Pensando en la automatización

En mayo de 2016, IMA (Institute of Management Accountants) encuestó a más de 751 ejecutivos financieros, gestores y analistas de Estados Unidos para conocer mejor cómo llevan a cabo las empresas sus procesos contables, qué problemas encuentran y cómo se solucionan.

Además, había que identificar las mejores prácticas. El objetivo del estudio era conocer mejor el grado de automatización; qué otras áreas les gustaría automatizar; a qué retos se enfrentan y qué ha dado buenos resultados en el ámbito de la automatización.

En general, el 75% de los encuestados afirma que registra el tiempo necesario para completar la reserva.

El actual proceso de cierre financiero

Los resultados muestran que muchas empresas tienen margen para automatizar la contabilidad financiera. Las verificaciones de control suelen realizarse según las necesidades: mensual, anual o trimestralmente.

Del mismo modo, muchas empresas realizan conciliaciones de costes laborales e inventarios, asientos contables e imputaciones de costes según sea necesario.

Se constató que las grandes empresas tenían más probabilidades de documentar sus procesos de cierre que las pequeñas. El 21% de las empresas más pequeñas afirmaron incluso que no documentaban en absoluto sus procesos de cierre (en contraste con el 10% de las empresas más grandes).

En conjunto, estos resultados muestran que aproximadamente dos tercios de las empresas no documentan sus procesos de cierre en absoluto o sólo parcialmente.

Además, el estudio reveló que cerca de dos tercios de las empresas encuestadas dependen en gran medida de aplicaciones empaquetadas o ERP para sus procesos de cierre.

Además, dos tercios recurren a hojas de cálculo. La elevada dependencia de las hojas de cálculo parece alarmante, teniendo en cuenta los riesgos y problemas asociados, como los cambios en las normas contables, el tiempo necesario, los errores de introducción y las conexiones entre celdas dentro de dichas hojas de cálculo.

El reto de los procesos contables

Según los participantes en la encuesta, los procesos contables que requieren más tiempo y trabajo son las conciliaciones de cuentas del balance, los análisis de desviaciones, las conciliaciones bancarias y de tarjetas de crédito y la preparación de asientos contables.

Estos procesos se prestan especialmente bien a la automatización. Más de dos tercios de los encuestados afirmaron estar bajo presión para acelerar el proceso de cierre.

Cuando se les preguntó de dónde procedía esta presión, el 50% citó a la alta dirección o a los propietarios. Otras fuentes de presión fueron los jefes de departamento, los mandos intermedios, los inversores y los auditores.

El mayor obstáculo en el proceso de cierre es obtener información de otras áreas o departamentos. Algunos ejemplos son las cifras finales de ventas, las entregas, los partes de horas y los gastos de viaje.

Otros obstáculos habituales son los recursos humanos, la actualización de los sistemas informáticos y la corrección de errores en los datos. Todos estos problemas pueden resolverse con sistemas integrados y procesos automatizados.

Satisfacción

Los procesos con más probabilidades de cumplir las expectativas son la creación de asientos contables, las conciliaciones de cuentas del balance y las conciliaciones de tarjetas bancarias.

Los procesos con menos probabilidades de cumplir las expectativas son el análisis de desviaciones, las imputaciones de costes y las verificaciones de control.

En general, sólo unos pocos participantes se mostraron satisfechos con el proceso de cierre. Sólo el 21% se mostró satisfecho y el 54% se mostró mayoritariamente satisfecho.

Del resto de participantes en la encuesta, el 20% se mostraron mayoritariamente insatisfechos y el 5% muy insatisfechos. Estos resultados se observaron de manera uniforme tanto en las grandes como en las pequeñas empresas.

A pesar de que dos tercios de los encuestados afirman que la automatización mejoraría el flujo y la utilidad de los datos para los responsables de la toma de decisiones y agilizaría el proceso de planificación financiera, sólo el 32% ha automatizado parcialmente los procesos contables en el último año.

Automatización

La mayoría de los procesos mencionados estaban relacionados con cuentas por pagar, creación de asientos contables, cuentas por cobrar/facturación, conciliaciones bancarias e informes.

Un proceso contable fluido significa programar las actividades para que se produzcan con mayor regularidad. En el último año, sólo el 23% de los encuestados ha cambiado algunas actividades que antes sólo se hacían al final de un periodo contable para que se produzcan con más regularidad.

Las actividades mencionadas con más frecuencia estaban relacionadas con la conciliación de cuentas, la conciliación bancaria, la preparación de asientos contables y la elaboración de informes. Cuando se les preguntó por las principales ventajas de dedicar menos tiempo a los ciclos de cierre, una gran proporción respondió que les deja más tiempo para trabajar en iniciativas estratégicas que pueden beneficiar al crecimiento de la empresa.

Otro 23% dijo que el beneficio más importante serían unos informes financieros más puntuales y precisos. Si este tiempo pudiera reducirse al menos uno o dos días, se liberarían recursos que podrían emplearse en análisis más avanzados y beneficiosos.

Alrededor de una cuarta parte de los encuestados afirma que esto permitiría elaborar informes financieros más precisos. La razón, según ellos, era la aparición de recursos de tiempo para validar los datos y mejorar el sistema de recopilación de información.

Conclusiones

Los resultados del estudio sugieren que muchas empresas pueden beneficiarse de un enfoque contable más continuo. Esto significa cambiar el calendario de las actividades para que sean más regulares.

La contabilidad continua es mucho más que la automatización de procesos contables. Es una metodología por la que los procesos que tradicionalmente tienen lugar a final de mes o al final del periodo correspondiente se extienden de forma continua a lo largo de ese periodo.

El objetivo es mejorar la precisión, crear más tiempo para las revisiones y aumentar la eficacia general.

La encuesta recogía datos sobre los procesos de cierre, reflejando los retos y la satisfacción con sus procesos actuales y el impacto de una mayor automatización de los procesos contables.

Dos tercios de las empresas encuestadas no documentan en absoluto sus procesos de cierre o sólo lo hacen para determinadas actividades. Lamentablemente, dos tercios también afirmaron depender en gran medida de las hojas de cálculo.

Esta gran dependencia de las hojas de cálculo lleva a dedicar más tiempo a la preparación de informes financieros y a un mayor riesgo de obtener resultados inexactos.

El uso de hojas de cálculo y otros procesos manuales de cierre contribuye principalmente a aumentar el tiempo dedicado a la contabilidad del balance y las conciliaciones bancarias, el análisis de las desviaciones y la preparación de asientos contables.

Las empresas deberían replantearse estos y otros procesos manuales y buscar formas de automatizar al menos algunos de los pasos del proceso de recopilación e integración de datos.

Más de dos tercios de los encuestados afirmaron estar sometidos a presiones por parte de la alta dirección u otros responsables para acelerar el proceso de cierre.

Los mayores obstáculos para lograr esa aceleración son la recopilación de información de otros departamentos, los recursos humanos, los sistemas informáticos actualizados y la corrección de errores en los datos.

Los ejecutivos financieros deberían evaluar detenidamente estos obstáculos en sus empresas y buscar formas de eliminarlos. Solo un tercio de las empresas declaró haber automatizado partes de sus procesos contables en el último año.

Proporcionar cifras sólidas sobre el rendimiento de la inversión (ROI) de un nuevo sistema de datos suele ser difícil. Esto se debe a que el valor real de tales inversiones suele ser muy difícil de calcular aislado de otras iniciativas.

Para todos los profesionales de las finanzas que deseen reducir el tiempo que dedican a los estados financieros e invertir más tiempo en actividades que aporten valor y ayuden a la empresa a alcanzar sus objetivos estratégicos, se recomienda el siguiente enfoque:

Es útil hablar con otros líderes empresariales y responsables de la toma de decisiones y preguntarles qué tipo de información les gustaría tener para que la empresa fuera más rentable. Esto ayuda a averiguar cómo utilizarían estas partes interesadas dicha información para ayudar a la empresa.

Además, se puede establecer un vínculo entre estas actividades y el aumento del rendimiento. A continuación, puede realizarse una evaluación para averiguar dónde puede encontrarse esta información y qué herramientas ayudarían a recopilar y procesar estos datos.

Por último, debe demostrarse cómo la reducción del tiempo dedicado a recopilar y procesar la información contable conduce al suministro de información que proporciona un mayor rendimiento.

Es la forma más eficaz de conseguir el apoyo de la dirección.