La nueva economía de plataformas

Las plataformas son indispensables para gestionar la información y los procesos empresariales en todos los ámbitos de una empresa. Se están abriendo al mundo exterior, pues ya no sólo controlan y planifican los recursos, sino que también gestionan la información en el contexto de procesos y proyectos e incluyen en ello cualquier red.

El ecosistema puede derrumbarse de repente

El ecosistema empresarial debe ser capaz de resistir mucho, de lo contrario puede venirse abajo de repente. Urgen cambios para dar forma a la transformación digital.

La información y los medios analógicos son absolutamente tabú en un mundo digital. No pueden seguir el ritmo de la velocidad y la dinámica necesarias. Los entornos de software fragmentados, con silos de información y discontinuidades en los medios, también están al borde de la extinción. Ya no hay alternativa a lo digital.

Con el cambio de los ecosistemas económicos, las cadenas de valor lineales clásicas están perdiendo importancia. Su lugar lo ocupan redes ágiles y dinámicas. La gestión de las relaciones de información se está convirtiendo cada vez más en el centro de atención de las plataformas digitales. En consecuencia, hay que superar las limitaciones en términos de escalabilidad, integración y dinámica y reducir la complejidad.

Esto aumenta inicialmente la presión sobre las TI empresariales. Porque el ecosistema empresarial se está abriendo. Constantemente surgen nuevas constelaciones que deben integrarse con flexibilidad.

Para hacer frente a estos retos, las plataformas digitales como las de SAP y SER gestionan la carga de trabajo de los modelos de negocio digitales de forma rápida, eficiente y productiva en segundo plano.

El potencial de las plataformas es cada vez más importante: la información debe utilizarse de forma rentable. Cuanto más se digitaliza la creación de valor, más importancia económica adquieren en las empresas las plataformas de gestión de contenidos empresariales (ECM) escalables y ágiles como Doxis4, a través de las cuales se gestiona la información de la creación de valor y las relaciones comerciales.

ECM tiene lo necesario para convertirse en la plataforma central de información dentro de la economía de plataformas. ECM también complementa la plataforma transaccional SAP en todas partes y siempre que se requieren procesos basados en documentos y la documentación de los procesos empresariales. Este último es casi siempre el caso por motivos de cumplimiento, desde el archivado a prueba de auditorías hasta la EU-DSGVO.

La biodiversidad afecta a los ecosistemas

No la complejidad, sino la diversidad de especies y las redundancias en el panorama de las aplicaciones de software siguen siendo actualmente el mayor reto. En general, a las TI empresariales les resulta difícil resolver retos complejos con diversos sistemas de software porque a menudo subestiman las complejas interacciones y las diversas estructuras de las distintas aplicaciones.

La fragmentación históricamente creciente, las adquisiciones de empresas y la estrategia de "lo mejor de lo mejor" han conducido a una dependencia cada vez mayor de las aplicaciones entre sí.

Dominar el escalado y las interacciones ha puesto grilletes a las TI y ha llevado a descuidar la experiencia del cliente y la usabilidad, algo que sienten los usuarios y clientes.

Centrarse en unas pocas plataformas de software sigue siendo la forma más prometedora de mantenerse al día en importantes campos de innovación.

SAP es un ecosistema abierto que ejecuta, controla y analiza transacciones de datos estructurados de forma rápida y eficiente. Pero no todos los retos y requisitos digitales pueden resolverse solo con SAP.

Para el almacenamiento físico, el archivo y la estructuración de documentos, por ejemplo, se necesita un ECM certificado por SAP como Doxis4 de SER. Ambos sistemas, SAP y ECM, son como el Yin y el Yang. Uno necesita al otro.

ECM sale de las sombras

La transformación digital de las empresas ha permitido a ECM salir de la sombra de SAP. La importancia y la necesidad de esta plataforma de digitalización para toda la empresa es hoy indiscutible. A diferencia del pasado, la experiencia del cliente es el centro de ECM.

La experiencia del cliente incluye ahora a clientes, empleados y socios comerciales. Desde la primera consulta hasta el servicio posventa, ECM proporciona documentos y datos a lo largo de la cadena de valor, lo que es especialmente importante en comunicación y documentación (palabra clave: cumplimiento).

Por tanto, si considera la digitalización y la conexión en red como un cambio en toda la cadena de valor y en la relación empresa-cliente, surgirán posibilidades de comunicación y servicio completamente nuevas sobre la base de esta conexión en red, lo que aumentará su propia cuota de creación de valor.

En ventas, en servicios, en un centro de llamadas, además de los datos de los clientes, los empleados necesitan un acceso directo y fácil a todos los documentos necesarios de los clientes, como pedidos, facturas, correspondencia, idealmente estructurados sistemáticamente tal y como los conocemos de los archivos analógicos.

La velocidad del mundo digital ya no permite un acceso limitado a la información. Dejar preguntas sin respuesta o incluso tener tiempo para encontrar la información abriendo secuencialmente distintas aplicaciones se considera un mal servicio y es castigado por el cliente.

Colaboración en el ecosistema digital

En un ecosistema digital de este tipo, las empresas colaboran digitalmente con socios de todo el mundo, ya estén al lado o en la otra punta del mundo. Los clientes empresariales y privados del Grupo Westfalen se integran como socios digitales a través de un portal.

Los clientes acceden aquí activamente a sus datos de pedido y entrega, facturas, notas de crédito, certificados, fichas técnicas de productos, etc. Doxis4 ECM de SER garantiza en segundo plano que toda la información del portal de clientes esté siempre actualizada y, sobre todo, almacenada de forma segura:

Por ejemplo, si los empleados revisan las fichas técnicas de los productos o los documentos de los pedidos, etc., éstos están disponibles en línea en el portal para el cliente correspondiente al mismo tiempo, sin necesidad de duplicar el mantenimiento de los datos ni de clasificarlos manualmente.

Economías de escala gracias a las preinstalaciones

Las economías de escala de esta nueva economía de plataformas se consiguen gracias a que los servicios y soluciones están casi preinstalados sobre la base de una plataforma y sólo hay que ampliarlos o adaptarlos para otras áreas de la empresa y de tareas.

La plataforma ECM es una base tecnológica rodeada de un kit de construcción. Por analogía con SAP, ECM con Doxis4 ofrece una plataforma digital abierta que permite a las empresas una extraordinaria variedad de aplicaciones y tiende un puente hacia clientes, proveedores y socios comerciales.

Esto facilita la ampliación de la tecnología ECM con servicios y funciones específicos de la plataforma. Esto va acompañado de menores costes y esfuerzos informáticos, así como de plazos de implantación más cortos.

TI puede concentrarse por completo en la experiencia específica del cliente de las aplicaciones ECM. No se trata de meter todo en el mismo saco. Más bien, el núcleo funcional idéntico de las aplicaciones ECM basadas en documentos no suele ser inmediatamente reconocible.

Desde el expediente de contratación a un expediente de personal, hay una serie de funciones que son idénticas, como el archivo de documentos, el control de versiones o la búsqueda de documentos.

La estructura de un expediente de contrato es, por supuesto, diferente de la de un expediente de personal, pero las posibilidades generales de estructuración son las mismas. Tanto si se trata de controlar una factura como de contratos, por ejemplo, las funciones necesarias, como el principio de doble control, los reenvíos y el tratamiento secuencial, paralelo o independiente, son las mismas.

Estas plantillas ECM pueden implantarse más rápidamente en las soluciones. De este modo, las unidades de TI y de negocio se encuentran más fácil y rápidamente. Esto permite nuevos procesos con una flexibilidad sin precedentes. Una vez implantadas, las aplicaciones pueden utilizarse prácticamente en todo el mundo en el idioma nacional correspondiente.

Tener una visión de conjunto

Todas las áreas de la empresa, desde el desarrollo hasta la contabilidad y el servicio, pueden beneficiarse de esta plataforma ECM sin tener que crear partes de ella. Sólo es necesaria la personalización específica para cada área y tarea.

Para planificar la digitalización con un ECM es necesario tener una visión de conjunto. La nueva propuesta de valor debe estar en la cima de esta imagen objetivo.

Aquí cerramos el círculo: el éxito de Alphabet, Amazon, Apple y compañía se basa, entre otras cosas, en que han situado la propuesta de valor en el centro de su visión de conjunto.