Norma global sobre la gestión de materiales

El Grupo Scherdel es un grupo tecnológico que opera a nivel internacional con sede en Marktredwitz. Esta empresa familiar desarrolla y fabrica resortes técnicos, piezas estampadas y dobladas, conjuntos, sistemas de plástico y maquinaria especial para la industria de la automoción, la tecnología médica y otros sectores industriales. Con 34 centros en once países, unos 6.800 empleados y más de 135 años de historia, Scherdel es uno de los principales proveedores a nivel mundial en sus tecnologías clave.

En el marco de la implantación de SAP S/4 y del despliegue internacional de SAP en el Grupo Scherdel, el grupo tecnológico establece un nuevo estándar para la gestión de materiales.

Apicon Data Master garantiza transparencia, procesos fluidos y una mayor calidad en la creación y el mantenimiento de materiales. La creación manual de materiales mediante plantillas en SAP ha sido sustituida por un procedimiento basado en flujos de trabajo. Este estándar se está implantando en todas las fábricas del Grupo Scherdel a nivel mundial.

Creación de materiales asistida por el sistema

El Grupo Scherdel comenzó en 2023 con la implantación de SAP S/4 y está sustituyendo progresivamente los sistemas antiguos existentes. La creación y el mantenimiento de materiales son procesos empresariales críticos en los que participan numerosos departamentos. En Scherdel, estos son: Ventas, Producción —en particular, la planificación del trabajo—, Compras, Planificación de necesidades, Control de gestión y Medio ambiente. Las compras entre filiales desempeñan un papel importante en esta empresa que opera a nivel mundial.

Seguridad y eficiencia de los procesos

Con el objetivo de garantizar a nivel mundial la seguridad de los procesos y la eficiencia en la entrada de materiales y el mantenimiento de datos en SAP S/4, el Grupo Scherdel se decantó por Apicon Data Master, una solución probada en la práctica, modular y totalmente integrada con SAP.

Ya se había sentado una base sólida: en el sistema anterior, Scherdel trabajaba con un proceso bien estructurado para la creación de materiales. Además, las responsabilidades en cada una de las fases del proceso estaban claramente definidas y se precisaron aún más en el marco de la implantación de SAP.

Sin embargo, hasta la fecha, el proceso de alta de material no estaba totalmente automatizado. Esto provocaba una falta de transparencia en todo el proceso, tareas manuales y datos maestros incompletos. Debido a la ausencia de campos obligatorios, en algunos casos se olvidaban campos necesarios o se rellenaban de forma incorrecta. Tampoco siempre se podía garantizar que se respetara el orden correcto de los pasos del proceso. „Lo que nos faltaba eran campos obligatorios, para que nadie pudiera volver a olvidarse de algo realmente necesario en el proceso de creación de materiales“, explica Kathleen Neumann, directora de Lean e Informática de Scherdel Marienberg. En el futuro, la creación de materiales y las modificaciones deberían realizarse siguiendo un enfoque basado en procesos. Al inicio de la implantación de S/4, Scherdel utilizaba materiales de plantilla de SAP. Para optimizar los procesos y reducir los tiempos de ejecución, se decidió sustituir la creación de materiales mediante plantillas.

Presentación de Apicon Data Master

A finales de 2024, Scherdel se decantó por Apicon Data Master. Esta solución certificada por SAP para la gestión de datos maestros convenció por sus funciones adecuadas, su integración completa con SAP y sus posibilidades de ampliación modular. „Probamos la herramienta con clientes de referencia. La decisión se tomó en un abrir y cerrar de ojos“, explica Neumann.

Otro criterio importante fue la incorporación de Apicon Data Master en el enfoque de coaching. Precisamente de cara a la implantación global, esto aporta una gran flexibilidad al Grupo Scherdel. Desde el inicio del proyecto, se incorporó y se formó a un consultor interno. De este modo, se pudieron realizar pequeños ajustes de forma autónoma y rápida en el Data Master. En muy poco tiempo, Scherdel fue capaz de desarrollar, además de nuevas lógicas de reglas, plantillas de entrada completas. Con el Apicon Data Master, el equipo implementa ahora nuevos procesos de forma autónoma, flexible y segura. En caso necesario, los expertos de Apicon prestan su apoyo. La conformidad con SAP está siempre garantizada.

Eficiencia con grandes volúmenes de datos

Con la implantación de SAP, el volumen de datos ha aumentado con respecto al sistema anterior. No obstante, gracias a Apicon Data Master, la creación y el mantenimiento de los datos se realizan de forma eficiente, segura y trazable. Apenas un año después de la implantación de Data Master, ya se han creado 6.800 materiales. Esto equivale a unos 550 materiales al mes, con tendencia al alza.

El proceso de gestión de materiales se divide en varios subprocesos con paquetes de trabajo individuales, que están deliberadamente a la vista de todos los implicados. Esto hace que los procesos sean transparentes y aumenta su rapidez. „Las opiniones al respecto son totalmente positivas“, confirma Neumann. „Todo el mundo sabe cuándo le toca actuar. Se sabe en qué fase se encuentra actualmente cada paquete de trabajo“. De este modo, todas las áreas pueden ampliar su perspectiva y saber qué pasos se están llevando a cabo en su conjunto. Además, mediante la búsqueda de tareas por número de material, los usuarios pueden averiguar rápidamente en qué fase del proceso se encuentra una pieza. En la primera planta, Scherdel inició la implantación de SAP S/4 sin una herramienta basada en flujos de trabajo y utilizó materiales de plantilla de SAP. Precisamente en lo que respecta a los cambios, el alcance funcional del estándar de SAP no era escalable para el gran número de materiales. Scherdel trabajó, además, con una lógica de numeración interna para los tipos de material.

Reglas inteligentes

Las plantillas rígidas de SAP y la lógica específica de la asignación de números han sido sustituidas por la combinación de un conjunto de reglas y un editor inteligente en Apicon Data Master. En lugar de plantillas, ahora se utilizan reglas inteligentes. De este modo, se descarta la posibilidad de seleccionar una plantilla incorrecta. En el editor, de fácil manejo, solo se muestran a los usuarios los campos necesarios para cada paso del proceso. Ya no es necesario buscar campos en diferentes vistas, ya que los valores de los demás campos se deducen automáticamente a partir de los datos introducidos por el usuario. Los números de material también se determinan automáticamente.

Esto reduce el riesgo de errores y los tiempos de ejecución de los procesos. Las comprobaciones de plausibilidad ampliadas en las máscaras de entrada —además de los campos obligatorios ya existentes— permiten alcanzar la calidad de datos deseada. Las reacciones de los usuarios de los departamentos especializados son, sin excepción, positivas. Sobre todo porque se ofrece la orientación deseada a través del sistema, se ha incrementado notablemente la transparencia en todo el proceso y se garantiza que los datos se mantengan completos. „El respaldo de todos los empleados implicados confirma el excelente trabajo de todo el equipo del proyecto“, subraya Neumann.

Lanzamiento internacional

El Grupo Scherdel está implantando SAP S/4 a nivel mundial en todo el grupo empresarial. Por ello, ya desde la definición inicial de los procesos, fue necesario ampliar la perspectiva a todo el grupo empresarial para unificar los procesos heterogéneos de las plantas en un concepto centralizado. Asimismo, la gestión de las compras entre empresas ya se había planificado de antemano para las plantas internacionales, en colaboración con los consultores de Apicon.

Actualmente, Apicon Data Master se utiliza en cuatro plantas del Grupo Scherdel. Se están llevando a cabo otras implantaciones, que en el futuro también se realizarán de forma paralela. Cada vez que se implanta SAP en una sede, también se implantan los procesos estandarizados con Apicon Data Master. Un procedimiento que ha demostrado su eficacia: „Funciona muy bien. No sabría cómo podría funcionar sin el sistema“, confirma Kathleen Neumann.

Factores de éxito de la transformación

Una buena gestión del cambio reviste una gran importancia para el Grupo Scherdel. El equipo central de MDM participa siempre en los cambios y en los proyectos de transformación.

Esto es importante para tener en cuenta los procesos de datos maestros desde el principio. Scherdel también se beneficia de ello en el proyecto SAP S/4 HANA y en la implantación de Apicon Data Master: se acompaña a los usuarios clave, se imparte una formación exhaustiva a los usuarios y, incluso tras la puesta en marcha, el equipo está siempre disponible para resolver cualquier duda. Las sesiones de «lecciones aprendidas» tras las puestas en marcha en las plantas más grandes han demostrado su eficacia. Además, es fundamental crear un equipo formado por representantes de los departamentos funcionales, TI y organización que conozca y evalúe los procesos. Las pruebas exhaustivas son determinantes para el éxito del proyecto.

No solo antes de la puesta en marcha, sino también durante el funcionamiento diario: tanto en la implementación de nuevos procesos como en el control de calidad. El equipo de MDM de Scherdel cuenta con una amplia experiencia en este ámbito.

Otras implementaciones

La colaboración con Apicon ha sido, en todo momento, muy positiva y sin complicaciones. Con Apicon Data Master se ha creado un proceso eficiente, fiable y transparente para la creación y el mantenimiento de los materiales. Todas las partes implicadas saben en qué fase del proceso se encuentran actualmente las piezas, qué paquetes de trabajo se están tramitando y qué campos hay que actualizar.

Se ha logrado precisamente esa exhaustividad en los datos maestros de materiales que, en el pasado, siempre había supuesto un reto, ya que, por ejemplo, a menudo faltaban los números de referencia estadísticos o los datos de peso.

El Grupo Scherdel ha establecido, con Apicon Data Master, un nuevo estándar para la gestión de materiales y ha creado una base de datos sólida. Los usuarios y los departamentos especializados se benefician de procesos automatizados, guiados y transparentes.

Gracias al enfoque de coaching, los futuros desarrollos se pueden implementar de forma autónoma con Apicon Data Master. El próximo hito ya está previsto: un proceso centralizado para el bloqueo y la autorización coordinada de modificaciones en los datos maestros de las piezas que se utilizan en varias plantas del grupo empresarial. El Grupo Scherdel seguirá confiando en la experiencia de Apicon y está estudiando la posibilidad de utilizar el Data Master para otros objetos de SAP y áreas de negocio. (Fuente: Apicon)