El abastecimiento al ritmo del desarrollo

A diferencia de las herramientas de aprovisionamiento clásicas, la solución «Direct Material Sourcing for Discrete Manufacturing», integrada en S/4 HANA, acompaña el proceso de aprovisionamiento de material directo a lo largo de todas las fases de desarrollo de un componente, desde las primeras etapas de diseño hasta el contrato de producción en serie.

Los materiales directos siguen una lógica diferente a la de las compras indirectas. Lo que se incorpora a un vehículo no se decide en la mesa de negociaciones, sino en la fase de diseño: un componente se diseña, se fabrica como prototipo, se valida, se somete a pruebas y, solo entonces, se adquiere en serie.

Los costes y la viabilidad dependen directamente de las decisiones de diseño, y cualquier cambio en la lista de piezas afecta a la gestión de las compras. En este contexto, el abastecimiento no es una actividad posterior, sino que se desarrolla en paralelo al desarrollo del producto, a lo largo de las diferentes fases del programa, con especificaciones cambiantes y una estrecha coordinación entre los departamentos de compras, ingeniería y los proveedores.

Límites del sourcing clásico

Eso es precisamente lo que no tiene en cuenta una herramienta clásica de selección de proveedores. Conoce la licitación, pero no el ciclo de desarrollo que hay detrás. Para un proveedor del sector del automóvil, cuyo valor añadido depende de la complejidad técnica y de los largos ciclos de vida de los productos, esto no es una cuestión secundaria:

Una sola pieza que no se haya adquirido a tiempo puede poner en peligro el inicio de la producción en serie. En este sentido, conviene aclarar un aspecto que suele generar confusión en la comunidad de SAP. El término „Direct Material Sourcing“ aparece en dos contextos diferentes, y no tienen el mismo significado.

Por un lado, está la funcionalidad de abastecimiento de productos dentro de SAP Ariba Strategic Sourcing Suite. Abarca ampliamente el abastecimiento estratégico y se integra perfectamente allí donde el proceso se desarrolla principalmente a través de la suite en la nube. Por otro lado, está SAP Direct Material Sourcing for Discrete Manufacturing: una aplicación independiente, integrada en SAP S/4HANA, diseñada específicamente para la realidad de la fabricación a la que nos referimos aquí. Ambas tienen nombres similares, pero se sitúan en distintos puntos del panorama y resuelven tareas diferentes.

El maestro de materiales necesita el núcleo del ERP

Para un proveedor con una profunda integración de la fabricación, esta distinción no es una mera cuestión semántica, sino que marca el rumbo del proyecto. Quien desee adquirir material directo siguiendo la lista de piezas, la estructura de la planta y el ciclo de desarrollo, necesita estar cerca del núcleo del ERP, donde ya se encuentran el maestro de materiales, la planificación de la producción y el cálculo de costes. Precisamente esta proximidad es la razón por la que en Multimatic se optó por la solución basada en S/4. El núcleo de este enfoque es la integración. Al estar la aplicación anclada en SAP S/4 Hana, accede directamente a lo que hace que la compra de material directo sea controlable: el maestro de materiales, la lista de piezas, la planificación de la producción y el cálculo de costes están estrechamente integrados, y no externalizados a un entorno adyacente conectado de forma laxa. En Multimatic, la solución se ejecuta en la Private Edition, lo que proporciona el margen de maniobra necesario para la personalización y una integración profunda en el entorno de sistemas ya existente, algo que un enfoque basado exclusivamente en la nube pública no ofrece en esta forma.

La diferencia práctica se aprecia en la colaboración. El abastecimiento, la colaboración con los proveedores y la gestión de contratos se desarrollan en un proceso continuo, y los departamentos de ingeniería, calidad y sostenibilidad trabajan dentro de ese mismo proceso, en lugar de hacerlo al margen del mismo. Además, la solución permite, gracias a las integraciones con el desarrollo de productos, editar de forma conjunta planos y especificaciones a lo largo del proceso de abastecimiento, en lugar de enviarlos una y otra vez por correo electrónico y hojas de cálculo.

Cada isla es un punto de conexión

Las soluciones puntuales pueden gestionar bien cada paso por separado. Sin embargo, cada «isla» adicional que se conecta genera una nueva interfaz y un nuevo punto en el que se pierden datos. El valor de la solución integrada radica precisamente en evitar esas «costuras», precisamente allí donde la presión por los costes y los plazos es mayor.

Las implementaciones nunca salen sin problemas

Ninguna implantación de este tipo transcurre sin contratiempos, y esta no fue una excepción. La razón radica en la naturaleza del software estándar: se prueba partiendo de una serie de supuestos, pero el usuario final trabaja de otra manera. Es precisamente en esta intersección donde, una vez en producción, salen a la luz las deficiencias que nadie había previsto. El equipo del proyecto asumió aquí una doble función. Por un lado, transmitió directamente a SAP los requisitos detectados en la práctica e impulsó las correcciones que podían resolverse a nivel de producto; por otro, para todo aquello que SAP no pudo resolver a tiempo, diseñó soluciones provisionales y adaptó los procesos de negocio para que se cumpliera el calendario previsto.

Esto se reflejó concretamente en una serie de requisitos derivados de la actividad diaria: la visibilidad de las ofertas elaboradas en nombre del proveedor; el tratamiento de divisas con cinco decimales; la validez de las condiciones de precio; y la notificación a los proveedores de los detalles de la negociación.

«Cherry picking» para todos

SAP ha implementado cuatro de estos puntos; otro, la negociación en la moneda del proveedor, está previsto para una futura versión. Destaca un ejemplo, denominado „Cherry Picking“ en el proyecto: la posibilidad de, en un proceso de aprovisionamiento con varias posiciones, asignar posiciones concretas a distintos proveedores de forma selectiva, por ejemplo, en función de las cantidades. Los principales fabricantes de equipos originales (OEM) también habían solicitado esta función; a raíz de ello, SAP la incluyó en una versión estándar. Lo que comenzó como un requisito de un cliente está ahora a disposición de toda la base de usuarios.

Allí donde la norma no era aplicable, se desarrollaron soluciones a medida, como una plantilla estructurada de desglose de costes que sirvió de base para desgloses comparables. De este modo, la experiencia práctica de un proveedor se incorporó al producto. Varios requisitos pasaron a formar parte de la norma, lo que beneficiará a los futuros usuarios.

La comprensión del proceso como obstáculo

Quizá la conclusión más importante del proyecto no sea de carácter técnico. Poco antes de la puesta en marcha, quedó claro que el mayor obstáculo no residía en la herramienta, sino en la comprensión del proceso: en las diferencias con las que los equipos y las sedes gestionaban el mismo procedimiento. Un software solo ejecuta un proceso tan bien como este haya sido previamente comprendido, unificado y asumido.

Precisamente aquí radicaba una parte considerable del trabajo. Era necesario armonizar las estructuras de costes y los datos de los proveedores para que fuera posible realizar una comparación en igualdad de condiciones, por ejemplo, mediante normas armonizadas para el desglose de costes. Era necesario asignar claramente las responsabilidades para el proceso de principio a fin, cuestionar las peculiaridades que se habían ido acumulando y transformarlas en un método de trabajo sólido y transversal a todas las sedes. No se trata tanto de una cuestión de configuración como de orientación. Quien implanta un sistema de este alcance introduce al mismo tiempo una nueva forma de trabajar, y este aspecto es determinante a la hora de decidir si el esfuerzo técnico merecerá la pena al final.

Una herramienta que no es para todo el mundo

Por muy eficaz que sea la solución, no es adecuada para todo el mundo. Está diseñada para materiales directos, no para compras indirectas ni de servicios, y solo despliega todo su valor cuando el tamaño y la complejidad lo justifican: en el caso de los fabricantes de equipo original (OEM) y otros fabricantes de productos complejos que requieren un intenso trabajo de diseño, con listas de piezas muy detalladas, una estrecha coordinación entre desarrollo y compras, y una red de proveedores capaz de soportar dichos procesos. Para un proveedor más pequeño con una gama de piezas manejable, resultaría excesiva. Esta valoración forma parte de cualquier decisión seria: no todas las empresas necesitan esta herramienta, pero las que la necesitan, necesitan precisamente esta.

En los casos en que resulta pertinente, los datos comparativos recopilados por SAP entre los primeros usuarios muestran lo que se puede conseguir: ciclos de aprovisionamiento hasta un 40 % más cortos, un tiempo de comercialización de nuevos productos un 15 % más rápido y una reducción de entre el 2 % y el 5 % en los costes directos de material. Se trata de datos comparativos, no de cifras de resultados de Multimatic. El proveedor acaba de poner en marcha el sistema; las cifras fiables propias se obtendrán tras el periodo de puesta en marcha, no al día siguiente.

Escenarios predictivos

Con la puesta en marcha se sientan las bases, no se pone el punto final. El efecto real solo se produce durante la fase operativa, cuando los procesos perfectamente integrados se convierten en datos fiables, las decisiones de abastecimiento se basan en análisis fiables de costes y proveedores, y la gestión de compras pasa gradualmente de ser reactiva a estar basada en datos.

Los escenarios predictivos y las recomendaciones automatizadas marcan el horizonte; el camino hasta llegar allí se mide en meses. Lo que este proyecto deja tras de sí es, sobre todo, una base sólida: una solución que está lo suficientemente integrada en el sistema como para crecer con él, y un proceso que se toma la práctica tan en serio que la refleja en el producto.

Al directorio de socios: