Automatización robótica de procesos para una oficina sin papeles

Entretanto, las empresas han reconocido que las soluciones de impresión y gestión de documentos ofrecen ventajas considerables y, por tanto, han empezado a invertir en soluciones para optimizar y digitalizar los procesos y flujos de trabajo intensivos en papel.

Las nuevas tecnologías, como la movilidad, la automatización robótica de procesos (RPA), la inteligencia artificial (IA) y los equipos multifunción inteligentes, están dando un impulso adicional al mercado y abriendo nuevas vías para optimizar, automatizar y digitalizar los procesos intensivos en mano de obra.

Las empresas alemanas están empezando a reconocer el valor añadido para sus procesos de negocio y están evaluando los primeros casos de uso. Para su nuevo estudio "Print and Document Management in Germany 2019 - With digitalisation, automation and AI to operational excellence", IDC encuestó en noviembre de 2018 a responsables de TI y de negocio de más de 200 organizaciones con más de 100 empleados en Alemania.

Este estudio demostró que las empresas alemanas se están dando cuenta de que, con la ayuda de las tecnologías de impresión y gestión de documentos, se están acercando gradualmente a la oficina digital o, en el futuro, incluso sin papel.

Para el 42% de los encuestados, ya no se trata sólo de gestionar los procesos administrativos; recientemente, aspectos como la interacción con el cliente, los autoservicios y la mejora de la experiencia del cliente también se han convertido en el centro de atención.

Muchos han reconocido que el uso de soluciones de impresión y gestión de documentos optimiza los procesos y crea así la base para productos, servicios y modelos de negocio innovadores.

La oficina completamente sin papel no puede implantarse de la noche a la mañana, pero en los próximos doce a veinticuatro meses se vislumbra claramente un cambio en esta dirección.

La mayoría de los participantes en la encuesta dijeron que querían prescindir del papel para algunas tareas clásicas de oficina. Aunque cerca de la mitad de los encuestados sigue tomando notas en papel hoy en día, dentro de uno o dos años esto ya no será así ni siquiera en una cuarta parte de las empresas.

Aunque el 46% de los encuestados aún se encuentra en fase de planificación o evaluación en lo que respecta a RPA e IA, y el 21% mantiene una actitud de espera, IDC considera esencial la ampliación de las soluciones ECM y de gestión documental para incluir nuevas funciones de software como RPA e IA.

El 26% de las organizaciones encuestadas lo ha reconocido y ha invertido en las soluciones correspondientes. La automatización se optimiza mediante soluciones con funciones de RPA e IA y transforma procesos de trabajo y estructuras organizativas enteros.

Ya sea aumentando la eficiencia de los procesos de impresión de extremo a extremo, creando trabajos de impresión, mejorando la utilización u optimizando el servicio en caso de interrupciones, la RPA y la IA pueden ser útiles en muchísimos lugares.

IDC cree que la visión de la oficina sin papeles recibirá un impulso adicional de los flujos de trabajo basados en RPA e IA, pero las empresas aún tienen trabajo por hacer en el camino hacia ella.