S/4 On-Prem y SAP FSM: dos sistemas, un objetivo

¿Cómo puede la SAP Business Technology Platform (BTP), en su función de capa de integración, conectar S/4 On-Prem y SAP FSM y facilitar un proceso de servicio continuo?

S/4 Hana Service y SAP Field Service Management desempeñan funciones diferentes en el proceso de servicio. El primero está orientado a la gestión de los procesos empresariales, mientras que SAP Field Service Management está diseñado para la ejecución operativa en el servicio de campo.

Aunque esta clara división de tareas aporta ventajas para cada función del proceso de servicio, sin integración es necesario coordinar o actualizar manualmente la información entre los sistemas. Esto da lugar, por un lado, a pérdidas organizativas por la discontinuidad entre medios y, por otro, a un mayor esfuerzo administrativo, a pesar de que el objetivo de ambos componentes es eliminar en la medida de lo posible dicho esfuerzo.

Doble gestión de datos

Sin embargo, el reto no suele residir en la capacidad funcional de cada uno de los sistemas, sino más bien en su colaboración entre sí.

Aunque tanto SAP S/4 Hana como SAP Field Service Management son productos del mismo fabricante, se basan en modelos de datos diferentes. En el sistema ERP, muchos objetos de negocio están estrechamente vinculados entre sí. Una orden de servicio, por ejemplo, contiene referencias a interlocutores comerciales, materiales, objetos técnicos y estructuras organizativas. Estas relaciones reflejan interrelaciones empresariales complejas. SAP Field Service Management, por el contrario, utiliza un modelo de datos más orientado a los procesos operativos de servicio. Objetos como las llamadas de servicio o las actividades tienen una estructura más compacta y se orientan a la planificación de las intervenciones del servicio técnico sobre el terreno.

Por lo tanto, sin una integración técnica adecuada, la información debe transferirse manualmente entre los sistemas. Los problemas habituales en este contexto son la necesidad de mantener por duplicado los datos maestros, como los de clientes o direcciones; la falta de transparencia sobre el estado actual de una intervención de servicio; y las discontinuidades que pueden producirse entre la planificación, el servicio de campo y la facturación.

Capa de integración BTP

En muchas organizaciones, estas lagunas se subsanan mediante flujos de trabajo manuales. Los técnicos de servicio documentan la información por separado, mientras que los responsables de planificación deben recopilar los datos de varios sistemas. Esto aumenta considerablemente la carga administrativa y hace que la ventaja real se pierda en gran medida. Para resolver estos retos, se necesita una capa de integración entre los sistemas. En el entorno SAP, esta función la desempeña la SAP Business Technology Platform (BTP). La BTP proporciona una plataforma en la nube que conecta entre sí diferentes sistemas. Para los escenarios de integración, se utiliza la Integration Suite dentro de esta plataforma. Esta actúa como middleware entre las aplicaciones conectadas.

Plataforma y capa de integración

La función de esta capa de integración consiste en coordinar los flujos de datos entre los sistemas. La información procedente de S/4 Hana se transforma a un formato adecuado y se envía a SAP Field Service Management. Posteriormente, los datos de respuesta del servicio de campo pueden volver a transferirse de forma estructurada al sistema ERP.

En términos sencillos, la arquitectura puede dividirse en tres niveles: esta estructura da lugar a un acoplamiento flexible entre los sistemas. Se pueden realizar cambios en un sistema sin que sea necesario adaptar toda la arquitectura de integración.

Orquestación con Integration Suite

Dentro de la SAP Business Technology Platform, la Integration Suite se encarga de la implementación operativa de la integración de sistemas. La lógica de integración se modela en los denominados flujos de integración (iFlows). Estos iFlows definen cómo se reciben y transforman los mensajes y, a continuación, cómo se reenvían a los sistemas de destino.

Un flujo de integración típico consta de varios pasos. En primer lugar, la plataforma recibe un mensaje del sistema ERP. A continuación, se analizan los datos que contiene y se transfieren a la estructura del sistema de destino. Por último, se lleva a cabo la transferencia a la interfaz correspondiente del sistema de destino. La capa de integración cumple varias funciones técnicas: la transformación de distintos formatos de datos, como XML o JSON; la correspondencia entre los modelos de datos de los sistemas; y el control de los flujos de comunicación entre las aplicaciones.

De este modo, se crea una capa de traducción técnica entre los sistemas. Esta capa garantiza que la información, idéntica desde el punto de vista técnico, se transfiera correctamente a pesar de las diferencias en las estructuras de datos.

Una estructura correcta no es suficiente

La correcta configuración técnica de la integración es solo una parte de la solución. Es al menos igual de decisivo contar con una estructura organizativa bien definida en el sistema SAP S/4 HANA. Solo si las unidades organizativas y las responsabilidades se mantienen de forma coherente, se podrán configurar correctamente los filtros para la transferencia de datos.Estos filtros determinan qué objetos del sistema ERP se transfieren a SAP Field Service Management. Entre ellos se incluyen, por ejemplo, los interlocutores comerciales, los objetos técnicos o las órdenes de servicio. Si las estructuras organizativas no están modeladas de forma coherente, se replicarán demasiados o muy pocos registros de datos.

Marco de replicación de datos

En SAP S/4 Hana, la base de estas transferencias automatizadas de datos la constituye el marco de replicación de datos. Este controla qué datos se transfieren inicialmente y cuáles se sincronizan de forma continua a partir de entonces. Una configuración adecuada de este marco contribuye de manera decisiva a la estabilidad de la integración.

Si esta base no está correctamente configurada, las sincronizaciones automáticas suelen funcionar de forma muy limitada. En tales casos, es necesario iniciar manualmente los procesos de replicación para que los datos entre los sistemas se mantengan actualizados. (Fuente: Inwerken)