Desburocratización con SAP HCM

E3: ¿Qué hay exactamente detrás del
Procedimiento de notificación por consenso (KMV) y ¿por qué se introdujo?

Andre Weis, FIS: Básicamente, el procedimiento sirve para unificar y simplificar los canales de notificación. El KMV forma parte de una amplia iniciativa para reducir la burocracia. El objetivo es sustituir los procesos en papel por una transmisión electrónica uniforme. De este modo, se alivia la carga de trabajo de las autoridades y los empleadores, y las transmisiones se realizan de forma digital y estandarizada.

E3: Palabra clave: digital. ¿A qué retos se enfrentaban hasta ahora las empresas sin procesos estandarizados y automatizados?

blancoSin automatización, las empresas se enfrentaban a retos típicos: un gran esfuerzo manual para RR. HH. y TI, mayor propensión a errores en la introducción de datos, procesos inconsistentes entre diferentes herramientas y portales, retrasos en las respuestas y, sobre todo, el riesgo de multas por infringir el reglamento de notificación.

E3: ¿A quién se aplica el procedimiento de notificación por consenso, desde cuándo y qué hay de nuevo?

blanco: Depende del ámbito de aplicación correspondiente. En el sector público, por ejemplo, afecta a los certificados de ingresos adicionales, mientras que en el sector público y privado se refiere a la notificación de prestaciones patrimoniales. En este caso, la notificación electrónica ya es obligatoria desde 2023. Se están planificando otros ámbitos, como el certificado de impuestos sobre el salario.

E3: ¿Se reflejarán en el futuro otros procesos mediante el procedimiento de comunicación de consenso?

blancoSí, sin duda. El procedimiento de notificación tiene una estructura modular a través de una interfaz XML. En la plataforma esteuer.de se puede ver qué tipos de notificaciones se han implementado ya en el KMV y cuáles están en fase de planificación. Como ya se ha dicho, se está planificando la representación del certificado de impuestos sobre el salario, que actualmente se envía con el procedimiento de transferencia existente. La implementación productiva está prevista a partir del período de evaluación 2026.

E3: ¿Cómo se desarrolló la herramienta FIS/HRD KMV como complemento al estándar SAP HCM?

blanco: Inicialmente, los clientes preguntaban directamente a SAP si desarrollaba una solución para determinados casos de aplicación dentro del KMV. Sin embargo, en el momento de la consulta aún no estaba claro qué notificaciones se implementarían a través del KMV, como por ejemplo el certificado de impuestos sobre el salario, que no se incluyó en la planificación hasta más tarde. Al principio, solo afectaba a un pequeño ámbito de aplicación o a unas pocas empresas, por lo que SAP desarrolló una solución estándar. Por eso, los clientes existentes, para los que el esfuerzo manual y el número de casos que debían transmitirse eran muy elevados, se pusieron en contacto con nosotros. FIS ya ofrece algunas ampliaciones del estándar SAP HCM con la familia de productos FIS/HRD, por lo que la solicitud era lógica. Así surgió FIS/HRD KMV, que desarrollamos en estrecha colaboración y con el apoyo de SAP.

E3: ¿Desde cuándo está disponible la herramienta?

blanco: FIS/HRD KMV está operativo desde febrero de 2025, lo que significa que, desde entonces, los mensajes se envían con éxito a través de la herramienta. Nuestro cliente piloto ya ha enviado 5000 mensajes sobre prestaciones patrimoniales y los usuarios están muy satisfechos con la solución.

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„El KMV forma parte de una amplia iniciativa para reducir la burocracia“.“

Andre Weis,
Desarrollador SAP HCM,
FIS Sistemas de Información y Consultoría

E3: ¿Cuáles son las ventajas con respecto al procedimiento anterior y qué caracteriza a FIS/HRD KMV?

blanco: Anteriormente, los datos debían prepararse y transferirse manualmente, normalmente a través de Excel, pero también a través de proveedores de servicios externos. Esto requería mucho tiempo y, sobre todo, era propenso a errores. FIS/HRD KMV se integra perfectamente en SAP HCM y accede automáticamente a los datos maestros de personal y a los resultados de la nómina relevantes, como los pagos sujetos a impuestos, los datos de cotización o los números de personal. Esta información se procesa de acuerdo con las especificaciones de la administración fiscal y se estructura de manera que cumpla con los estándares de interfaz actuales.

A continuación, los mensajes se transmiten de forma cifrada a través de la interfaz central KMV, normalmente a través de la plataforma Elster, directamente a la autoridad fiscal competente. Para los usuarios, este proceso se realiza completamente en segundo plano, sin exportaciones manuales ni accesos separados al portal. Las ventajas que se derivan de ello son: creación automatizada de mensajes basada en los datos maestros actuales de HCM, uso de las vías estándar de SAP (Business to Administration Manager B2A), respuestas y confirmaciones seguras, menos fuentes de error y ausencia de rupturas de medios.

Con el punto „respuesta segura“, me gustaría volver a la pregunta anterior sobre las novedades, ya que una ventaja esencial de FIS/HRD KMV es la cobertura automatizada del canal de retorno: las respuestas y notificaciones de la administración financiera no solo se reciben digitalmente, sino que también se asignan directamente a los procesos correspondientes en SAP HCM. De este modo, las confirmaciones o consultas de la autoridad llegan sin rodeos al sistema SAP, donde se procesan automáticamente.

E3: ¿Cómo se lleva a cabo exactamente la implementación de FIS/HRD KMV?

blancoPor lo general, la implementación de la herramienta solo lleva unos días. Estos se necesitan principalmente para la personalización específica del cliente y los acuerdos relativos a la estructura de datos, es decir, cómo se presentan, por ejemplo, las prestaciones patrimoniales en el sistema, lo que varía de un cliente a otro.

Si, como proveedores de servicios, además importamos la base de codificación, adaptamos la personalización y acordamos con el cliente los parámetros de envío, como las firmas o el cifrado, la implementación puede durar unas semanas, pero esa es la duración máxima. En este caso, también se implementan BAdls, es decir, ampliaciones específicas para el cliente. Estas leen los datos maestros de personal correspondientes y los preparan adecuadamente, como por ejemplo el importe de la VWL o la clave de la institución. El propio cliente comprueba la personalización antes de la puesta en marcha y realiza pruebas. El esfuerzo total es manejable en ambos casos, especialmente por parte del cliente.

E3: ¿Existe además material formativo y cómo es el servicio de asistencia una vez implementado FIS/HRD KMV?

blanco: Ofrecemos talleres iniciales y cursos de formación para usuarios clave según las necesidades del cliente, en los que se explica el funcionamiento de la aplicación y el proceso de notificación. Además, nuestro servicio de asistencia está siempre disponible para responder a cualquier pregunta. A cada cliente se le asigna un equipo fijo, lo que sin duda facilita la tramitación de las solicitudes de asistencia.

E3: ¿Qué aconseja a las empresas que aún no utilizan el KMV?

blanco: El procedimiento es obligatorio, por lo que quienes aún no utilicen una solución integrada tendrán que trabajar con procesos manuales o costosos servicios externos. FIS/HRD KMV es realmente imprescindible, ya que permite representar todo directamente en el sistema SAP de forma segura, eficiente y sin errores. De este modo, las empresas ahorran mucho tiempo, reducen las fuentes de error y alivian la carga de trabajo tanto de RR. HH. como de TI.

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