Navegue por los proyectos con seguridad gracias a los semáforos de amortiguación

Muchas empresas confían en la Gestión de Proyectos de la Cadena Crítica (CCPM) para cumplir los plazos, reducir los tiempos de entrega y controlar la capacidad, aspectos fundamentales para el éxito. Esto implica centrarse no sólo en las tareas en sí, sino también en las dependencias y los recursos necesarios para ellas. El CCPM utiliza amortiguadores y un control centrado para garantizar que los proyectos se completen con mayor fiabilidad dentro de los plazos previstos. Si se quiere implantar activamente la filosofía CCPM en la empresa, las funciones CCPM específicas y una visualización de la información crucial para la gestión y priorización de los proyectos no sólo sirven para aportar claridad, sino que también tienen ventajas estratégicas. Las funciones CCPM y la visualización del método CCPM no están incluidas en el alcance estándar de los módulos clásicos de SAP, como el Sistema de proyectos SAP. Por este motivo, el fabricante de máquinas de embalaje Koch Pac-Systeme decidió introducir complementos que mapean CCPM en SAP cuando se pasó a SAP.

Koch Pac-Systeme es uno de los principales fabricantes mundiales de máquinas de envasado en el campo de las máquinas blíster, las máquinas de envasado en cartón y las líneas de envasado. Gracias a su diseño modular, las tecnologías de envasado del fabricante de máquinas especiales permiten soluciones personalizadas para bienes de consumo, productos sanitarios y lentes de contacto. En la actualidad, el líder tecnológico emplea a unas 450 personas en su centro de producción de Pfalzgrafenweiler y en las filiales de servicio de todo el mundo. Con más de cincuenta años de experiencia, la empresa ha pasado a formar parte del Grupo Uhlmann.

Conversión a S/4

Esto fue acompañado por el cambio a SAP S/4 Hana con el fin de navegar por los proyectos de toda la empresa con datos estandarizados. „En nuestra antigua solución ERP, teníamos funciones integradas que nos permitían vivir la filosofía CCPM. Con la transición a SAP, surgió la pregunta de cómo podíamos mapear también CCPM en el nuevo sistema“, dice Hans-Martin Keppler, responsable de Procesos de Negocio y Aplicaciones en Koch Pac-Systeme, explicando la situación que llevó a la búsqueda de un proveedor de complementos adecuado. De ello se encargó un gestor de proyectos externo, que también acompañó la migración a SAP. En concreto, debía integrarse una utilización gráfica de la capacidad por puesto de trabajo, que debía distribuirse a lo largo de toda la duración restante del proyecto para poder hacer declaraciones sobre posibles retrasos.

„La selección de soluciones adecuadas no fue grande. Con SAP Lean/Critical Project Management y la aplicación de evaluación de la capacidad PS, el paquete global de Milliarum nos convenció“, afirma Christoph Mogath, usuario clave de Koch Pac-Systeme, al describir el proceso de selección. El factor decisivo fue la oportunidad de visitar a un usuario de referencia y experimentar in situ la integración de CCPM en SAP con los complementos de Milliarum. „Las aplicaciones trazaron la lógica de cómo planificamos y procesamos los proyectos, incluida la visualización gráfica de las listas de trabajo“, añade Hans-Martin Keppler.

El semáforo controla el avance del proyecto

Con el análisis de capacidad de PS y SAP Lean/Critical Project Management, los gestores de proyectos y de producción tienen siempre bajo control sus recursos. Como un semáforo inteligente que no sólo controla el flujo de tráfico actual, sino que también evita retrasos, el estado del proyecto se visualiza gráficamente. El verde significa que las máquinas y los empleados se utilizan de forma óptima: Todo funciona a tiempo. El amarillo indica una incipiente sobreutilización o infrautilización, en cuyo caso pueden adoptarse contramedidas específicas. El rojo indica cuellos de botella o retrasos inminentes. La identificación temprana de la cadena crítica, los análisis visuales basados en datos SAP y la gestión integrada de los búferes no sólo pueden acortar los tiempos de ejecución, sino también aumentar significativamente el cumplimiento de los plazos. La metodología CCPM se basa en la Teoría de las Restricciones, que parte de la base de que toda cadena de valor está determinada por al menos un elemento limitador, el cuello de botella. Controlando este cuello de botella de forma específica, se puede optimizar el rendimiento y la eficiencia de toda la cadena.

„Nuestras soluciones ofrecen a los usuarios una herramienta de gestión que les permite dirigir sus proyectos de forma estable, eficiente y con la máxima transparencia“, afirma Steffen Wester-Ebbinghaus, Director General de Milliarum. Los gestores de proyectos pueden priorizar rápidamente, eliminar cuellos de botella y tomar decisiones fiables antes de que las cosas se paralicen. „La lista de trabajo es el punto crucial para CCPM: con Milliarum, hemos implantado en ella una lógica de semáforo. En lugar de controlar los plazos, controlamos el flujo“, afirma Hans-Martin Keppler. Las vistas dinámicas de capacidad resultaron especialmente convincentes, ya que el equipo de Koch Pac-Systeme carecía de las representaciones gráficas correspondientes en el estándar SAP.

CCPM cobra vida en SAP

Para introducir los complementos, es necesario preparar los proyectos en SAP para que Milliarum pueda procesar los datos. La solución Milliarum CCPM está totalmente integrada en el sistema de proyectos SAP (PS) y en SAP Enterprise Resource Planning (ERP) y utiliza los datos SAP existentes sin redundancias. Esto significa que los datos están disponibles a lo largo de toda la cadena de valor y que las ampliaciones, como las órdenes de servicio, pueden asignarse de forma flexible.

Las herramientas de Milliarum utilizan la base de datos SAP para todos los pasos del proceso. Milliarum colaboró estrechamente con Koch Pac-Systeme in situ. La estrecha colaboración entre el equipo interno del proyecto, los consultores externos de SAP y Milliarum fue crucial para el éxito de la implantación. „Fue un trabajo en equipo muy bueno, lo que significó que pudimos utilizar la metodología CCPM y las vistas de capacidad incluso después del cambio a S/4 Hana sin ningún contratiempo“, resume Hans-Martin Keppler. Esto ofrece a Koch Pac-Systeme la ventaja en la gestión de proyectos de que la planificación funciona con topes al final, de modo que se protegen las fechas de entrega. De este modo se pueden reducir los tiempos de ejecución.

Los proyectos se gestionan en función del consumo de búfer en lugar de los clásicos hitos de plazos con el objetivo de aprovechar al máximo el búfer global y
al final del proyecto. Esto permite a los jefes de proyecto reconocer de un vistazo dónde se producen cuellos de botella y dónde hay que prestar atención. „Esto es ideal para nuestro negocio de proyectos en la construcción de maquinaria especial: a menudo hay que adaptarse a nuevas situaciones“, dice Christoph Mogath. Esto permite gestionar una amplia gama de oficios simultáneamente y reaccionar de forma dinámica al progreso del proyecto.

Alrededor de 80 usuarios de KochPac-Systeme utilizan la evaluación de capacidad de PS y SAP Lean/Critical Project Management. Aprecian especialmente la vista de capacidad, que consideran flexible, clara y escalable. También se tuvieron en cuenta las peticiones individuales de personalización. Por ejemplo, las capacidades restantes se asignaron al plazo restante y fue posible realizar declaraciones más fiables sobre el estado del proyecto.

Los proyectos activos se ejecutan siempre en segundo plano. Toda la caja de herramientas de gestión de proyectos está claramente a disposición de los responsables: La fecha puede modificarse, las tareas ampliarse o los plazos aplazarse directamente en la pantalla. Los sistemas KochPac también iniciaron la coloración del semáforo de búferes. Hoy en día, la atractiva visualización gráfica es especialmente apreciada. „Milliarum respondió con gran flexibilidad a nuestras peticiones de personalización. Ahora han merecido la pena“, afirma Hans-Martin Keppler. También aprecian la posibilidad de modificar datos en masa a través del pool de trabajo, de forma que se puedan notificar varias operaciones de red. El estándar SAP no ofrece esta posibilidad: es necesario realizar las notificaciones operación por operación. De este modo, las modificaciones pueden resumirse por proyecto o centro de trabajo, lo que reduce considerablemente el esfuerzo manual.

Buffer total: del curso a la fecha objetivo

Antes de pasarse a SAP, la empresa
en Koch Pac-Systeme ha optado por un software flexible para el mercado medio. El paso al complejo mundo SAP fue un proyecto de gran envergadura. „Con Milliarum, hemos encontrado una contrapartida a nuestra solución anterior que cumple nuestros requisitos para implantar la metodología CCPM en SAP“, afirma Hans-Martin Keppler. Con las nuevas herramientas, CCPM no sólo se entiende, sino que también se vive: en lugar de perderse en la niebla de calendarios imprecisos, el semáforo muestra claramente en qué punto se encuentra el proyecto. Verde significa: todo va por buen camino. El amarillo indica que hay que prestar atención. Y rojo significa: actúen juntos antes de que las cosas se pongan críticas. De este modo, la gestión de proyectos no es una corazonada, sino una decisión basada en datos: transparente, centrada y con un rumbo claro hacia la fecha objetivo.
La atención no se centra en controlar estrictamente cada tarea individual en función de los plazos, sino en gestionar el buffer global que asegura el final del proyecto. „Estamos contentos de que nuestros procesos sean estables y de haber dominado el cambio a S/4. No hay razón para cambiar nada“. No hay motivo para cambiar nada". Koch se beneficia del continuo perfeccionamiento de las soluciones Milliarum.
Ya hay planes para realizar las páginas generales de SAP UI5 para el CCPM y el PS y proporcionar funciones de IA. (Fuente: Milliarum)

Sistemas Koch Pac

Koch Pac-Systeme lleva más de 50 años trabajando en el campo de las tecnologías de envasado en blíster y emplea a cerca de
400 empleados. La empresa desarrolla y realiza máquinas blister y líneas de envasado individuales para aplicaciones en los sectores de bienes de consumo, atención sanitaria y lentes de contacto. Clientes de todo el mundo utilizan los sistemas modulares tanto para nuevos desarrollos como para requisitos de envasado específicos. Koch Pac-Systeme también ofrece servicios durante todo el ciclo de vida de los sistemas para garantizar un funcionamiento estable y eficaz. La empresa también desarrolla sistemas de envasado en blíster personalizados para aplicaciones especiales en las que no existen soluciones estándar.