, o llevar a un nivel superior los conocimientos técnicos personales, como la coordinación de las cuentas por pagar.

La ventaja de las sofisticadas soluciones de automatización de Esker es que se utiliza una única plataforma para realizar todo tipo de análisis, informes y gestión de procesos. Desde el punto de vista de la infraestructura, la idea es comprensible: La empresa construye una capa abstracta que permite a todos los empleados trabajar a ese nivel en lugar de ocuparse de todos los detalles técnicos asociados a los distintos ERP.

Las soluciones en nube están claramente en alza en este ámbito, ya que ofrecen opciones de acceso orientadas al usuario a través de un navegador web, mientras que la aplicación real se opera en la infraestructura del proveedor de servicios.

SAP es el punto de anclaje central de Esker en la automatización de procesos. Como Silver Partner de SAP®, la plataforma integrada en la nube de Esker ofrece formas flexibles de automatizar procesos empresariales complejos y organizar acciones entre departamentos.

Las soluciones de automatización cuentan con integración certificada por SAP, lo que garantiza una automatización sin fisuras del flujo de datos y documentos en el sistema SAP de las empresas.

Engel & Völkers: Procesamiento centralizado de facturas con conexión Multi-SAP

La solución de Cuentas a Pagar de Esker se integra perfectamente con los sistemas SAP® ERP y permite a las empresas automatizar las actividades manuales del procesamiento tradicional de facturas.

Engel & Völkers, una de las empresas de servicios de intermediación inmobiliaria más conocidas en el segmento premium, también ha dado este paso con Esker. Cada mes, se procesan en un Centro de Servicios Compartidos (CSC) central de Hamburgo entre 3.000 y 4.000 facturas procedentes de varios países y diferentes ubicaciones.

Las facturas se contabilizan en dos sistemas ERP: SAP Business One y SAP Business by Design. SAP R3 está conectado con fines de archivo. En el pasado, el registro manual de facturas en papel y por correo electrónico y el proceso de aprobación basado en documentos resultaban lentos y poco transparentes.

"Un criterio importante para nosotros a la hora de seleccionar una solución era un flujo de trabajo que pudiera diseñarse individualmente para desencadenar las liberaciones de facturas desde la aplicación para todos los sistemas SAP, en función de la sociedad y la afiliación ERP.'', explica Fabian Endtricht, Team Lead Accounting Systems and Processes de Engel & Völkers.

,,La solución Esker basada en la nube para cuentas por pagar cumplía plenamente nuestros requisitos de conexión multi-SAP y pudo ponerse en marcha al cabo de tres meses de implantación."

Gracias a la capacidad multi-ERP de la solución Esker, los sistemas ERP, todos ellos procedentes de SAP pero con estructuras tecnológicas completamente diferentes, pueden gestionarse de forma centralizada bajo una misma interfaz.

Las facturas entrantes de los proveedores se transfieren ahora automáticamente a la plataforma Esker para su procesamiento y aprobación. Allí se lleva a cabo la asignación a sociedades y ERP. La información esencial de la factura se lee y, cuando es posible, se proporciona con asignaciones iniciales de cuentas automáticas basadas en la lógica.

Tras una comprobación satisfactoria, la liberación se realiza a través de un flujo de trabajo asistido por correo electrónico, que es personalizable, tiene en cuenta varias etapas y se basa en el importe de la factura y la sociedad. Tras la aprobación, la solución de Esker transfiere los datos al sistema SAP correspondiente para su contabilización automática. El número de factura SAP B1/SAP ByD/SAP R3 correspondiente se devuelve a la aplicación Esker y se archiva a prueba de auditorías.

¿Cuál es el resultado final? Gracias a la captura de datos basada en IA, el reenvío directo a ERP y las funciones de flujo de trabajo electrónico, Engel & Völkers optimiza ahora el procesamiento de facturas y gestiona eficazmente el flujo de caja.

Preparados para el futuro en la nube: con certificación SAP, por supuesto

A partir de octubre de 2019, la integración de las soluciones de procesamiento de pedidos y cuentas a pagar de Esker con SAP S4/HANA® Cloud ha sido certificada por SAP®. "Esker lleva más de 15 años invirtiendo en el ecosistema SAP. Proporcionar nuevas capacidades de integración ofrece a los clientes más valor en términos de su transformación digital,", explica Jean-Michel Bérard, director general de Esker.

Con la certificación, los usuarios pueden estar seguros de que Esker Cloud es una solución preparada para el futuro en el entorno SAP®. SAP S4/HANA® se está abriendo camino en cada vez más empresas como el "sucesor" del clásico SAP/R3.