El baile con los sistemas

Un reciente estudio sobre usuarios de SharePoint revela que el 88% de los 300 encuestados lo utiliza como portal para empleados, el 86% como base para la gestión de documentos y el almacenamiento de archivos, y el 84% emplea el software de Microsoft para gestionar sus procesos empresariales.

Utilizan SharePoint para tareas muy diferentes. Ya sea publicar textos editoriales en la sección de noticias, mantener y gestionar contenidos para la planificación de campañas o de vacaciones.

Precisamente porque la plataforma tiene un abanico muy amplio de funciones, todos los departamentos de la empresa, como marketing, informática o ventas, la utilizan también de forma correspondientemente "variopinta" y adaptada a sus propias actividades.

Al fin y al cabo, lo único que importa es lo fácil e intuitiva que sea una herramienta.

Es evidente que SharePoint va por buen camino en cuanto a facilidad de uso, pero necesita urgentemente eliminar los problemas iniciales. Porque: los usuarios encuestados valoran positivamente la facilidad de uso.

No obstante, la mayoría sigue considerando que la usabilidad es el criterio de compra número uno a la hora de introducir un software de portal.

Microsoft también ha reconocido este punto y, a primera vista, sólo promueve las correspondientes ventajas prometedoras para las nuevas funciones móviles y relacionadas con los equipos para la "intranet para el maletín":

mejor usabilidad, más productividad, mejora del trabajo en red y flexible y, por último, pero no por ello menos importante, la nube se proclama como el medio portador para la entrada de la intranet en la era digital.

¿Así que el versátil frontend, con sus páginas de equipo y de proyecto, será aún mejor y más utilizable individualmente en términos de usabilidad?

No del todo, porque considerar la aplicación de SharePoint por sí sola como base para el próximo proyecto o los flujos de trabajo es sólo una pieza del rompecabezas.

El mayor problema para una buena usabilidad sólo sale a la luz cuando se trata del acceso a datos desde sistemas de terceros, como el sistema ERP de SAP.

La hazaña: exportar los datos relevantes necesarios para trabajar en la interfaz de SharePoint desde los voluminosos y pesados entornos SAP y llevarlos al lugar adecuado.

Es precisamente a esta interfaz entre los dos mundos de sistemas a la que las empresas deberían conceder gran importancia si quieren ofrecer a sus empleados un vínculo sólido entre sus inversiones en SAP y SharePoint de forma sensata y rentable.

Calidad y reducción de datos

Y es que, en un abrir y cerrar de ojos, una plataforma de colaboración relacionada con un proyecto en conjunción con un sistema ERP puede convertirse en un entorno de proyecto en toda regla, incluida la facturación automática de las horas de trabajo para el proyecto.

Esto tiene la ventaja de mejorar la calidad de los datos y reducir los pasos de trabajo. Al fin y al cabo, ¿quién quiere seguir saltando laboriosamente entre dos mundos de sistemas diferentes para seleccionar los datos adecuados para su trabajo?

Además, la mayoría de los usuarios de SharePoint no tienen los conocimientos de SAP necesarios para poder dar este paso de todos modos.

Gastos de formación SAP

"Cualquiera que sepa manejar un iPhone está lejos de saber cómo engranan los engranajes informáticos que hay detrás".

Peter Wohlfarth, de la empresa de software Theobald Software, con sede en Stuttgart, compara el comportamiento de los usuarios de SharePoint.

"Integrar los datos de esta forma también eliminaría por completo la necesidad de inmensos esfuerzos de formación para familiarizarse con SAP".

el firmante autorizado está convencido.

Y por si esta tarea por sí sola no complicara suficientemente la vida a los responsables informáticos, según el estudio también hay otras integraciones de sistemas de terceros.

Con algo menos del 37%, casi un tercio de los responsables de la toma de decisiones del estudio dan prioridad a la integración de software de gestión de proyectos en su entorno SharePoint, seguidos del 27% que están estudiando actualmente la interfaz entre SAP y SharePoint.

El tercer puesto lo comparten las integraciones de groupware/correo electrónico y CRM.

Usabilidad

Cuando se trata de usabilidad, comienza el gran replanteamiento para la TI empresarial, que hasta ahora ha tendido a pensar y actuar a corto plazo en términos de soluciones a problemas individuales de interfaz de sistemas que era necesario implantar.

"Para ellos, ya no se tratará de administrar interfaces lo mejor posible, sino de pensar en todos los sistemas: aumentar holísticamente la calidad del servicio para el usuario final mediante una usabilidad óptima."

dice Wohlfarth.

Puentes de datos a SAP

Su empresa ayuda precisamente en este replanteamiento. Construye puentes de datos rápidos y fiables entre los mundos de sistemas de SAP y SharePoint, precisamente donde no los hay.

O donde ya no se puede llegar a ninguna parte con las herramientas estándar de a bordo de la caja de herramientas técnicas de SAP o Microsoft. Mucho depende de la perfecta integración de esta interfaz en SharePoint.

Mejor información, más eficacia y productividad y, por último, pero no por ello menos importante, mejor servicio. Aquellos que no piensan con originalidad y no consideran la interconexión de sus mundos de sistemas desde una perspectiva empresarial no sólo ponen en riesgo la usabilidad y, por tanto, el uso de plataformas como SharePoint, sino que también pierden la confianza de sus usuarios en TI a largo plazo.