Hacer visibles las estructuras

Cuando Dana Lautenschläger, experta sénior en procesos, proyectos y sistemas de RR.HH. de Conrad, y sus colegas empezaron a buscar una herramienta de organigramas, se centraron en los siguientes requisitos: conexión con el sistema de RR.HH. SuccessFactors, amplias opciones de visualización, diseño adaptable e implementación de juegos empresariales.

En el futuro, estas funciones deberían garantizar una mayor eficacia en la gestión de personal de 4000 empleados en toda Europa. Conrad encontró lo que buscaba en Ingentis: en primavera de este año comenzó el lanzamiento de Org.manager web para SF en Alemania.

El reto

Conrad se fundó en 1923 en Berlín como empresa familiar y desde 1946 tiene su sede en Hirschau. Paso a paso, la empresa gestionada por sus propietarios ha pasado de ser una empresa especializada en la venta por correo de componentes electrónicos a convertirse en uno de los principales proveedores omnicanal de tecnología y electrónica de Europa.

La empresa dispone de unos 750.000 artículos en la tienda online conrad.de. Las exigencias y necesidades de los clientes son cada vez mayores, especialmente las de los clientes empresariales. Conrad ha respondido a ello: Con el lanzamiento del nuevo Conrad Marketplace conrad.biz a principios de 2017, la gama de productos se ha ampliado rápidamente. Si antes había 750.000 productos, en julio ya había más de 900.000, y la cifra sigue aumentando.

A la hora de elegir un sistema de RRHH, Conrad optó por SuccessFactors. El sistema HCM se ejecuta en SAP Cloud Platform y combina varias herramientas para el trabajo de RRHH. La empresa espera más eficiencia, fiabilidad, rapidez y un mayor nivel de calidad de los datos.

Sin embargo, la solución nativa de organigramas de SuccessFactors pronto llegó a sus límites cuando se trataba de visualizar la jerarquía de la empresa. La representación se limitaba a un tipo de estructura, a saber, los cargos, y los puestos del personal no podían representarse de forma compensada. Además, no era posible ejecutar juegos de empresa ni optimizar la visualización de los organigramas para dispositivos móviles.

La necesidad de un complemento adicional se hizo evidente. Dana Lautenschläger ya había tenido contacto en el pasado con la versión local Ingentis Org.manager. Durante la búsqueda posterior, recibió una sugerencia sobre la herramienta basada en la nube Org.manager web para SF -entre otros, directamente de SAP- y decidió probarla.

La solución

El complemento es una extensión del software de organigramas Org.manager, desarrollado específicamente para SuccessFactors. Puede procesar datos del módulo Perfil del empleado, así como de Employee Central.

La aplicación crea organigramas de forma totalmente automática y en tiempo real a partir de los datos almacenados en el sistema de personal conectado. Esto significa que los cambios de personal nunca tienen que transferirse manualmente y que los organigramas están siempre actualizados.

El diseño, la presentación y el contenido de los organigramas pueden adaptarse fácil y rápidamente a los deseos del cliente a través de una interfaz de administración. Por ejemplo, no hay límites para la visualización de estructuras.

Para su uso en SAP SuccessFactors, el complemento representa los objetos Unidad de negocio, División, Departamento, Puesto y Empleado. En principio, sin embargo, el software de organigramas también puede utilizarse para definir otros tipos de objetos fuera del estándar.

Además de esta variedad de tipos de objetos, Conrad también aprovecha la posibilidad de mostrar los puestos alternativamente. Para la empresa de Hirschau, es importante que los puestos del personal sean claramente reconocibles en el organigrama. Para ello, están dispuestos de forma escalonada.

Otro requisito que siempre acompañó a Conrad en la búsqueda de una aplicación adecuada fue el concepto de "Mobile & Cloud First". Como los directores y ejecutivos de RRHH suelen estar de viaje, no siempre tienen a su disposición un ordenador de sobremesa con una pantalla grande, sino que las pantallas de los smartphones y las tabletas tienen que ser suficientes.

Por supuesto, se proporciona acceso móvil al sistema en la nube de SuccessFactors. Sin embargo, el complemento Ingentis Org.manager web para SF proporciona además el diseño responsivo del organigrama. Esto permite un acceso sin restricciones y fácil de usar a la jerarquía organizativa y a los datos importantes del personal, incluso en dispositivos móviles.

Una mirada al futuro

Ahora que Conrad Electronic se ha familiarizado básicamente con el complemento, la función de simulación se utilizará en una segunda fase. Gracias a una estructura organizativa muy flexible, Conrad puede reaccionar rápidamente a los cambios y, por tanto, desplegar siempre su mano de obra con sensatez.

Sin embargo, antes de tomar decisiones estratégicas de este tipo, es necesario tener una buena visión general de la distribución actual de los recursos. A partir de ahí, se llevan a cabo los juegos empresariales.

Reorganización

En el pasado, Conrad utilizaba programas de dibujo comunes para este fin. Sin embargo, estas aplicaciones resultaron inadecuadas para la realización de juegos empresariales. En su lugar, se crearon procesos de dibujo que requerían mucho tiempo y que, en última instancia, no conducían a la claridad deseada.

Con la ayuda de la nueva herramienta, esta reestructuración se realiza directamente en el organigrama. Los objetos existentes pueden editarse, eliminarse o desplazarse mediante la función de arrastrar y soltar.

También es posible crear nuevos objetos. Los datos en SuccessFactors inicialmente no se ven afectados por estos cambios simulados. Para transferir finalmente el statu quo obtenido en la simulación al sistema de RH, basta con una denominada lista de diferencias.

Esto puede exportarse desde Org.manager web en pocos segundos e importarse después a SAP SuccessFactors. En un paso más, Conrad también quiere utilizar el software a escala internacional. Los niveles directivos de todas las empresas se equiparán con él para lograr una estandarización en toda la empresa.