El camino más corto hacia S/4 Hana

Zur Rose encarga cada día más de 80.000 artículos directamente a los fabricantes o mayoristas de productos farmacéuticos y médicos. Por término medio, Zur Rose tarda algo menos de dos semanas en abastecer por completo su almacén con unos 10.000 artículos en stock.

La experiencia y la excelencia logísticas son, por tanto, importantes competencias básicas de la empresa, además de su conocimiento del sector como mayorista médico y farmacia de venta por correspondencia.

Todo empezó con una idea sencilla: en 1993, el abogado y actual director general Walter Oberhänsli quiso montar una farmacia en la propiedad "Zur Rose" que había adquirido en Steckborn (Suiza), después de que la única farmacia de la localidad tuviera que cerrar por falta de sucesor.

Como en un principio no se pudo encontrar inquilino para la nueva farmacia, Walter Oberhänsli se asoció con médicos locales. Juntos fundaron la farmacia Zur Rose, que también servía como grupo de compras para los médicos fundadores y garantizaba un suministro favorable de medicamentos.

Más tarde se convirtió en una empresa de venta por correo de medicamentos. A partir de 2001, Zur Rose empezó a enviar medicamentos directamente a los pacientes. El objetivo de garantizar un suministro de medicamentos seguro, asequible y de alta calidad obtuvo una respuesta positiva de los clientes en un contexto de aumento de los costes sanitarios.

Gracias a su perseverancia y a sus conocimientos jurídicos, Walter Oberhänsli fue superando paso a paso las dificultades legales del camino. Con la adquisición de la farmacia de venta por correspondencia DocMorris en 2012, Zur Rose consiguió ampliar aún más su posición de mercado en Alemania.

La empresa es ahora la primera farmacia de venta por correspondencia de Europa. El Grupo Zur Rose emplea actualmente a más de 1.000 personas en sus distintas sedes y generó unas ventas de 880 millones de francos suizos (unos 808 millones de euros) en el ejercicio 2016.

Un fuerte crecimiento, varias filiales y sedes en Suiza, Alemania y los Países Bajos caracterizan hoy al Grupo Zur Rose. Pero incluso con la más bella historia de éxito, no hay luz sin sombra.

Las adquisiciones y el rápido crecimiento dieron lugar a un panorama informático heterogéneo con cinco sistemas ERP y tres sistemas de bases de datos diferentes, algo típico en una empresa internacional.

La heterogeneidad es demasiado cara a largo plazo

"Lo caro de un entorno informático heterogéneo no son sólo las licencias. Más bien, son los costes de personal interno para el mantenimiento y la conservación de los sistemas existentes los que más repercuten"

subraya Michael Herrmann, Director de Proyectos de Zur Rose Suisse.

"Todos nuestros sistemas ERP siguen alojados internamente, por lo que también tenemos que ocuparnos de la infraestructura. Mantener los distintos programas y gestionar la complejidad resultante consume muchos recursos. En tiempos de computación en la nube y nuevas generaciones de software, esta situación no es deseable a largo plazo."

En 2015, Zur Rose decidió reorganizar su entorno informático. Los principios rectores fueron la modernización y la centralización. Se eligió la nueva generación S/4 Hana como futuro sistema ERP integrado, que también puede adaptarse al crecimiento previsto del Grupo Zur Rose a largo plazo.

"Esta decisión también ofrece la oportunidad de estandarizar los procesos de gestión de pedidos y adquisiciones para los negocios B2B y B2C, que actualmente todavía se ejecutan en diferentes sistemas ERP"

explica Michael Herrmann.

Seguridad y protección de datos

Desde hace muchos años, casi ningún otro sector está tan estricta y exhaustivamente regulado en materia de protección de datos y obligaciones de almacenamiento como el sector sanitario. Cuando se trata del envío de medicamentos, la seguridad en el suministro de los mismos ocupa un lugar central.

Por este motivo, el legislador exige desde hace tiempo una trazabilidad completa de los lotes y periodos de conservación de los historiales de los pacientes, que pueden prolongarse durante varias décadas.

"Esta situación particular ha llevado a un grado muy alto de digitalización de los procesos en nuestra empresa, mucho antes de que el término se pusiera de moda"

dice Michael Herrmann.

"Llevamos mucho tiempo archivando sistemáticamente de forma digital los faxes y demás correspondencia con los socios comerciales. El volumen de almacenamiento de nuestros sistemas es correspondientemente grande: otra razón para cambiar al sistema ERP central previsto."

Solución para los sistemas heredados

Pero, ¿qué hacer con los sistemas heredados? Las diversas directrices de conservación y obligaciones de documentación hacen necesario poder crear análisis en el futuro si es necesario. Para ello, debe conservarse la lógica empresarial de los sistemas ERP anteriores.

"La conclusión de desconectar simplemente los sistemas antiguos en el curso de la centralización es obvia, pero en la práctica no es una tarea fácil de resolver. En los proyectos de modernización centralizada, este es el verdadero talón de Aquiles para la introducción con éxito de una nueva generación de software"

continúa Michael Herrmann.

Paralelamente a la decisión de migrar a S/4 Hana, Michael Herrmann y su equipo buscaban una solución de archivo central para los datos y documentos de los sistemas heredados que se iban a sustituir.

También debería ofrecer la opción de eliminar permanentemente los datos, una funcionalidad exigida en particular por el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE. Por supuesto, la nueva solución también debería ser más barata de operar a largo plazo que el coste de mantener los sistemas heredados.

"Si observamos el mercado, nos damos cuenta rápidamente de que el número de proveedores en este ámbito es manejable. Un proveedor que se ajusta perfectamente a los requisitos de Zur Rose es la empresa suiza Data Migration Services AG con su plataforma JiVS"

explica Herrmann.

La plataforma JiVS deberá superar su primera prueba de resistencia este año, en cuanto concluya en primavera la primera fase del paso a un sistema SAP centralizado en los ámbitos de los datos maestros y las compras. Una parte de los datos y documentos del sistema ERP se migrarán entonces a la nueva plataforma, lo que supone varios miles de millones de registros de datos, es decir, alrededor de la mitad del volumen de inventario.

"Este tipo de archivado es mucho más que el simple almacenamiento a largo plazo en archivos fiables. Al fin y al cabo, los datos y documentos siguen vivos y forman parte de nuestros procesos. Por eso nosotros -al igual que el fabricante- hablamos de historización en lugar de archivado"

añade Michael Herrmann.

Por ejemplo, es posible hacer un seguimiento de qué paciente ha recibido qué medicamento y de qué lote a lo largo de décadas. JiVS está siendo implantado por T-Systems Data Migration Consulting, el mayor socio de Data Migration Services.

La filial suiza de T-Systems es responsable de la migración del inventario de datos y documentos y se hará cargo del funcionamiento de la plataforma JiVS en el centro de datos suizo de Zur Rose.

Espacio para la innovación

Todos los sistemas heredados serán desmantelados en los próximos tres a cinco años.

"En conjunto, esperamos que esto suponga un ahorro de seis cifras en los costes operativos. También suponemos que la limpieza por duplicado reducirá el volumen de almacenamiento en torno a un 30%"

Michael Herrmann está encantado.

"Lo más importante, sin embargo, es que reduciremos masivamente la complejidad en TI. Esto creará la base necesaria para seguir creciendo y aplicar soluciones futuras innovadoras."