Aborde la digitalización con calma

Digitalización, transformación digital, Industria 4.0, IoT: nadie en el mundo empresarial puede evitar estos términos hoy en día. Nos encontramos en medio de un cambio estructural que está impregnando todos los ámbitos de las empresas y modificando los procesos, los métodos de trabajo y el comportamiento de los clientes.

Quienes no sepan aprovechar estas oportunidades a tiempo parecen condenados al fracaso. Pero no es que las empresas no quieran afrontar los nuevos retos. Según un estudio de 2017 del KfW Bankengruppe, el 42 % de las empresas tiene previsto en firme poner en marcha proyectos de digitalización en los próximos dos años.

En la búsqueda de la solución adecuada, no ayuda que haya en el mercado un gran número de aplicaciones que supuestamente facilitan el cambio digital, pero cuyos beneficios siguen sin estar claros. Lo único que está realmente claro es que -como era de esperar- hay intereses económicos tangibles detrás de estas ofertas.

No existe un enfoque único para la transformación digital. Uber, Airbnb y compañía son buenos modelos para mostrar las nuevas posibilidades, pero no pueden trasladarse de uno en uno a otras empresas.

Tampoco es siempre aconsejable ser pionero en una nueva tecnología como primer seguidor y exponerse así a un alto nivel de riesgo. En el mejor de los casos, el ejemplo de los pioneros de la digitalización puede servir de impulso para dar los primeros pasos en su propia empresa.

A menudo bastan cambios pequeños y manejables para abrir nuevas posibilidades de negocio gracias a la digitalización. Un fabricante de armarios de distribución, por ejemplo, puede utilizar la información de los módulos de distribución para ofrecer a sus clientes nuevos servicios que mejoren la eficiencia energética.

El término digitalización se refiere a la optimización de procesos utilizando las nuevas posibilidades tecnológicas. El objetivo es conectar sistemas independientes de tal forma que los procesos puedan ejecutarse automáticamente sin interacción humana.

Un enfoque pragmático que ha demostrado un éxito directo es la gestión automatizada del correo electrónico y los procesos basados en papel. La información empresarial se vuelve fácilmente accesible sin interrupciones en los medios de comunicación.

Los procesos posteriores pueden automatizarse de principio a fin, lo que los hace considerablemente más eficientes. Esto se aplica a todos los procesos de la empresa que dependen de documentos. Tanto para los procesos de compra y aprovisionamiento como para los de venta.

Los efectos de optimización que pueden lograrse de este modo quedan patentes en el ejemplo del proceso de contratación: en este caso, los sistemas informáticos pueden hacerse cargo de un gran número de actividades rutinarias.

El sistema reconoce automáticamente todo el contenido pertinente de los documentos. Los procesos asociados de control interno y aprobación también se gestionan electrónicamente. La intervención manual sólo es necesaria en caso de desviaciones.

Los requisitos se registran digitalmente directamente en el lugar de trabajo. Todos los trámites de autorización o aclaración pueden realizarse entonces de forma totalmente electrónica, incluso antes del proceso de pedido.

Esto se aplica a la comprobación y autorización de la solicitud de material, así como a la aclaración de las cuestiones de imputación. Ya se han aclarado todos los datos importantes y el pedido puede crearse automáticamente.

Los procesos posteriores también se simplifican. Dado que toda la información importante sobre el proceso de adquisición ya está disponible, las confirmaciones de pedidos entrantes y los albaranes también pueden procesarse rápidamente.

No es necesario teclear manualmente ni realizar comprobaciones visuales: el software reconoce automáticamente el contenido importante. La comparación con el pedido existente la realiza el sistema. Por tanto, la mayoría de las entradas de mercancías pueden acelerarse considerablemente.

La cantidad de trabajo manual que conlleva la tramitación de facturas se reduce considerablemente, ya que todas las cuestiones importantes se han aclarado de antemano. Esto significa que la comparación con el pedido también se realiza automáticamente.

Esto hace que los flujos de trabajo de aprobación en varias fases queden obsoletos. Un empleado sólo tiene que intervenir si es necesaria una aclaración. Si el sistema no detecta discrepancias, la factura puede contabilizarse directamente en segundo plano si es necesario.

Esto también se aplica a las facturas electrónicas que se transmiten en formato ZUGFeRD o por sistema de correo electrónico, por ejemplo. Estas se aceptan directamente y también se contabilizan sin un paso intermedio.

Al procesar los documentos automáticamente y en tiempo real directamente en el sistema SAP de esta forma, ya se ha dado el primer paso hacia la transformación digital.