Reembolso rápido de los gastos de viaje

Los resultados del estudio muestran que los procesos automatizados reducen significativamente las liquidaciones erróneas y aceleran el reembolso de los gastos de viaje. Dado que los empleados suelen pagar los gastos de viaje por adelantado, tienen gran interés en que se les reembolsen rápidamente.

Si la liquidación está automatizada, el tiempo medio de tramitación de un informe de gastos de viaje es de aproximadamente una semana. Si la liquidación se hace manualmente, los empleados tienen que esperar alrededor de media semana más.

No es raro que tarde de dos a tres semanas, sobre todo si las liquidaciones son incorrectas. Los resultados del estudio lo demuestran: Cuanto mayor es el grado de automatización del informe de gastos de viaje, más rápido recupera el viajero de negocios sus gastos.

Un factor importante que influye en el tiempo de tramitación es la calidad de las declaraciones de gastos de viaje. Las declaraciones de gastos de viaje incorrectas prolongan el proceso. Cuanto mayor sea el porcentaje de errores, más tardará el reembolso.

Si la empresa dispone de un software de viajes, éste registra los datos antes de que comience el viaje y señala los problemas. Durante la liquidación, solo hay que completar las reservas y compararlas con las facturas.

Según los resultados del estudio, en las empresas con procesos automatizados, sólo el siete por ciento de las liquidaciones son objetadas, mientras que en las empresas con procesos manuales, el once por ciento son devueltas con errores y vuelven a pasar por el procedimiento una vez corregidas.