Flujos de trabajo, documentos digitales, KPI normalizados

Muchas empresas alemanas combinan los principales procesos de RRHH -gestión de datos de personal, cálculo de nóminas o gestión del tiempo- con las funciones integradas de SAP Human Capital Management (SAP HCM).

Para las empresas descentralizadas, esto significa que el responsable in situ, es decir, el director de sucursal o de planta, se enfrenta a los procesos de recursos humanos, especialmente a los procesos de contratación laboral:

Elabora y comprueba el contrato de trabajo cuando se contrata, se prorroga un contrato de duración determinada, se aplaza un contrato de duración determinada, se transfiere o se rescinde un contrato. Sin embargo, además de él, suelen participar en estos procesos la organización central de RRHH y, posiblemente, un gestor empresarial de RRHH del departamento regional de RRHH.

Los procesos manuales ralentizan el trabajo de RRHH

En la mayoría de los casos, la coordinación entre estas partes es manual y en papel, lo que la hace bastante compleja. Los documentos de acompañamiento -contrato, hoja de personal, formularios, documentos de solicitud- se imprimen y a menudo se envían varias veces por correo.

En un proceso de contratación, por ejemplo, no existe entonces una visión clara de todo el proceso del contrato de trabajo. En consecuencia, las partes implicadas tienen que informarse sobre el estado actual de tramitación del procedimiento por teléfono o correo electrónico si es necesario.

En general, las numerosas discontinuidades de los medios también alargan los tiempos de procesamiento. Imaginemos los tiempos de ejecución en una empresa que tiene más de 100 tiendas en toda Alemania y lleva a cabo procesos de contratación laboral como los descritos.

Por lo tanto, el director de la sucursal o de la planta debe prever un plazo considerable para el proceso de contratación, y hay una sobrecarga burocrática que genera costes elevados.

Es mucho más fácil y eficaz si el proceso de contratación, pero también otros procesos de RRHH como la tramitación de las solicitudes de horas extraordinarias, se apoyan en flujos de trabajo y, por tanto, están normalizados y son continuos y automatizados.

Para ello es necesario utilizar una solución informática fácil de usar y que se integre perfectamente con SAP HCM, como Location Suite de Treorbis. Tiene una estructura modular y se basa en Web Dynpro para Abap.

Marco de flujo de trabajo

El núcleo central de Location Suite es su potente marco de flujo de trabajo genérico y, por tanto, flexible, el gestor de procesos HCM. En él, todos los datos de personal se registran y gestionan de forma centralizada y, en caso necesario, se remiten automáticamente y de forma directa a los lugares adecuados con todos los documentos necesarios para su posterior procesamiento.

Se acabaron los tiempos del tedioso papeleo, los registros manuales ilegibles o la espera de información. Incluso el director de la sucursal o de la planta está siempre bien informado.

Una cabina con funciones de semáforo le muestra fechas importantes, como la expiración de un plazo, para que pueda iniciar a tiempo las medidas correspondientes con un clic del ratón.

Contrato de trabajo en horas

Gracias al flujo continuo de datos y documentos, los procesos relacionados con los contratos se agilizan y los plazos de tramitación se reducen considerablemente.

Con Treorbis Location Suite, un proceso de contratación dura sólo unas horas, desde la recogida de datos del personal hasta la presentación del contrato listo para su firma.

Una respuesta tan rápida aumenta el atractivo de una empresa como empleador entre los solicitantes y supone una ganancia de imagen que no debe subestimarse.

La calidad de los datos también se ve beneficiada, ya que toda la información sólo tiene que introducirse una vez. Tanto si se trata de un proceso de contratación como de un cambio de contrato, un flujo de trabajo envía los datos necesarios directamente a las oficinas correspondientes de la organización regional o central de RRHH.

La secuencia de los distintos pasos de trabajo está definida con precisión, al igual que los datos que debe introducir el responsable de recursos humanos in situ y poner a disposición de las oficinas respectivas.

Transmisión de datos con sólo pulsar un botón

Una vez comprobados y aprobados todos los datos por los departamentos de personal pertinentes, el responsable genera el contrato de trabajo listo para su firma y todos los demás documentos necesarios con sólo pulsar un botón.

El contrato se imprime y se firma, se escanea junto con los demás documentos y se le asigna automáticamente un código de barras QR. Esto garantiza que los documentos se procesen sin problemas, se asignen claramente al proceso correcto en forma de "carpeta de circulación electrónica" y se archiven a prueba de auditorías.

Los documentos relacionados con los procesos, como contratos, cuestionarios o formularios, pueden crearse rápida y fácilmente como PDF utilizando módulos de texto predefinidos almacenados en el Gestor de procesos HCM, incluso con el diseño corporativo de la empresa correspondiente.

Para garantizar la fiabilidad del proceso, la tramitación posterior sólo es posible cuando se dispone de todos los documentos necesarios. Un sistema de seguimiento del estado informa automáticamente a los empleados implicados de las tareas pendientes según su función y autorización.

Una vez finalizado el proceso, toda la información y los documentos correspondientes se transfieren a SAP HCM con sólo pulsar un botón, donde se asignan a los infotipos SAP correctos o se almacenan en el expediente electrónico de personal.

KPI uniformes

Una vez armonizados en toda la empresa los procesos de RR.HH. relacionados con los contratos, también pueden crearse ratios de RR.HH. uniformes que sirvan para realizar análisis. Con la ayuda del módulo de software HCM Analytics, que forma parte integral de Location Suite, el director de la sucursal puede, por ejemplo, consultar los KPI actuales sobre fluctuación de empleados, salario o estructura de edad.

Ahora también es posible comparar el rendimiento de los empleados de la propia sede con el de otras sucursales o con el de toda la empresa, lo que proporciona información importante para mejorar el trabajo de RRHH. Un cuadro de mandos central presenta las cifras clave de RR.HH. de una forma gráficamente clara, y pueden refinarse hasta el nivel de detalle deseado mediante el desglose.

HCM Analytics se basa en la solución SAP BusinessObjects Dashboards, y los datos se almacenan en un SAP Business Warehouse (SAP BW). La Location Suite también se sigue desarrollando y mejorando constantemente - y al hacerlo, también se tiene en cuenta la tendencia hacia la consumerización de las TI: como alternativa a la visualización "clásica" en pantalla web, determinados procesos de RRHH se visualizarán en el futuro en la moderna e intuitiva interfaz SAPUI5 (Fiori).

En el banco de pruebas

A la hora de planificar e implantar procesos de RR.HH. basados en flujos de trabajo, hay que superar muchos retos muy diferentes. Por ello, a la hora de implantar un proyecto de este tipo, se debe confiar en un proveedor de servicios de gestión de recursos humanos con experiencia, como Treorbis, que cuenta con amplios conocimientos técnicos, un método de implantación estructurado y un cierto instinto para aportar innovaciones a los usuarios.

En el marco de un análisis del estado actual, primero se examinan críticamente los procesos de la empresa y luego se elaboran mejoras para cada paso individual. Entre otras cosas, se combinan procesos y se reduce el número de documentos que los acompañan.

También se pone a prueba el panorama informático existente. Para ello resulta útil un enfoque gradual. Utilizando el método BPMN (Business Process Model and Notation), primero se modela un prototipo de los procesos de extremo a extremo, que se adapta sucesivamente a los requisitos del cliente y se perfecciona hasta que está listo para su implantación.

El esfuerzo y los costes para establecer flujos de trabajo con soporte informático siguen siendo manejables. Los componentes del flujo de trabajo -disposición de la pantalla, transición entre pasos del proceso, transferencia de datos o control de documentos- se mapean en Location Suite en forma de componentes reutilizables.