La Ley de acceso en línea

Podemos trabajar en nuestros proyectos desde el despacho de casa, encargar libros, ropa e incluso la compra tumbados en el sofá, y tener acceso a ingentes cantidades de películas, series y música. En principio, muchas interacciones entre personas y empresas, por un lado, y municipios, por otro, también podrían gestionarse digitalmente a distancia.

Sin embargo, las opciones de administración electrónica -es decir, los servicios ofrecidos por las autoridades e instituciones públicas que pueden utilizarse a través de Internet- han sido hasta ahora bastante limitadas. Y su uso también está por debajo de la media.

La Ley de Acceso en Línea acelerará la digitalización

El Índice de la Economía y la Sociedad Digitales (DESI) de la UE da una primera indicación de cuánto le queda por recuperar a Alemania. En el Informe DESI 2019, Alemania ocupa el último lugar en el ámbito de los servicios públicos digitales en general y en los aspectos individuales. El "eGovernment Monitor", que la Iniciativa D21 lleva publicando desde 2011 (ahora junto con el instituto de investigación Fortiss), dibuja un panorama más preciso de la situación.

En el Monitor de 2019, solo el 48% de los encuestados en Alemania afirma haber utilizado un servicio de administración electrónica en los últimos doce meses (un 8% más que el año anterior; 2012: 45%). En Austria, la cifra fue del 70 por ciento (un 4 por ciento menos en comparación con el año anterior; 2012: 68 por ciento) y en Suiza del 58 por ciento (un 3 por ciento más en comparación con el año anterior; 2012: 58 por ciento).

En los tres países predomina la búsqueda de información en las páginas web de los ayuntamientos. En cambio, apenas se solicitan certificados de buena conducta en línea o se encargan certificados. Los mayores obstáculos desde el punto de vista de los ciudadanos en Alemania son que no se ofrece el servicio requerido (45%), es necesaria la adquisición de hardware adicional (44%) y la estructura de las ofertas no es transparente (43%).

La Ley de Acceso en Línea (OZG), promulgada en 2017 y en vigor desde entonces, pretende aportar más movimiento a lo que durante años ha sido una situación más o menos estancada. Las administraciones federal, estatales y locales están obligadas a ofrecer sus servicios administrativos de forma digital a través de portales administrativos para finales de 2022. La ley se concreta en el catálogo de aplicación de la OZG, que ha elaborado el Consejo de Planificación Informática, comité designado por los gobiernos federal y estatales. En él se definen 575 servicios administrativos en 14 áreas temáticas.

Barreras administrativas

Sin embargo, parece que el tema no acaba de calar, sobre todo en los municipios. Así se desprende de una encuesta realizada por la consultora BearingPoint. Al fin y al cabo, el 42% del personal administrativo encuestado califica de "bastante baja" o "baja" la importancia de la OZG para el diseño ciudadano de su municipio. El 39% afirma que el grado de dedicación de su ayuntamiento a la aplicación de la OZG es "más bien bajo" o "bajo".

Y ello a pesar de que todavía quedan algunas tareas pendientes en la agenda. Para el 81% de los encuestados, la adaptación de los procesos y organizaciones existentes es uno de los mayores retos, para el 45% es el presupuesto y para el 42% la motivación de los empleados y la disponibilidad de soluciones e infraestructuras informáticas se encuentran entre los principales obstáculos.

A esto hay que añadir: Sólo el 16% de los municipios opina que su actual proveedor de servicios informáticos está bien posicionado para la implantación de la OZG, el 61% sólo está parcialmente de acuerdo y el 23% en absoluto.

Aunque aún quedan unos dos años y medio para que finalice el plazo previsto en la ley, las evaluaciones actuales no son realmente alentadoras. Y eso sin tener en cuenta que la OZG sólo se centra en las interfaces con las personas y las empresas. Queda por saber cómo se integrarán en los sistemas de las autoridades e instituciones públicas.

Sin embargo, la integración estratégica y operativa de backend y frontend es elemental para establecer un proceso digital de principio a fin que contribuya realmente a una mayor eficacia y eficiencia para todas las partes implicadas. A la vista de la tarea ya de por sí considerable para los ayuntamientos, este enfoque holístico puede sonar inicialmente como una carga adicional que a nadie le gusta asumir. Sin embargo, desde nuestro punto de vista, es la única forma sensata. Y en muchos casos no supone mucho más trabajo.

SAP como base

Según nuestra experiencia, hay dos factores críticos para el éxito a la hora de crear procesos continuos sin discontinuidades mediáticas: los distintos departamentos y unidades deben estar dispuestos a trabajar juntos. Y deben cuestionar conjuntamente todas las estructuras, procesos y sistemas establecidos.

Sólo cuando esto ocurra podrá desarrollarse una arquitectura sostenible. Por cierto, esto no significa que todo el sistema tenga que estar implantado para finales de 2022. Pero con este objetivo en mente, los pasos individuales pueden planificarse con sensatez en una hoja de ruta. De este modo, las necesidades tecnológicas y los requisitos legales pueden definirse en la misma medida.

En el mejor de los casos, la base tecnológica de una arquitectura de este tipo es un sistema ERP orientado a las necesidades municipales. En concreto, esto significa que el sistema debe mapear los procesos específicos y los requisitos legales de las autoridades e instituciones públicas y facilitar la integración de cualquier aplicación necesaria para procedimientos especializados y la creación flexible de interfaces externas.

Esto significa que el sistema ERP debe cumplir criterios que los sistemas ERP orientados a las empresas no cubren necesariamente. En nuestra opinión, Suite 7 y S/4 con Public Sector Collection and Disbursement (PSCD) como módulo adaptado a la administración pública para la gestión de tesorería e ingresos lo cumplen.

Ley de acceso en línea

Las soluciones SAP pueden complementarse con aplicaciones específicas de socios, especialmente en el ámbito de los procedimientos especializados para procesos financieros. La razón de ello son los requisitos muy diferenciados: Éstos difieren no sólo de un estado a otro, sino que en sistemas federales como Alemania también de un estado federal a otro o incluso de un municipio a otro. Para trazar los procesos en la administración pública de forma coherente y sin discontinuidades en los medios, el uso de aplicaciones proporcionadas por socios de SAP que cubran específicamente las lagunas es una buena solución.

Por ejemplo, nuestra solución Suite4Public. Ésta complementa SAP PSCD con la solución modelo Doppik no sólo con funciones para la gestión de caja e ingresos, sino también con procedimientos especializados o aplicaciones municipales para las áreas de "impuestos sobre bienes inmuebles", "impuesto sobre actividades económicas", "impuesto sobre perros", "otros ingresos recurrentes", "ejecución" y procesos críticos.

Desde el punto de vista tecnológico, procedimientos especializados como los de nuestra Suite4-Public para procesos financieros son el punto de integración de las ofertas de administración electrónica dirigidas al exterior: El propietario introduce en línea toda la información sobre un nuevo perro, por ejemplo en un formulario. A partir de ahí, los datos se transfieren automáticamente al procedimiento especializado, donde se procesan.

La información al propietario, incluidos los impuestos que debe pagar, se realiza de nuevo en línea. El truco en todo esto es orquestar la muy heterogénea situación. Desde nuestro punto de vista, tiene sentido empezar por tomar conciencia de los cuatro pasos del proceso global: Entrada, transmisión de datos, procesamiento posterior y salida. La OZG afecta directamente a la entrada y la salida, mientras que la transmisión de datos y el tratamiento posterior lo hacen de forma más indirecta.

Para los cuatro pasos, se puede identificar cómo se han mapeado hasta ahora o cómo deberían mapearse en el futuro. Por ejemplo, diferentes proveedores ofrecen diferentes soluciones de formularios o portales para la aplicación de aspectos relevantes para la OZG.

Sin embargo, ninguna de estas soluciones representa la totalidad de los 575 servicios administrativos. La transferencia de datos y el tratamiento posterior siguen haciéndose en parte manualmente o con ayuda de herramientas ofimáticas. Si se utilizan soluciones informáticas específicas, los distintos departamentos y unidades las seleccionan según sus propias ideas.

A este respecto, los municipios deben relacionar entre sí sus diferentes enfoques no tecnológicos y tecnológicos a lo largo de los cuatro pasos del proceso global. Esto deja claro dónde existen discontinuidades en los medios de comunicación y dónde es posible realizar interfaces.

Los municipios que utilicen SAP como núcleo podrán sustituir gradualmente los componentes individuales de la arquitectura por componentes basados en SAP. Siendo realistas, esto no será posible de forma generalizada por el momento. Sin embargo, una orientación coherente hacia SAP conducirá paso a paso a un municipio verdaderamente innovador que ofrezca el mejor servicio posible a la población y las empresas locales.