Vínculo entre la estrategia y la actividad operativa

Términos como sistemas de compromiso y sistemas de registros abordan los diferentes requisitos informáticos del "nuevo" mundo de los sistemas, que debe adaptarse a los planteamientos de digitalización de forma ágil y flexible, y el "antiguo" paisaje de sistemas de conjuntos empresariales de eficacia probada. Sin embargo, ambos mundos no deben considerarse por separado para evitar soluciones aisladas. En su lugar, las empresas necesitan un concepto holístico de TI que asigne las herramientas de TI tanto para los cambios estratégicos como para las operaciones en su conjunto.

Desfase entre la estrategia y los procesos de cambio

Además, en la práctica empresarial a menudo existe una brecha entre la estrategia corporativa al más alto nivel, la gestión de proyectos para la implementación de la estrategia, el desglose en procesos de cambio conformes con ITIL -si se requieren adaptaciones de software en un proyecto- y la referencia de un proceso de cambio a cambios de código detallados individuales en un punto del panorama del sistema. Aquí falta la integración vertical. Sin transparencia, sin embargo, es difícil comparar el éxito y los costes de los proyectos de digitalización y demostrar que la estrategia se ha aplicado con éxito. Otros retos surgen de las áreas de cumplimiento y gobernanza, que esperan una documentación completa de las personalizaciones de software con referencia a las solicitudes de cambio subyacentes.

Los entornos de sistemas SAP, en particular, presentan un grado especial de complejidad cuando se trata de personalizaciones de software, que deben comprobarse de diversas formas para detectar incoherencias antes de que puedan importarse al entorno de producción. Las palabras clave en este caso son entornos de 4 sistemas, sobrescritores y sobrescritores, así como objetos críticos y dependientes. La gestión del software empresarial (ESM) colma esta laguna de dos maneras: Por un lado, las herramientas ESM se integran en las aplicaciones de gestión de proyectos y los sistemas de tickets y, por tanto, proporcionan acceso desde la estrategia corporativa a los planes de proyecto y los cambios de ITIL.

Por otro lado, gestionan las solicitudes de transporte recogidas en los procesos de cambio, realizan comprobaciones, emiten avisos en caso de incompatibilidades en el sistema de destino y documentan el progreso de cada cambio a efectos de auditoría interna y fiscalización. Este servicio de integración permite el funcionamiento eficaz de los sistemas de registros y, al mismo tiempo, crea margen para la planificación y ejecución de proyectos de digitalización, cuyas adaptaciones de software gestionan del mismo modo que las tareas de mantenimiento. De este modo, también contribuyen a la integración de los sistemas de compromiso en el panorama informático.

Retos para las TI

El término transformación digital resume multitud de aspectos de un mundo cada vez más digitalizado en el que las empresas establecidas tienen que trabajar en un reajuste fundamental de sus productos, servicios, procesos y modelos de negocio para sobrevivir en un entorno de mercado cada vez más dinámico [1].

Agilidad: debido a la drástica velocidad a la que cambian las condiciones del mercado y la competencia, la adaptabilidad de las TI es un factor crucial para el éxito. El panorama óptimo del sistema informático sustituye durante mucho tiempo a los prototipos de los proyectos de digitalización, que el equipo del proyecto complementa, sigue desarrollando y amplía con flexibilidad en caso de éxito.

Capacidad para innovar: en la era de la transformación digital, las prioridades corporativas están pasando de mejoras incrementales de las ofertas existentes a ideas radicalmente nuevas y comportamientos similares a los de las start-ups. Las TI deben adaptarse a este cambio, por ejemplo con enfoques iterativos en modelos de procesos de desarrollo de software como Scrum y con DevOps para acelerar el desarrollo, la provisión y el desarrollo posterior de aplicaciones y servicios.

Simplicidad: no sólo los clientes esperan interfaces de usuario intuitivas y una experiencia de cliente coherente. El back office, que tiene que mantener en funcionamiento los complejos y difíciles de mantener sistemas heredados debido a ajustes, ampliaciones y conexión en red, también necesita apoyo informático para un control de procesos y una comunicación sencillos y rápidos. El funcionamiento eficaz de los sistemas heredados crea el tiempo necesario para los experimentos de digitalización.

Uso inteligente de los datos: la recopilación, el almacenamiento y la evaluación en tiempo real de los datos con algoritmos de evaluación inteligentes aportan valor añadido a las empresas y constituyen el requisito previo para la optimización de los procesos, la mejora de la toma de decisiones y las innovaciones empresariales.

El planteamiento de operar un paisaje de sistemas en dos partes no es más que una solución transitoria. Solo mediante la integración de los mundos de sistemas pueden las empresas evitar soluciones aisladas y, si tienen éxito, transferir sucesivamente prototipos maduros a la cartera de productos y servicios, así como a los conocidos procesos de mantenimiento y desarrollo posterior.

ESM para medir la eficiencia económica

Con cada planteamiento de digitalización, las empresas deben preguntarse si el proyecto cumple las expectativas, si aplica adecuadamente la estrategia corporativa y si los beneficios compensan los costes. Para responder a estas preguntas, deben documentar e integrar de forma transparente todos los niveles de gestión de la empresa. Por regla general, la decisión de digitalizar comienza con la dirección de la empresa, que aclara la imagen que tiene de sí misma y sus principios básicos en su declaración de misión. Una forma electrónica de visión y misión, por ejemplo como Modelo de Motivación Empresarial (BMM), ayuda a comunicar la dirección de la estrategia dentro de la empresa y hace visibles las diferencias entre las metas y objetivos, por un lado, y los medios y formas necesarios para realizarlos, por otro.

Un ejemplo de herramienta para la modelización de BMM es un prototipo creado en el marco de un proyecto estudiantil de la Facultad de Informática de la Universidad de Ciencias Aplicadas de Mannheim y que ya ha sido probado en la práctica [3]. El paso al nivel táctico de la aplicación de la estrategia lo forman los sistemas de medición del rendimiento, por ejemplo los cuadros de mando integral (CMI), que adoptan los objetivos y definen medidas, por ejemplo en forma de proyectos, para alcanzarlos. Los proyectos en el BSC pueden referirse a estructuras de desglose del trabajo, planes de red y paquetes de trabajo en sistemas de gestión de proyectos en los que los gestores de proyectos planifican, organizan y controlan los proyectos. Mientras que algunos paquetes de trabajo pueden completarse sin referencia a sistemas informáticos, otros requieren cambios en el mundo informático. Para estos ajustes, por ejemplo, el personal del proyecto abre tickets en los sistemas de gestión de incidencias. Estos, a su vez, están estrechamente vinculados a la gestión de servicios de TI, que a menudo controla los procesos de cambio basados en ITIL mediante solicitudes de cambio (RFC).

La integración finaliza como muy tarde en este nivel empresarial operativo con referencia informática. La gestión del transporte sigue al nivel técnico de TI en los entornos SAP, pero no existe ningún vínculo con los niveles empresariales. La gestión del software empresarial (ESM) cierra esta brecha (véase la ilustración) y contribuye así a la alineación negocio-TI. ESM asume las RFC de la gestión de servicios de TI y gestiona detalladamente los procesos de cambio con las solicitudes de transporte que se les asignan. De este modo, siempre es posible rastrear qué RFC fue la causa de qué cambio de código en qué sistema y qué solicitudes de transporte lo suministraron al sistema productivo. Si todos los niveles están integrados, la dirección de la empresa puede ver con sólo pulsar un botón qué objetivo estratégico debía alcanzarse a través de qué proyectos, qué ajustes informáticos eran necesarios para ello y quién implementó el cambio a través de qué solicitudes de transporte [4].

Si se sigue pensando en las consideraciones coste-beneficio de una estrategia de digitalización, el ESM puede constituir la base para la evaluación coste-beneficio de las adaptaciones de software. Para ello, deben recogerse en el BSC todos los objetivos vinculados a la visión y misión de la estrategia y analizarse los proyectos almacenados. Todos los paquetes de trabajo de proyectos relacionados con TI conducen a RFC o tickets vinculados y, en última instancia, a procesos de cambio. La integración con el ESM permite, en última instancia, hacer un seguimiento de los cambios de código que se han realizado en el entorno del sistema. El esfuerzo de cambio, basado por ejemplo en la estimación del esfuerzo en días-hombre, puede compararse con una evaluación del alcance funcional de las mejoras, por ejemplo según la medición del tamaño funcional como parte de un análisis de puntos de función.

Riesgos de transporte controlables

Una mirada detallada a nivel informático deja claro que incluso los cambios menores de código pueden ser enormemente complejos y suponer un riesgo para el entorno de producción. El panorama de 3 sistemas con adaptaciones de software en el sistema de desarrollo, transporte al sistema de garantía de calidad y pruebas allí y, si tiene éxito, liberación e importación al sistema de producción es sólo el escenario más sencillo.

Cuando la urgencia de los cambios de software varía, por ejemplo en el caso de proyectos de desarrollo, migración o actualización que llevan mucho tiempo en marcha, por un lado, y de correcciones de errores que son necesarias a corto plazo, por otro, muchas empresas amplían el paisaje de 3 sistemas a uno de 4 o incluso 5, en el que un segundo sistema de desarrollo y posiblemente otro de pruebas llevan los resultados del mantenimiento rápidamente al sistema productivo.

La planificación, la documentación y el mantenimiento de los componentes del entorno del sistema en un sistema de gestión del ciclo de vida de las aplicaciones como SAP Solution Manager pueden conducir a la transparencia de la infraestructura del entorno, pero las herramientas no cubren el análisis y la comprobación de los cambios de código en las solicitudes de transporte individuales y con respecto a su interacción con otras solicitudes.

Supervisión de la cadena de procesos

Para ello, las empresas necesitan también un Enterprise Software Management (ESM). El ESM supervisa toda la cadena de procesos de cambios de objetos desencadenados por un cambio en todos los sistemas afectados del entorno del sistema y los gestiona o controla de forma centralizada. Un proceso de cambio puede generar un gran número de solicitudes de transporte a nivel de TI, que deben llegar al sistema productivo en el orden correcto.

El ESM mantiene una visión general de los efectos de todos los ajustes de código que surgen en relación con un proceso de cambio y supervisa las interacciones entre las solicitudes de transporte de todos los cambios relevantes para TI. Un posible riesgo son, por ejemplo, las sobrescrituras, en las que el sistema de gestión del transporte suministra primero al sistema de producción la versión actual de un objeto, que posteriormente se sobrescribe con la importación de una versión de código más antigua del objeto. Por ejemplo, dos solicitudes de transporte pueden contener el mismo objeto, como un método de la clase Z_CL_A, que se modificó en el marco de un proyecto de mejora y para el que hubo que realizar una corrección urgente de errores.

Por motivos organizativos y/o técnicos, los encargados de las pruebas pudieron completar la prueba de corrección de errores más rápidamente que la prueba del proyecto de mejora. No obstante, la versión 13 del método sólo puede implantarse en el sistema de producción después de haber importado la versión 12, ya que, de lo contrario, la versión 12 más antigua sobrescribiría la versión 13 más reciente en el sistema de producción. En este caso, el error que se creía solucionado volvería a estar presente en el entorno de producción.

Riesgo: Adelantamiento

Otro peligro proviene de los "overtakers". En este caso, los objetos contienen partes de desarrollos cuyas contrapartidas sólo llegan al sistema de destino en transportes importados posteriores, de modo que en el sistema productivo la adaptación es incompleta y la aplicación puede reaccionar incorrectamente. Por ejemplo, la ejecución de un programa requiere otro objeto, quizá porque el programa llama a un módulo de función o a un método.

Si los ajustes del objeto y sus llamantes se retrasan en el sistema de producción, es posible que la aplicación no funcione como se esperaba. Si la interfaz cambia de una forma que no es compatible con versiones anteriores, por ejemplo porque se añade un parámetro de transferencia obligatorio, todos los programas llamantes deben seguir el cambio. Un retraso en la importación de las peticiones de transporte, en las que se encuentran el objeto y el llamante, provoca entonces un volcado. La misma situación se produce si un objeto se ha creado recientemente, sus llamantes ya han llegado al entorno de producción, pero todavía está en tránsito. También en este caso, el programa se vuelca al intentar ejecutarse.

Escenario de adelantamiento

Un escenario de sobreescritura se produce, por ejemplo, si un informe Z_REPORT_B contiene una llamada al módulo de funciones Z_FUNC_C en el código, pero no transporta el módulo en sí, ya que éste fue creado por otro equipo de proyecto como parte de otro proyecto de mejora e introducido en el sistema de control de calidad. Detectar a los que sobrescriben es mucho más difícil que enumerar los posibles riesgos de sobrescritura, ya que los objetos sobrescritos no son visibles en la solicitud de transporte. Sólo un análisis exhaustivo del código puede ayudar en este caso.

Con cientos de solicitudes de transporte y miles de objetos en ellas debido a correcciones de errores, desarrollos propios, ampliaciones o actualizaciones, estas dependencias y comprobaciones ya no pueden gestionarse manualmente y deben ser supervisadas por una herramienta ESM. El factor decisivo aquí es que la herramienta ESM actúa en gran medida de forma automática y supervisa todos los transportes de forma estándar para aumentar la estabilidad del sistema de destino, ya sea el sistema de garantía de calidad, que se beneficia de bases de pruebas mejoradas, o el sistema de producción, donde el impacto de las importaciones defectuosas es mucho más doloroso.

Idealmente, el ESM crea una lista de transportes críticos y emite advertencias sobre los peligros que yacen latentes en ellos. Un ejemplo de solución ESM con amplias rutinas de comprobación es Enterprise Software Management de Solutive. En última instancia, una herramienta ESM también es útil para las partes interesadas con requisitos de gobernanza, riesgo y cumplimiento (GRC), además de medir el éxito de los riesgos de digitalización y gestionar las operaciones operativas de TI.

ESM para Gobernanza, Riesgo y Cumplimiento (GRC)

En ocasiones, las normas internas de la empresa también abordan la gestión técnica de las adaptaciones de software y exigen el cumplimiento transparente del principio de los cuatro ojos para los cambios de código, la separación de responsabilidades en materia de desarrollo y pruebas en términos de personal, y la limitación de las autorizaciones a lo adecuado para la función del usuario.

Las auditorías y revisiones encuentran en el ESM pruebas comprensibles de los procesos que cumplen las normas a nivel informático. El ESM también es importante para las auditorías externas. Los auditores piden cada vez más ver los procesos de cambio y las responsabilidades aplicables.

Si una empresa utiliza una herramienta ESM, puede crear informes claros sobre los ajustes en el entorno de producción con sólo pulsar un botón y ponerlos a disposición de quien los solicite con poca antelación. La documentación y evaluación de los cambios de código relevantes para las pruebas son estándar en varias herramientas ESM, incluida la solución de gestión de software empresarial Solutive. Sin embargo, la integración de los niveles de negocio y TI en el sentido de alineación negocio-TI, como se ha descrito anteriormente, sigue planteando un reto.

Proyecto de prueba de concepto para estudiantes

Por este motivo, un proyecto estudiantil de la Universidad de Ciencias Aplicadas de Mannheim va a llevar a cabo un análisis de costes y beneficios de proyectos de digitalización mediante la integración de todos los niveles de gestión empresarial con el nivel de TI a través de la gestión de software empresarial como prueba de concepto en el próximo semestre de verano de 2018.

Está previsto utilizar como solución ESM el software de gestión empresarial Solutive, que ya proporciona las interfaces necesarias para la integración en sistemas de gestión de proyectos, sistemas de emisión de tickets y soluciones de gestión de servicios informáticos.

Literatura:

[1] Kreutzer, R. T., Neugebauer, T. y Pattloch, A., Liderazgo empresarial digital. Wiesbaden, 2017.
[2] Châlons, C. y Dufft, N.: The Role of IT as an Enabler for Digitalisation, en: Abolhassan, F. (ed.): ¿Qué impulsa la digitalización? Wiesbaden, 2016.
[3] Gröschel, M. y Roth-Dietrich G.: Modeling the Business Model and Business Strategy - Conception and Implementation of OMG's Business Motivation Model in a Software Prototype, en: Hertweck, D. y Decker, C. (eds.): Informática digital para empresas 2016, Lecture Notes in Informatics (LNI). Bonn, 2016.
[4] Roth-Dietrich, G.: Innovative Digitalisierungsstrategien, en: ERP-Management, Heft 4 2017, S. 32-34, Berlín, 2017.