El exceso de licencias de SAP tiene cura

A menudo, las licencias se utilizan más allá de los términos contractuales y aumenta el riesgo de auditorías de software y sanciones. Sin embargo, es aún más habitual que se adquieran más licencias de las que realmente se utilizan, lo que se traduce en elevados costes que podrían evitarse.

La compra de licencias excedentarias puede obedecer a tres motivos:

• Se expiden licencias personales más caras de las que realmente se necesitan.
• Un usuario tiene más de una licencia personal porque las herramientas SAP True-up no pueden asignar claramente cuentas de usuario y personas.
• Los empleados conservan sus licencias personales aunque ya no accedan al sistema SAP.

Otra cuestión central importante para los clientes de SAP se refiere al llamado "uso indirecto". En este caso, se accede al sistema SAP a través de una aplicación de terceros u otra vía indirecta.

En consecuencia, los retos que plantea la concesión de licencias SAP son cada vez mayores, al igual que las oportunidades de reducir posibles gastos.

La gestión de licencias SAP no es fácil. Requiere información detallada y comprensible que muestre claramente cómo se utiliza el software SAP en una empresa.

Es la única manera de responder a preguntas importantes, por ejemplo:

• ¿Cuántas personas acceden al software SAP y qué funcionalidades utilizan?
• ¿El uso es directo, indirecto a través de aplicaciones de terceros o incluso ambos?
• ¿Qué paquetes SAP se utilizan?
• ¿Qué usuarios tienen varias cuentas?
• ¿Cuál es el nivel de uso actual de los paquetes empresariales (motores)?

El License Administration Workbench (LAW) de SAP determina el grado de cumplimiento de las licencias basándose en las licencias emitidas actualmente. Sin embargo, LAW no recopila ni analiza datos suficientes para la optimización de licencias de SAP.

El informe LAW sólo muestra qué licencias ha concedido la empresa. Queda por saber cómo las utiliza y si cada usuario de SAP dispone realmente de la clase de licencia óptima para poder trabajar con eficacia.

Pero también hay buenas noticias: con las soluciones adecuadas de optimización de licencias de software, los responsables de TI pueden recopilar datos exhaustivos y detallados sobre el uso real de SAP en su empresa.

Para optimizar la asignación de licencias personales, hay que saber cómo utiliza SAP cada persona de la empresa. Sólo una optimización exhaustiva de las licencias de software minimiza los riesgos de infracción en dos sentidos:

En primer lugar, las autorizaciones, permisos y derechos de uso se comparan con los datos de uso reales. Esto permite a TI garantizar que todos los usuarios disponen de una licencia personal de la clase de licencia adecuada.

Por otro lado, la optimización de licencias de software puede identificar a todos los usuarios que utilizan SAP indirectamente. Estos usuarios también reciben licencias personales de TI.

Las licencias para paquetes empresariales desempeñan un papel cada vez más importante en SAP. Cloud-on-demand, movilidad (on-device) e in-memory computing (Hana) se encuentran entre las áreas de crecimiento más importantes para SAP e incluyen todos los paquetes.

Por lo tanto, es importante que las empresas tengan en cuenta los paquetes en su estrategia de optimización de licencias. Una gestión eficaz y proactiva de las licencias de paquetes requiere una solución que pueda encontrar todas las instalaciones de paquetes SAP en todos los sistemas SAP.

También debe tener en cuenta los requisitos de licencias de paquetes y las métricas. A partir de esta información, se pueden crear informes consolidados sobre métricas que incluyan todos los sistemas y paquetes SAP, una base importante para calcular el consumo de licencias de paquetes.

Las soluciones de optimización de licencias SAP ofrecen a las empresas toda una serie de ventajas. Eliminan los costes de actualización no planificados, evitan la adquisición de licencias o tipos de licencia innecesarios y reducen el riesgo de incumplimiento de la normativa.

A la vista de los crecientes controles de SAP sobre el uso indirecto de licencias, se trata de un argumento de peso.