Una nueva era en el control de gestión hospitalaria

Las clínicas se encuentran bajo una enorme presión para transformarse: el aumento de los costes operativos, la continua escasez de personal cualificado y la demanda de mayor transparencia y calidad por parte de los legisladores, las entidades responsables y la sociedad en general suponen un reto. Por ello, es aún más importante para ellas poder tomar decisiones importantes de forma rápida y flexible basándose en datos sólidos, por ejemplo, en la gestión de recursos, la evolución del número de casos o, simplemente, en la planificación de capacidades. Sin embargo, muchas instituciones fracasan en este aspecto. Con demasiada frecuencia, los informes y la planificación económica se basan en hojas de cálculo Excel actualizadas manualmente o en soluciones aisladas similares.

Sin embargo, estos métodos no solo requieren mucho tiempo y son propensos a errores, sino que además carecen de transparencia. La información debe recopilarse laboriosamente, verificarse y procesarse varias veces, a menudo sin una base de datos uniforme. Y las presentaciones resultantes, por ejemplo, para la toma de decisiones, suelen quedar incompletas, lo que provoca retrasos. La colaboración asistida por sistemas sigue siendo, en la mayoría de los casos, una excepción.

Cambio de roles en el control de gestión

La solución es obvia: un sistema de informes digitales integrado no solo mejoraría la eficiencia y la calidad de los datos, sino que también reforzaría fundamentalmente el control, hasta convertirlo en una función activa y consultiva. Con análisis modernos y modelos de planificación basados en escenarios, puede acompañar y moldear las decisiones en tiempo real. De este modo, el análisis retrospectivo se convierte en una verdadera ventaja de control y el papel pasa de ser el de informador al de compañero de debate de la dirección de la clínica y, en perspectiva, al de apoyo en la toma de decisiones a nivel de planta. El control de gestión orientado al futuro ya no se limita a proporcionar cifras reales, sino que simula trayectorias de desarrollo: ¿cómo afectan los cambios en el número de casos a los ingresos? ¿Cómo influye un cambio en la planificación de las operaciones en la utilización del personal? Este control prospectivo es posible gracias a las nuevas tecnologías y a la estrecha integración con los procesos operativos.

SAP Analytics Cloud y BW/4

Dos soluciones centrales de la cartera de SAP constituyen la columna vertebral de este sistema: BW/4 Hana y Analytics Cloud (SAC). SAP BW/4 sirve como una potente plataforma central de gestión de datos. Agrupa información de diferentes sistemas, como sistemas de información hospitalaria (HIS), aplicaciones de planificación de recursos empresariales (ERP) y tecnología médica, en un modelo de datos integrado y potente en tiempo real. De este modo, se armonizan mundos de datos que antes estaban separados y se dispone de ellos de forma uniforme en todo momento.

Sobre esta base, SAP Analytics Cloud simplifica la presentación de datos. En una única interfaz se pueden visualizar informes, realizar análisis y crear modelos de planificación complejos, sin necesidad de cambiar de sistema ni de realizar pasos intermedios manuales. Los departamentos especializados pueden trabajar de forma interactiva con los datos: simular escenarios, elaborar pronósticos o preparar decisiones estratégicas basadas en datos, por ejemplo, para la planificación de personal o la evolución de los costes por caso. Para los hospitales que ya utilizan SAP ERP, SAC es una ampliación natural de la base existente.

Una ventaja especial es su amplia accesibilidad: incluso los usuarios sin conocimientos técnicos, como los responsables de servicios de enfermería, los coordinadores de quirófanos o los jefes de servicio, pueden acceder a los indicadores relevantes para la toma de decisiones a través de paneles de control. Los datos fluyen hacia donde se necesitan. Esta estrecha conexión entre la tecnología y los procesos adaptados crea una nueva forma de entender la gestión. Los datos fluyen más rápido, las conexiones se hacen visibles y las decisiones se pueden tomar de forma específica con una influencia medible en la rentabilidad y la calidad de la atención.
Dos clínicas, dos enfoques

Entre otros, se benefician de ello grandes organizaciones sanitarias de Alemania. En la práctica, un hospital universitario líder y una red de hospitales comarcales utilizan estas soluciones. La red, por ejemplo, combinó varios sistemas ERP en una plataforma S/4 con Ontron, mientras que los sistemas HIS existentes continuaron funcionando sin cambios. La exitosa actualización allanó el camino para el siguiente paso: la implantación de SAC.

Desde entonces, los datos de diferentes sistemas e instituciones se recopilan por primera vez en un lugar central, lo que supone un hito sin precedentes. Por su parte, el hospital universitario fue el primero de su tipo en Alemania en introducir SAC como herramienta de planificación para optimizar los procesos de control. Ahora, los responsables elaboran informes en tiempo real y análisis precisos sin necesidad de trabajar manualmente con Excel. Los paneles de control personalizables de SAC proporcionan a los responsables de la toma de decisiones información relevante con solo pulsar un botón. Los informes mensuales, las previsiones y la planificación económica se elaboran sin necesidad de sistemas secundarios manuales.

El control de gestión está pasando de ser una mera recopilación retrospectiva de cifras a convertirse en una unidad de asesoramiento estratégico que participa activamente en el diseño de procesos clínicos basándose en datos en tiempo real. Las tecnologías necesarias para ello están disponibles desde hace tiempo: SAP BW/4 y SAP Analytics Cloud son potentes herramientas que permiten el análisis, la planificación y la visualización en un entorno integrado. El camino hacia esta nueva forma de control no tiene por qué ser largo ni complicado: a menudo basta con un caso de aplicación claramente definido y una estrecha colaboración entre el departamento de TI y el departamento especializado para dar el primer paso con éxito hacia el control clínico basado en datos.

Tres conclusiones

Primero: hoy en día, el control de gestión es asesoramiento, en tiempo real y a la altura de la dirección de la clínica. Segundo: las tecnologías SAP permiten escenarios basados en datos con beneficios inmediatos. Tercero: es factible empezar, con objetivos claros y colaboración entre departamentos.

Fuente: Ontron