Hoja de ruta para la migración a S/4

Es más que una actualización técnica y funcional. SAP ha hecho grandes esfuerzos en los últimos meses para que la transición de ERP/ECC 6.0 y SAP Business Suite 7 a Hana y S/4 sea lo más transparente, segura y sin escalaciones posible para sus clientes actuales, pero el reto no reside tanto en las herramientas técnicas como en la experiencia en este tipo de proyectos de transformación y en el volumen de datos.

La creación de una hoja de ruta para Hana y S/4 sin un socio de SAP experimentado se considera casi imposible en la comunidad; puede que no sea justo, pero es la realidad. Por lo tanto, la simpatía actual por la empresa con sede en Walldorf no es especialmente alta.

Así, el proveedor alemán de ERP lleva meses bajo presión para justificarse. La comunidad internacional de socios de SAP es una ayuda en este aprieto. En los últimos años se ha adquirido aquí mucha experiencia y conocimientos sobre la mejor forma de personalizar Hana y S/4.

Con las herramientas informáticas propias de la comunidad de socios, la mayoría de los proyectos de migración se realizan ahora sin errores y de forma estable. Thomas Failer y Tobias Eberle, de Data Migration Services, proporcionan los parámetros más importantes para una transformación de S/4 con éxito en este artículo de portada de E-3.

Plazos y datos maestros

"Cuándo es el momento adecuado para cambiar a S/4 es, en última instancia, algo que cada empresa debe decidir por sí misma"

dice el miembro del consejo Thomas Failer nada más empezar la entrevista.

"Como preparación para el cambio, limpiar los datos maestros necesarios y mejorar su calidad es una medida sensata, si no necesaria, para impulsar de forma óptima la digitalización con S/4."

subraya con rotundidad y pone así el foco en los datos que deben migrarse del sistema SAP. Otra tarea sensible en la preparación es la reducción del volumen de datos en los sistemas SAP actuales mediante archivado o rightsizing.

"De este modo, los volúmenes de datos de los sistemas SAP pueden reducirse considerablemente, en torno a un 70%, lo que facilita enormemente el cambio posterior.

Failer lo sabe por sus numerosos proyectos de éxito y añade:

"Otra medida preparatoria es extremadamente útil desde nuestro punto de vista, y es el desmantelamiento de los sistemas heredados existentes, también llamado historización - retirada de aplicaciones. A menudo se mantienen en funcionamiento para cumplir los requisitos legales de acceso a los datos.

Con una historización eficiente y eficaz mediante nuestra herramienta informática JiVS, los costes de explotación existentes pueden reducirse hasta un 80%, cumpliendo al mismo tiempo los requisitos legales".

Calidad de datos para S/4

Data Migration Services se centra en la calidad y la gestión de datos. Tobias Eberle, Consejero Delegado, comenta:

"A menudo, la hoja de ruta de S/4 se centra en las funcionalidades o en el uso de nuevas posibilidades con S/4. Se pasa por alto fácilmente que la cantidad de datos y su calidad desempeñan un papel central en la implantación de S/4".

Además, se suele pasar por alto que, tras la introducción de S/4, los antiguos sistemas SAP siguen estando presentes y siguen funcionando. En este sentido, es aconsejable incluir de forma coherente la historización en una hoja de ruta de S/4".

Así pues, surge la pregunta: ¿Cómo pueden identificarse y remediarse los puntos débiles en términos de almacenamiento de datos, calidad de datos, crecimiento de datos, configuraciones erróneas en el contexto de la migración a S/4? Thomas Failer, propietario de Data Migration Services, afirma:

"Sí, el cambio a S/4 ofrece la oportunidad de revisar los activos de datos en términos de almacenamiento de datos, calidad de datos, crecimiento de datos e identificar y corregir errores de configuración. El enfoque brownfield o greenfield es adecuado para ello.

En principio, sólo se migran los datos necesarios en el sistema de destino. Una limpieza previa de los stocks de datos -especialmente los datos maestros- conlleva la posibilidad de corregir errores de configuración y mejorar la calidad de los datos.

La plataforma JiVS de Servicios de Migración de Datos ayuda al cliente en esto analizando fácilmente los activos de datos y descubriendo así vulnerabilidades."

Antes de la migración

"Es imprescindible que la preparación de los datos maestros tenga lugar antes de la migración a S/4", subraya de nuevo Tobias Eberle. Según la experiencia de Data Migration Services, la adaptación de los datos maestros debe realizarse teniendo en cuenta los siguientes puntos:

Ordenar los datos maestros que ya no son necesarios, limpiar los duplicados, normalizar y estandarizar los datos maestros y enriquecerlos con información relevante para S/4.

"La preparación de los datos maestros tiene lugar idealmente antes de la introducción de S/4 y puede iniciarse por separado hoy y en cualquier momento"

Thomas Failer lo explica.

Sin SolMan

Muchos clientes actuales de SAP podrían pensar inmediatamente en la herramienta estándar SolMan, que ha recibido un enorme aumento de funciones y posibilidades en la versión 7.2, pero: "Desde nuestro punto de vista, SolMan no es una opción para el mantenimiento y la calidad de los datos.

Aquí vemos más bien el uso de SAP Migration Cockpit para la importación coherente de datos al entorno S/4".

Eberle lo sabe por muchos proyectos de clientes que han tenido éxito. En cada proyecto de migración se analiza también el enfoque de infraestructura adecuado: ¿Ventajas y desventajas de un enfoque greenfield o brownfield?

"Las dos vías básicas de migración, greenfield y brownfield, tienen ventajas y desventajas específicas, pero éstas deben evaluarse individualmente para cada cliente SAP existente."

Thomas Failer está convencido y lo explica en una entrevista con E-3:

"Mientras que el enfoque greenfield requiere una nueva implementación, la remediación del -según el diccionario- marrón 'legacy' promete protección de la inversión para la personalización, normalmente extensa y costosa, de los sistemas SAP por parte de los clientes existentes."

Greenfield o Brownfield

Sin embargo, el director general Tobias Eberle advierte: "Más importante que la recomendación de una u otra vía de migración es la observación de que los cálculos de ambas variantes no son limpios.

"Porque en cualquier caso, las empresas tienen que hacer inversiones adicionales en SAP S/4, al fin y al cabo, tienen que adquirir nuevas licencias y comprar hardware caro o contratar suscripciones"

explica el director general de Data Migration Services. Aunque el volumen de datos de los sistemas heredados se reduce al cambiar a la base de datos Hana, las exigencias para la memoria de trabajo son desproporcionadamente mayores, porque la combinación de infraestructura clásica y soluciones de archivado se queda obsoleta.

"La migración en el propio centro de datos de la empresa, preferida por la mayoría de los clientes actuales de SAP, ya sea por etapas o de una sola vez, está resultando por tanto un enorme generador de costes.

subraya Thomas Failer.

Pero los dos responsables tienen una solución: el problema es que los aumentos presupuestarios previstos para los actuales clientes de SAP no bastarán para proporcionar los fondos necesarios para la modernización y una mayor digitalización. La recomendación para ambas vías de migración es, por tanto, desconectar los sistemas heredados que se queden obsoletos con la migración y ahorrar así masivamente en costes operativos.

Limpieza y cierre

En consecuencia, los componentes que ya no están activos pueden encontrarse una y otra vez en los sistemas SAP; esto se aplica a las funciones Abap "olvidadas" del espacio de nombres Z, así como a las parametrizaciones del área FI/CO.

¿Qué opciones existen para identificar y dar de baja las sociedades no utilizadas?

"Las sociedades que ya no son necesarias son un lastre innecesario en un sistema SAP y es conveniente eliminarlas".

Tobias Eberle explica la situación de muchos clientes actuales.

"Por razones legales, no es fácil suprimir las sociedades. Sin embargo, con la solución JiVS, es posible realizar una supresión segura en SAP. Para ello, el primer paso consiste en copiar los datos de SAP a JiVS y configurar el sistema JiVS para acceder a los datos.

JiVS ofrece 700 business objects predefinidos para SAP FI, CO, MM, SD, HR, etc., que permiten configurar rápidamente el acceso a los datos. Mediante SAP u otros medios, la sociedad puede suprimirse en el sistema SAP. A continuación, se accede a los datos a través de la interfaz de usuario web de JiVS".

Archivos Lean

¿Cómo se puede mantener bajo el factor coste "sistemas heredados"? ¿Y mantener el archivo ligero y ágil? Tobias Eberle:

"Hay que reducir permanentemente el bloque de costes de explotación de los sistemas heredados. El medio elegido se llama consolidación y desmantelamiento. Los usuarios lo saben desde hace años. Pero lo rehúyen por los costes que conlleva".

También en este caso, Thomas Failer tiene una respuesta lógica para la comunidad SAP:

"La normalización y la automatización son requisitos indispensables para que una solución adecuada para el cierre de los sistemas heredados amortice en poco tiempo las inversiones necesarias y garantice posteriormente unos costes de explotación permanentemente más bajos."

Estas son precisamente las características de la solución JiVS de Swiss Data Migration Services. Estas características son el resultado de un gran número de proyectos de migración de datos y desmantelamiento de sistemas heredados.

En la práctica, JiVS ha demostrado reducir los costes operativos entre un 80 y un 90 por ciento tras el desmantelamiento de los sistemas heredados. Con el diez o veinte por ciento restante, los datos heredados, incluida la lógica empresarial de SAP, que deben conservarse por motivos de cumplimiento, pueden seguir utilizándose.

Tobias Eberle añade:

"Sin embargo, antes de historizar los datos y documentos, se limpian de duplicados. Esto suele reducir considerablemente el volumen de almacenamiento. Al mismo tiempo, se reduce la cantidad de información que hay que transferir al sistema activo".

Datos maestros actuales

Esto significa que una hoja de ruta de S/4 también debe hacer justicia al tema de la infraestructura, y ¿qué cuestiones deben aclararse con respecto al dimensionamiento del hardware y las licencias relativas a Hana y S/4? Tobias Eberle:

"Hay que aclarar qué datos hay que migrar a S/4 y qué volúmenes de datos resultan de ello. En concreto, se trata de saber si los datos históricos deben migrarse a un nuevo sistema S/4."

Lo ideal es comenzar con S/4 en el campo verde (véase más arriba) y cargar únicamente los datos maestros actuales en S/4.

"Esto significa que puede sacudirse todo el lastre de los datos históricos de años anteriores, lo que repercute positivamente en el dimensionamiento del hardware y las licencias"

explica Failer. La amortización de la inversión en licencias y hardware debería producirse al cabo de tres años como máximo, según Data Migration Services.

"Se puede conseguir una amortización más rápida, por ejemplo, reduciendo los costes de adquisición de licencias y hardware. Esto puede lograrse reduciendo el volumen de datos mediante el rightsizing y disminuyendo los costes operativos de los sistemas heredados con la historización mencionada."

Tobias Eberle describe las experiencias de proyectos con clientes que han tenido éxito.

Por supuesto, es admisible una comparación con los costes de la plataforma SAP en la nube; al fin y al cabo, toda empresa debe enfrentarse también a esta cuestión cuando se decide entre on-premise y en la nube. También cabe mencionar aquí que al cambiar al modelo en la nube hay que plantearse aún más la cuestión del volumen de datos que se carga inicialmente.

Reglamento general de protección de datos

La hoja de ruta de S/4 está marcada en gran medida por la gestión de datos en el cliente actual de SAP, lo que significa que el próximo Reglamento General de Protección de Datos también es directamente relevante.

"A la hora de aplicar el Reglamento General de Protección de Datos, nosotros, como especialistas en historización, nos centramos en los sistemas heredados"

Thomas Failer describe el escenario.

Muchos clientes operan con sistemas SAP pero aún no con sistemas heredados de SAP para cumplir el marco legal de acceso a los datos. Y Tobias Eberle subraya que el nuevo Reglamento General de Protección de Datos añade el requisito de eliminar también determinados datos previa solicitud.

"Este requisito es difícil o incluso imposible de cumplir, sobre todo con sistemas antiguos".

que conoce por su práctica profesional.

" Ya sea porque los sistemas antiguos no soportan la eliminación o porque la implementación requiere mucho tiempo. Por ello, en Data Migration Services recomendamos la historización coherente de todos los sistemas heredados mediante JiVS.

Esto significa que todos los datos se almacenan en una plataforma y pueden gestionarse de forma centralizada desde allí. Con JiVS Retention Management, ahora es posible eliminar datos de forma selectiva y específica y cumplir así los requisitos del nuevo Reglamento General de Protección de Datos."

Hasta ahora, solo una de cada dos empresas alemanas ha solicitado ayuda a expertos externos para aplicar el Reglamento General de Protección de Datos de la UE (RGPD de la UE).

Según la encuesta, sólo el 48% de las empresas con 20 o más empleados afirma haber recurrido a especialistas externos a la empresa. Este es el resultado de una encuesta representativa de más de 500 empresas encargada por la asociación digital Bitkom.

Ayuda externa sobre el RGPD

Las empresas que más recurrieron a abogados externos fueron una de cada tres (35%). El 29 % de las empresas recurrió a examinadores o auditores externos, y una de cada cinco empresas (21 %) realizó consultas externas sobre protección de datos.

"Según sus propias estimaciones, solo una de cada ocho empresas, aproximadamente, habrá aplicado plenamente los requisitos del Reglamento general de protección de datos en la fecha límite. Teniendo en cuenta este bajo porcentaje y la cuantía de las posibles multas, resulta bastante sorprendente el escaso recurso a la ayuda externa para la aplicación".

ha declarado Susanne Dehmel, miembro del Consejo Ejecutivo de Bitkom para Asuntos Jurídicos y Seguridad.

"Prácticamente todas las empresas se ven afectadas por los requisitos de la UE, ya que se aplican a todas las empresas que tratan datos personales. Para las empresas que aún no han hecho nada, el tiempo empieza a agotarse".

El 25 de mayo de 2018 ha llegado el momento y finaliza el período de transición de dos años para la aplicación del Reglamento General de Protección de Datos de la UE. Según una encuesta realizada por el Grupo de Usuarios SAP de Habla Alemana (DSAG) entre sus miembros, algo más de la mitad de las empresas encuestadas han elaborado una hoja de ruta para aplicar el RGPD de la UE en su empresa.

Sólo datos en tiempo real para S/4

¿Cómo ve la situación en la comunidad SAP de habla alemana en lo que respecta a la gestión de datos? Thomas Failer:

"Creemos que los resultados de la encuesta son realmente representativos de la situación. Será difícil cumplir lo dispuesto en el Reglamento si las empresas no frenan la proliferación en su panorama de aplicaciones y centralizan el almacenamiento de datos.

Ambas cosas juntas significan centralización tanto a nivel de los sistemas como de la información. A la nueva plataforma central de aplicaciones sólo se transferirán los datos en tiempo real, el resto pertenece a la plataforma de datos.

Este pensamiento en plataformas es el requisito previo para cambiar radicalmente la situación. De este modo, es posible conciliar la necesaria modernización y el aumento de los requisitos de conformidad.

Aunque a primera vista la nueva normativa parezca una nueva y pesada carga para las autoridades, en última instancia puede resultar un beneficioso acelerador de la innovación en el panorama informático de los clientes actuales de SAP."

Guardar y eliminar

¿Qué importancia tiene el mencionado tema de la supresión de datos en general y, en particular, con el Reglamento General de Protección de Datos?

"La capacidad no sólo de archivar y almacenar información de forma segura, sino también de eliminarla, es crucial para una gestión de datos maestros digna de ese nombre"

define Thomas Failer en la entrevista E-3 y añade:

"Sólo quienes pueden depurar los registros duplicados, a menudo con pequeñas desviaciones entre sí, y eliminar los registros redundantes o incorrectos, garantizan una alta calidad constante en sus datos maestros."

Y el director general Tobias Eberle subraya que cada vez hay más requisitos que exigen explícitamente esta capacidad de supresión.

"Por ejemplo, desde hace algún tiempo ya no se permite a las empresas conservar indefinidamente las solicitudes de empleo, sino que al cabo de unos años deben eliminarse irremediablemente. El nuevo Reglamento General de Protección de Datos de la UE introduce aquí un cambio decisivo.

Porque a partir de ahora, las empresas deben ser capaces de identificar y eliminar cada registro de datos personales. Y no solo cuando expiren los periodos legales de conservación, que por supuesto siguen teniendo que respetarse.

Por el contrario, según el nuevo Reglamento, los datos deben eliminarse si una empresa ya no puede demostrar que tiene un fin legítimo para conservarlos. Esta flexibilidad para poder identificar y suprimir conjuntos de datos individuales con solo pulsar un botón se consigue mejor mediante una plataforma central de gestión de datos con funcionalidades integradas de gestión de la retención, incluida una función de supresión."

Eberle explica el escenario que se avecina.