Archivado con S/4 Readiness

Con S/4 Hana, todos los entornos SAP ERP establecidos se enfrentan a una renovación funcional y técnica. Las nuevas funcionalidades básicas, las aplicaciones móviles y los modelos operativos alternativos en la nube están cambiando radicalmente la arquitectura de TI de muchas empresas.

Gracias a la nueva Business Suite y a las posibilidades de integración que ofrece, las organizaciones pueden automatizar y digitalizar sus procesos de forma coherente. La base de datos en memoria SAP Hana en S/4 Core se está convirtiendo en el estándar de facto.

El cambio a S/4 hace tiempo que forma parte de la realidad empresarial. Muchas empresas están en pleno proceso de cambio, para otras el cambio a S/4 está en la hoja de ruta de TI a medio plazo.

Sin embargo, lo que a menudo queda relegado a un segundo plano durante la planificación es el tema del archivo de datos, es decir, la conservación de datos por motivos tanto legales como operativos, en combinación con la limpieza de datos, es decir, la depuración de los datos que no son necesarios.

Aunque los volúmenes de datos, ahora en crecimiento exponencial, se han convertido en un factor de coste respetable en muchas empresas y causan cada vez más problemas de rendimiento en los sistemas productivos, estos "dolores silenciosos" suelen ignorarse.

Los supuestos obstáculos del archivado de datos son demasiado elevados: van desde la temida pérdida de acceso al historial de datos hasta los cuellos de botella de capacidad en el departamento de TI, pasando por no saber qué tipos de documentos son relevantes para el almacenamiento y cuáles no.

Hana no se puede ampliar arbitrariamente

En su lugar, muchas empresas simplemente aumentan su presupuesto de hardware, crean nuevo almacenamiento físico e intentan hacer frente a la creciente cantidad de datos de esta manera. Sin embargo, con la nueva Business Suite on Hana, este enfoque ya no funciona.

Esto se debe principalmente a razones técnicas, que, sin embargo, conllevan un considerable efecto de coste: A pesar de la caída de los precios, las memorias principales siguen siendo bastante más caras que las memorias de disco duro.

Por tanto, los costes de hardware de las bases de datos en memoria como Hana son de tres a cinco veces superiores a los de las bases de datos convencionales. Aquí sí que merece la pena reducir a tiempo los sistemas propios, que suelen tener un tamaño de varios terabytes.

Además, SAP Hana no puede, a día de hoy, escalarse arbitrariamente. Esto significa que existen límites físicos para el tamaño de la base de datos, y que las capacidades solo pueden ampliarse con un gran esfuerzo administrativo, si es que es posible. Y el nuevo sistema no debería estar a reventar desde el principio.

El paso a S/4 trae consigo nuevos modelos de datos simplificados (Simple Finance, Simple Logistics); además, los componentes existentes quedan obsoletos y son sustituidos por funcionalidades sucesoras.

La transformación de datos a S/4 es inevitable si se quiere que el cambio sea lo más fluido posible y es un factor clave en la evaluación de riesgos de la transición, independientemente del enfoque elegido (greenfield/brownfield).

En general, cuanto menor sea la cantidad de datos almacenados en la base de datos y, por tanto, que haya que transformar, más fácil será el cambio y menor será el esfuerzo y el riesgo.

Estrategia de archivo para el futuro digital

También tiene sentido tratar el tema del archivado de datos independientemente de S/4 Hana - por varias razones: En primer lugar, el nuevo Reglamento General de Protección de Datos de la UE (GDPR de la UE) entró en vigor en mayo de 2018.

Se aplica en todos los Estados miembros de la UE y, además de las obligaciones ya conocidas, también establece nuevos requisitos para las empresas en el ámbito de la protección de datos personales y el archivado a prueba de auditorías. Por tanto, las empresas deberían ocuparse del tema de todos modos, independientemente de si tienen previsto cambiar al nuevo mundo SAP ahora o más adelante.

Por otra parte, la digitalización está cambiando las condiciones marco. Ya hoy, las empresas medianas posicionadas a nivel mundial generan varios millones de documentos de solicitud al año, especialmente en contabilidad financiera, logística y producción.

Los volúmenes de datos que se crearán en el futuro digital a través de los datos de IoT y su evaluación para fines empresariales aumentarán aún más la necesidad de almacenamiento. Las empresas que no apliquen una estrategia de archivado holística que tenga en cuenta todos los tipos de documentos tendrán dificultades para controlar su avalancha de datos en el mundo empresarial digitalizado. Pero, ¿cómo puede ser esa estrategia?

Una política de archivo orientada a los futuros procesos digitales integrales debe planificarse para toda la empresa y ser transparente para todas las áreas. La política contiene todos los objetos de archivo identificados, es decir, los datos de aplicación, así como los tipos de documentos que son relevantes para su conservación.

Contiene periodos de conservación vinculantes que cumplen los requisitos legales y las normas internas, especifica el periodo de conservación de los datos de las aplicaciones en los sistemas productivos y define dónde se almacenan físicamente los datos archivados.

Otros componentes básicos de la estrategia o directriz son el desarrollo de un concepto de autorización y acceso para la visualización de los datos archivados que tenga en cuenta los requisitos de los departamentos especializados, así como la creación de un concepto de documentación para la gestión eficaz del proceso de archivo.

Una vez establecida la política de archivado, debe establecerse en la organización informática el proceso de archivado consistente en el corte, la aplicación, el seguimiento y la aceptación por parte del departamento especializado. Deben tenerse en cuenta las dependencias entre los distintos objetos de archivo.

El proceso de archivado debe realizarse siempre de forma periódica. La experiencia ha demostrado que, en la medida de lo posible, se desea programar los distintos pasos de archivado (preprocesamiento, fase de escritura, fase de borrado y postprocesamiento) para que se ejecuten automáticamente, con el fin de minimizar el esfuerzo necesario para la administración del archivo.

La limpieza de datos como ventaja

Durante el desarrollo de una estrategia de archivado y la identificación de los datos relevantes para el almacenamiento, las empresas obtienen transparencia durante una fase de análisis sobre qué datos ya no son necesarios y, por tanto, inmovilizan innecesariamente los recursos del sistema.

Por lo general, los datos irrelevantes pueden eliminarse mediante medidas estándar. Éstas pueden programarse como complemento de las actividades de limpieza ya en curso. Además, se descubre el stock de datos superfluos resultante de la escisión o venta de empresas.

El remedio es un "carve-out" técnico en el que los datos pueden eliminarse con poco riesgo. En cualquier caso, estas medidas son indispensables para una migración a S/4. La fase de análisis como estudio preliminar para un posible proyecto de archivado incluye no sólo aspectos técnicos, sino también de optimización funcional.

El objetivo es validar y evaluar los datos maestros y los procesos de mantenimiento. De este modo, la calidad de los datos maestros puede mejorarse a largo plazo. Además, el análisis de costes de los datos maestros hace visibles los efectos de la falta de calidad de los datos. (Véase el recuadro sobre MDV).

Normas transparentes

Como consultor de procesos y especialista en SAP, CBS Corporate Business Solutions apoya a las empresas industriales en todas las fases de la transición a S/4, teniendo en cuenta los aspectos mencionados anteriormente.

El "CBS S/4 Hana Transition Program" combina de forma metódica y profesional los requisitos básicos en el entorno de One Corporation, Globalisation and Landscape Transformation con las innovaciones de SAP. CBS ET for SAP S/4 Hana" es el primer software estándar del mundo para la transición al nuevo mundo SAP.

Una cosa es cierta: desarrollar una política de archivado transparente para toda la empresa es una proeza y sólo puede tener éxito si los distintos departamentos y divisiones trabajan juntos.

Esto requiere cierta preparación. Hay que pensar en ello desde el principio, crear transparencia mediante análisis adecuados y hablar con todos los departamentos para definir los objetos de archivo y los tipos de documentos que son relevantes para el almacenamiento.

Además, hay que modelar y establecer los procesos de archivo, seleccionar una solución de archivo y, posiblemente, encontrar un socio de proyecto adecuado.

Este proyecto no puede hacerse simplemente al margen durante una transición a S/4. Debe entenderse y llevarse a cabo como un proyecto aparte. Debe entenderse y llevarse a cabo como un proyecto independiente, normalmente un proyecto preliminar independiente en el camino hacia S/4.

Incluidos SAP NW e ILM

Importante: En lo que respecta a la implementación de la estrategia de archivado, la plataforma SAP NetWeaver, incluido SAP ILM, ofrece una amplia gama de funcionalidades de archivado, entre las que se incluyen un acceso cómodo y rápido a los ficheros archivados, la implementación de bloqueos legales y el soporte para la destrucción de datos una vez alcanzado el periodo de conservación. La implantación de un proceso de archivado SAP ampliamente automatizado representa, por tanto, el primer paso, por así decirlo, en la transición a S/4.

Ventaja: Los datos archivados de la aplicación se almacenan de forma segura en ficheros de archivo a largo plazo y ya no en el sistema productivo. Esto permite reducir masivamente el crecimiento de datos en la base de datos. Al mismo tiempo, se cumplen los requisitos legales y las normas internas para el almacenamiento de datos de aplicaciones SAP.

Una estrategia de archivado bien pensada no sólo aporta a las empresas beneficios en costes y eficiencia que se reflejan en las cifras financieras clave, sino que también tiene como objetivo preparar de forma óptima a las empresas industriales para el cumplimiento de los requisitos legales, así como para el futuro digital asociado al cambio a S/4 Hana.

MDV optimiza la calidad de los datos maestros

Soluciones globales, transformación digital, S/4 Hana: estos son los principales impulsores para echar un nuevo vistazo al tema de la gestión de datos maestros en el entorno SAP.

Los datos maestros, como copia digital de objetos empresariales reales, desempeñan un papel cada vez más importante. La alta calidad de los datos maestros es la base de unos procesos empresariales eficientes.

CBS Master Data Validation para SAP ERP y S/4 Hana es un completo software estándar para evaluar, supervisar y optimizar los datos maestros. Las empresas industriales pueden utilizarlo para mejorar la calidad de sus datos maestros a largo plazo. El análisis de costes de los datos maestros también hace visibles los efectos de la falta de calidad de los datos.