Conocimientos

La introducción de una gestión del conocimiento satisfactoria es un proceso que requiere tiempo y en el que debe desarrollarse una cultura del conocimiento abierta a todos los empleados. Por ello, Infomotion ha establecido la gestión del conocimiento (WM) como tarea central desde 2005 y, desde entonces, ha integrado todas las unidades de la empresa en los procesos de WM.

Estas medidas y métodos pueden estructurarse en forma de edificio. En el centro de esta construcción del conocimiento se encuentra una comunicación interna eficaz combinada con una estrecha coordinación de todos los responsables de la gestión del conocimiento. El objetivo es aprovechar los puntos fuertes individuales de los empleados, detectar las lagunas de conocimiento y ampliar los conocimientos generales de la empresa de forma selectiva.

Para alcanzar un mayor nivel de madurez, la gestión del conocimiento necesita una base teórica sólida y una visión como tarea de gestión independiente. Infomotion nombró hace tres años a un gestor del conocimiento que trasladó los planteamientos elegidos anteriormente al modelo de bloques de construcción de Probst.

La casa del conocimiento agrupa todas las herramientas utilizadas en cinco áreas. La base está formada por el depósito de conocimientos de la propia empresa y el desarrollo de los empleados, que están estrechamente relacionados.

El repositorio de conocimientos documenta tanto la experiencia de los consultores como el saber hacer de la organización. La empresa utiliza el sistema WM Knowledge in Motion (KIM) para su almacenamiento y distribución.

En este fondo común, los conocimientos corporativos recopilados se clasifican temáticamente sobre la base de un sistema wiki y están a disposición de todos los empleados mediante una función de búsqueda. A su vez, se les anima a aportar nuevos conocimientos y experiencias de proyectos en forma de artículos.

Se crea un incentivo mediante un sistema de puntos que recompensa la participación activa. KIM garantiza que los conocimientos no se pierdan aunque un consultor abandone la empresa. El acceso a contribuciones, modelos de procedimientos y normas de proyectos ahorra tiempo a los consultores y acorta la duración de los proyectos para el cliente.

El área de desarrollo de los empleados cuenta con una serie de herramientas para ayudar a los nuevos empleados a orientarse rápidamente. Entre ellas se incluye un evento de bienvenida de dos días en el que se introducen los temas de la empresa, los recursos humanos, la gestión del conocimiento, el cumplimiento, la gestión de las unidades de negocio y la etiqueta.

Un programa de tutoría apoya la promoción individual del potencial de los empleados. A cada empleado se le asigna un sparring que impulsa su desarrollo individual.

Orientar el desarrollo del conocimiento al desarrollo del mercado

El área central de la Casa de la MM incluye medidas para la distribución del conocimiento, así como herramientas para su desarrollo. Para ello, la empresa pone a disposición de sus empleados diversas plataformas de comunicación.

Cada empleado elige un ámbito de competencia en el que le gustaría seguir desarrollándose y establecer prioridades temáticas además del trabajo diario. Sólo en los últimos meses se han puesto en marcha 14 ámbitos de competencia para generar conocimientos en el área de SAP.

Empezando por la evaluación de nuevas funcionalidades, pasando por la agrupación y documentación de las mejores prácticas, hasta el desarrollo de soluciones parciales, los consultores se dedican a temas seleccionados con el objetivo de generar nuevas ideas y ampliar los conocimientos técnicos. Un ejemplo: Tras las primeras experiencias con SAP BusinessObjects 4.0 (abreviado BO4), se planteó varias veces la cuestión del rendimiento del sistema.

El ámbito de competencia de la prueba de estrés del BO4 se creó con la tarea de realizar una prueba de rendimiento automatizada de un sistema BO4 y recopilar evaluaciones de la carga del sistema durante la prueba.

Otra área de competencia tiene en cuenta el desarrollo actual del mercado y la creciente demanda de sistemas de bases de datos in-memory. Los empleados se dedican a la cuestión de qué posibilidades de elaboración de informes existen con BO4 cuando se utiliza SAP Hana como base de datos.

El objetivo es revisar críticamente las declaraciones de los fabricantes en este ámbito de competencia e identificar detalladamente los puntos débiles y las posibles soluciones antes de una solicitud del cliente, con el fin de garantizar una calidad óptima del asesoramiento.

Además, hay entre diez y veinte días laborables al año para estos proyectos internos. Los empleados presentan los resultados en un Día de las Competencias, que se celebra tres veces al año. Además de los resultados de los ámbitos de competencia, en este día también se presentan artículos científicos y buenas prácticas.

El desarrollo de conocimientos sobre los ámbitos de competencia se complementa con proyectos estratégicos. Por ejemplo, desde principios de 2012, Infomotion ha puesto en marcha un proyecto interno de SAP para evaluar el uso de Hana en entornos realistas. Para ello, se creó un entorno de hardware con el fin de poder realizar pruebas en un entorno realista.

Además, se establecieron funciones de expertos para el desarrollo ulterior de diversos temas, que resuelven conjuntamente problemas técnicos y crean innovaciones. Desde mediados de 2012, un experto se ocupa del tema del BI móvil e impulsa el desarrollo de conocimientos para soluciones móviles, también en el contexto de SAP BO.

Actualmente, tres de los diez grupos de expertos se ocupan de contenidos del entorno SAP. Un grupo se dedica a cuestiones específicas en torno a Business Warehouse y Hana. Otros grupos evalúan nuevas funcionalidades de SAP BO, mientras que otros examinan el tema de la "planificación centrada en SAP Business Planning and Consolidation".

Implicación de la ciencia

Además de generar conocimiento a través de campos de competencia y grupos de expertos, Infomotion también genera conocimiento mediante la cooperación con universidades. Se conceden plazas para tesis de licenciatura y máster.

En este marco, se llevaron a cabo trabajos científicos sobre temas de SAP que tratan de las ventajas potenciales de un Business Warehouse 7.3 en Hana teniendo en cuenta el rendimiento de los informes y las dependencias en el modelado de datos.

En la actualidad, los estudiantes investigan también el tema de los informes geográficos con SAP BO y estudian cómo puede visualizarse la geoinformación a partir de diversos mapas. Los resultados se archivan en una biblioteca interna de inteligencia empresarial y se ponen a disposición de todos los empleados.

El conocimiento como recurso central

La superestructura de la casa del conocimiento está formada por métodos de planificación y control. Para que la gestión del conocimiento se convierta en un proceso continuo desde la idea hasta el proyecto del cliente, aquí tiene lugar una evaluación del know-how mediante diversas herramientas.

Además del análisis de la cartera de conocimientos existente, también incluye un análisis DAFO de las actividades de gestión del conocimiento, así como cifras clave. En su centro se encuentra la representación de la cartera de conocimientos como una matriz con los ejes temas y tecnologías.

Aquí se muestran los temas actuales de los clientes, las sugerencias de los empleados, los proyectos en curso y los resultados de las investigaciones de los analistas sobre el mercado de la inteligencia empresarial. En este punto, cada responsable de unidad de negocio también prioriza los temas, el nivel de conocimientos actual y previsto para el futuro y los efectivos actuales y futuros.

En las reuniones de coordinación entre la dirección y la gestión del conocimiento, las cifras de facturación también se reflejan en las unidades de negocio y los objetivos para cada unidad se derivan de la cartera de conocimientos que se ha creado.

Al mismo tiempo, se analizan los temas en los que se asimilan los conocimientos adquiridos. En la misma medida, surgen nuevas ideas para ámbitos de competencia internos y temas especiales, que pasan a engrosar la cartera de conocimientos de la empresa. La casa del conocimiento refleja en última instancia todas las medidas y métodos necesarios para el proceso de gestión exitosa del conocimiento.

Los conocimientos y la experiencia de los empleados son los activos más importantes de todas las empresas. Por lo tanto, la expansión constante de los conocimientos técnicos es de vital importancia, lo que también debería reflejarse en el anclaje de la gestión del conocimiento en las directrices corporativas, los principios de gestión y el apoyo al personal.