Libere todo el potencial de automatización de S/4HANA

Libere todo el potencial de automatización de S/4HANLas fusiones y adquisiciones de empresas, la rápida expansión durante periodos de fuerte crecimiento y las compras de sistemas locales suelen dar lugar a un panorama heterogéneo de ERP difícil de gestionar para la mayoría de los departamentos financieros. A menudo, los datos financieros no pueden integrarse satisfactoriamente debido a las diferentes versiones e instancias de ERP.

Además, hay empresas que tienen varias instancias de un sistema ERP. En este caso, el problema es que estas instancias suelen estar configuradas de forma diferente, lo que genera ineficacia, poca transparencia, controles deficientes y un aumento de los costes. Además, los sistemas básicos cambian a medida que la empresa crece y evoluciona.

En ambos tipos de ERP, los datos suelen extraerse de los sistemas ERP y procesarse manualmente. Así, las auditorías internas se vuelven muy caóticas y pueden convertirse en una pesadilla para las organizaciones sujetas a la ley Sarbanes Oxley.

La ineficacia de los procesos de coordinación genera costes elevados

Si las actividades de cierre se llevan a cabo fuera del sistema ERP, suelen realizarse manualmente. El resultado son procesos de cierre largos, inconexos e ineficaces. No es infrecuente que las cifras y la documentación sean inexactas y haya que corregir los valores. Además del tiempo invertido, esto también genera costes adicionales, como honorarios de nueva auditoría para auditores externos, cuentas de resultados posteriores y multas oficiales.

Estados financieros fiables y migración a S/4HANA

Sin embargo, también hay empresas que solo utilizan una única instancia de un sistema ERP o que se esfuerzan por alcanzar este objetivo. Varias empresas han iniciado o iniciarán pronto la transición a una instancia consolidada de SAP® S/4HANA para su empresa. Sin embargo, incluso con una única instancia de ERP, la mayoría de los procesos que son importantes para el cierre financiero se ejecutan fuera del sistema ERP. Incluso una migración a S/4HANA no resuelve este problema. "S/4HANA se ve a menudo como la panacea para todos los retos del departamento financiero. En muchas empresas, los directores financieros no son conscientes de que no todos los procesos financieros se automatizarán con la migración a S/4HANA", afirma Lars Owe Nyland, director general para Europa de Trintech. "Una parte significativa del trabajo se sigue haciendo manualmente. El uso de hojas de cálculo, correos electrónicos, impresiones, documentos dispares y otras herramientas conlleva un alto riesgo de error y pérdida de control sobre el proceso."

Además, la compleja transformación a S/4HANA supone un gran reto para el departamento financiero, ya que durante esta fase de transición también deben prepararse estados financieros fiables. Paradójicamente, muchas empresas posponen el refuerzo de sus controles financieros y su marco de cumplimiento durante esta fase, a pesar de que unos procesos financieros estandarizados y automatizados reducirían los costes, el tiempo y el esfuerzo de la migración.

Más que la suma de sus partes

La solución a estos retos pasa por la automatización y estandarización de los procesos financieros. Ya en 2007, John Van Decker, Vicepresidente de Gartner Research, vio en ello un importante potencial de ahorro. "Cuando analizamos la automatización y unificación de procesos financieros clave como la conciliación de cuentas, el cumplimiento normativo y el cierre financiero, el conjunto es más que la suma de sus partes. Todos estos procesos son interdependientes y, cuando se combinan, generan ahorros en el retorno de la inversión." Su afirmación sigue siendo válida hoy en día.

Una solución de control financiero para el proceso de registro a informe con tecnología de automatización como Risk Intelligent RPATM crea claridad y transparencia. No sólo proporciona una visión general más clara de todas las tareas, sino que también muestra los detalles de las actividades individuales. Por ejemplo, es posible ver hasta qué punto se ha completado satisfactoriamente una tarea y pueden introducirse mejoras directamente en el sistema. Gracias a la automatización, todo el proceso se supervisa de forma fiable para que todos los implicados estén informados de sus tareas y las de los demás en todo momento.

Especialmente para grupos con filiales, operaciones globales y múltiples entidades jurídicas, la automatización permite dirigir las iniciativas y los recursos de cumplimiento a los mecanismos de control más adecuados. La gestión del contenido y el alcance, la programación, el flujo de trabajo de prueba y evaluación, las interfaces de usuario de gestión, los registros de auditoría y los informes ad hoc flexibles garantizan que los controles pertinentes de gestión del rendimiento y el cumplimiento se identifiquen, planifiquen y ejecuten correctamente.

Trabajar mejor, más rápido y más barato

Según la conocida sabiduría de la gestión, sólo dos de los tres criterios -velocidad, calidad y coste- pueden cumplirse a la vez. La gran ventaja de la tecnología de automatización para el proceso de cierre financiero es que los tres criterios se cumplen simultáneamente. Las empresas líderes del mercado gestionan sus conciliaciones diarias con una mejora de la calidad, una reducción del 95% de los errores, un aumento de la velocidad (el 99% de las partidas se concilian automáticamente antes del inicio de la jornada) y una reducción de los costes, según el Estudio de Rendimiento de la Contabilidad en 2017 del Grupo Hacket.

El ejemplo del grupo farmacéutico Sanofi demuestra que la implantación de la solución record-to-report (R2R) Cadency de Trintech en el periodo previo o simultáneo a una migración a S/4HANA aporta una reducción significativa de tiempo y costes. Sanofi está implantando Cadency en 95 países diferentes en paralelo a la migración a S/4HANA. Esto aumentará la productividad de 2300 usuarios, mejorará el cumplimiento de más de 2500 cuentas y eliminará los procesos manuales. Como resultado, no solo los usuarios finales, sino también la alta dirección tienen una visibilidad precisa de todas las actividades del proceso de cierre financiero.