Nuevo impulso a la facturación electrónica

En las últimas décadas, muchas empresas han automatizado y optimizado con éxito los procesos de procesamiento de facturas recibidas basadas en imágenes en formato papel y PDF con soluciones de procesamiento de facturas.

Los formatos electrónicos estructurados para el intercambio de facturas entre socios comerciales existen desde hace el mismo tiempo. Sin embargo, la proporción de facturas estructuradas electrónicamente en todo el mundo es relativamente baja en comparación con la proporción de facturas basadas en imágenes.

Por un lado, esto se debe al hecho de que las facturas en papel siguen dominando tradicionalmente en muchos países. Por otro, el formato "electrónico" más popular para las facturas es el PDF.

El hecho es que una factura en PDF no contiene la información estructurada de la factura electrónica que se requiere para la tramitación electrónica directa y la mejor digitalización posible.

Así que, aparentemente, la facturación electrónica es un sombrero viejo que apenas se usa a pesar de sus muchas ventajas. ¿Cómo puede justificarse este fenómeno cuando, según un estudio de la consultora Billentis, se puede ahorrar entre el 60 y el 80% de los costes por factura, tanto del lado del proveedor como del cliente?

Según nuestra experiencia, muchas empresas han frenado la facturación electrónica o la han dejado en un segundo plano por las siguientes razones:

Se argumenta que la tecnología es demasiado cara o complicada y que hay demasiados formatos. Además, en varios países hay requisitos legales poco claros en materia de autenticidad, integridad y archivo, así como incertidumbre sobre la validez de la deducción del IVA soportado.

Pero la moderación ya no es una opción. La obligación de aplicar la norma 2014/55 de la UE en los Estados miembros para 2019 ha cambiado significativamente las condiciones marco.

La citada directiva regula la facturación electrónica de los contratos públicos. Obliga a más de 300.000 administraciones públicas de países de la UE a estar preparadas para la facturación electrónica en cuanto a sistemas y procesos a partir de noviembre de 2018/2019. Es importante señalar que las facturas electrónicas puramente pictóricas no son facturas electrónicas en el sentido de esta directiva.

La norma de la UE en cuestión tiene un importante efecto de palanca sobre la facturación electrónica en su conjunto. Normalmente, entre el 45% y el 65% de todas las empresas de un país son proveedores del sector público. En consecuencia, los proveedores necesitan proporcionar a los clientes del sector público facturas estructuradas predominantemente de forma electrónica. Esto aumenta indirectamente la importancia de la facturación electrónica en el mercado B2B.

Es obvio que los proveedores que se vean obligados a facturar electrónicamente con las administraciones públicas querrán enviar facturas electrónicas a todos sus clientes prácticamente por defecto debido a las ventajas económicas.

De este modo, los destinatarios de las facturas tienden a beneficiarse de ventajas de facturación electrónica aún mayores, ya que su ahorro potencial es casi el doble. Por otra parte: las leyes también pueden anticipar las decisiones de los agentes, como demuestra el ejemplo de Italia. Allí, los socios comerciales italianos están simplemente obligados a utilizar la facturación electrónica.

A partir del 1 de enero de 2019 a más tardar, todas las facturas nacionales en Italia deberán emitirse en un formato electrónico definido, firmarse e intercambiarse a través de un portal de facturas estatal. Queda por saber cuándo otros países de la UE seguirán el ejemplo de Italia.

No hace falta ser profeta para predecir que la tendencia en toda Europa es hacia las facturas electrónicas y que el papel y el PDF se reducirán al mínimo en los próximos años.

Implantación de la facturación electrónica

Si una empresa desea digitalizar aún más sus procesos internacionales de compra-pago con la facturación electrónica, debe tener en cuenta numerosos criterios. Existen diferentes requisitos técnicos, formatos, vías de transmisión y requisitos legales de facturación por país en cuanto a contenido, controles y almacenamiento.

Además de cumplir los requisitos técnicos y jurídicos de las facturas, las soluciones de facturación electrónica deben integrarse bien en el entorno de sistemas existente, a menudo heterogéneo.

Además, las soluciones de facturación electrónica deben tener un alto grado de flexibilidad para adaptarse con rapidez y eficacia a lo largo del tiempo a los requisitos cambiantes de las facturas y del entorno del cliente.

El proceso de facturación electrónica se simplifica del siguiente modo: En un primer paso, las facturas se reciben automáticamente a través de varios canales de entrada.

Sólo se puede alcanzar una elevada proporción de facturas electrónicas en todos los países si se ofrece una amplia gama de canales de transmisión y formatos de entrada que sustituyan a las facturas tradicionales en papel y a las facturas en formato PDF.

Se observa una dinámica creciente en los formatos electrónicos, causada en parte por la aplicación nacional de la norma EU2014/55, pero también por otros factores.

Tras la recepción, los contenidos de las facturas de todos los formatos diferentes se preparan para su tratamiento posterior. Es decir, se transforman en un estándar interno.

Para ello, se convierten las facturas que ya están disponibles en formato estructurado electrónicamente. Las facturas en papel escaneadas o las facturas en PDF recibidas por correo electrónico se identifican y extraen mediante la tecnología integrada de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

A continuación, los datos extraídos se enriquecen con los datos maestros y de pedido del sistema ERP. Cada factura se comprueba automáticamente, y esto se hace en función del cliente, con respecto a la referencia del pedido, las desviaciones de cantidad y precio o las normas específicas de cada país, como los requisitos legales para la deducción del impuesto soportado.

En el mejor de los casos, las facturas que cumplen todas las normas se transfieren automáticamente para su contabilización. Todas las demás facturas se encaminan a un proceso integrado de aclaración o liberación según las propias directrices del cliente.

Las personas competentes para la liberación o aclaración de las desviaciones de cantidad y precio se determinan automáticamente.

Se registran todos los pasos por los que pasa una factura en el proceso de verificación. El contenido de la factura necesario para su contabilización se transfiere al sistema ERP del cliente.

La propia factura, los anexos del proceso de tramitación, la conversión y los registros de tramitación se archivan a prueba de auditorías de conformidad con los requisitos nacionales aplicables.

Para archivar, algunos países tienen requisitos legales especialmente estrictos en cuanto al uso de sellos de tiempo, firmas digitales y documentación especial de procedimiento.

Uso local frente a uso en la nube

Para la mayoría de los clientes, las soluciones en la nube suelen ser más adecuadas que las soluciones de facturación electrónica internas. Las soluciones de facturación electrónica prefabricadas en la nube y específicas para cada país permiten una rápida puesta en marcha, independientemente del estado tecnológico y la distribución geográfica de los socios comerciales internacionales.

Otra ventaja de una solución en la nube es la independencia del sistema de reservas utilizado, que es indispensable sobre todo en entornos de sistemas muy heterogéneos y permite una centralización y normalización de los procesos que difícilmente podría conseguirse de otro modo.

Los requisitos legales y los periodos de conservación para el archivo son otro aspecto que puede cumplirse bien con un servicio en la nube, como el Servicio de Portal de Facturas de Seeburger.

Modelos híbridos

Los modelos híbridos que combinan la recepción y la conversión, incluidos los controles de firmas, por ejemplo, como servicios en la nube con el posterior procesamiento, reserva y archivo en las instalaciones del cliente también pueden ser una solución atractiva.

Por ejemplo, si se utiliza un sistema SAP central a escala mundial y los responsables de los procesos (contables, aprobadores, compradores y administradores) también desean procesar todos los demás procesos en SAP.

El funcionamiento interno completo sólo merece la pena si se va a conectar directamente a través de la facturación electrónica a unos pocos grandes socios comerciales, cada uno de los cuales envía un gran número de facturas desde unos pocos países.

En cuanto se reciben facturas de varios portales estatales o proveedores certificados o hay que comprobar diferentes normas de firma, suele ser más aconsejable un servicio en la nube que pueda gestionar estas tareas desde cero, ahora y en el futuro.