Nada más que la verdad sobre la minería de procesos

Al igual que los informes anuales, las declaraciones de siniestralidad son muy examinadas en cuanto a su contenido, ya que tienen que resistir el escrutinio de abogados, auditores y jueces. Por lo tanto, proporcionan información valiosa sobre la situación actual del mercado. Un ejemplo actual del efecto de las declaraciones judiciales es la declaración de un directivo de Apple sobre la función de búsqueda, que desencadenó una caída del precio de las acciones de Alphabet². 

Principales proveedores de PM

Especialmente explosivo: Celonis, según Gartner el proveedor líder en el campo de la minería de procesos (PM), se siente obligado a emprender acciones legales contra SAP. Esto apunta a considerables dificultades en la cooperación entre ambas empresas. En concreto, Celonis acusa a SAP de bloquear deliberadamente el acceso a los datos de SAP con herramientas de terceros, incluidas las soluciones de Celonis. Muchas de las alegaciones mencionadas en el escrito de demanda son de carácter jurídico y tienen una importancia secundaria para este artículo. Son más interesantes las declaraciones que ofrecen una visión de la situación práctica de la utilización de la minería de procesos: ¿Hay nuevos descubrimientos? ¿Avances tecnológicos o sustantivos?

Este artículo es la continuación de otro³ de 2022 en la revista E3. En aquel momento, se trataba de seis malentendidos entre los requisitos de los clientes y las posibilidades y limitaciones de la minería de procesos. La conclusión en aquel momento fue que se supone que las herramientas de minería de procesos tienen ciertas capacidades para las que existen enfoques más adecuados en otras herramientas o directamente en el sistema ERP de SAP. ¿Por qué la minería de procesos alcanza a menudo sus límites en SAP? 

La verdad sobre los registros de sucesos

Una promesa central de la PM es el análisis de los procesos empresariales reales a partir de los llamados registros de eventos, es decir, las huellas digitales que cada transacción deja en el sistema. Esto es exactamente lo que se subraya en la declaración de reivindicaciones (punto 24): cada proceso empresarial crea una huella digital que debería ser analizable. Sin embargo, la realidad en los sistemas SAP es diferente. Estos registros de eventos no suelen tener la profundidad y la estructura necesarias para una gestión de proyectos eficaz. Existen tablas que mapean determinados procesos, como las relaciones predecesor-sucesor (por ejemplo, la tabla VBFA) o los registros de cambios (por ejemplo, CDHDR). Sin embargo, esta información sólo muestra una parte del panorama general.

Un ejemplo: Numerosos procesos de seguimiento se activan automáticamente como parte de la tramitación de pedidos de clientes, como la transferencia de requisitos al departamento de planificación. Estos procesos integradores, a menudo llevados a cabo por los llamados "bookers", a menudo sólo se registran de forma incompleta en los registros estándar. La situación se complica especialmente cuando entran en juego el cálculo de precios o la determinación de cuentas, ámbitos que apenas se tienen en cuenta en muchas herramientas de minería de procesos. En la práctica, esto significa que las empresas tienen que recurrir a complejos análisis adicionales. Dependiendo de la cuestión de que se trate, hay que analizar y combinar individualmente fuentes de datos adicionales. Esto es posible, pero sólo con profundos conocimientos de SAP y un esfuerzo técnico considerable.

Conclusión: quien crea que la minería de procesos es posible "con sólo pulsar un botón" en los sistemas SAP se equivoca. La realidad es compleja, y la verdad sobre los registros de eventos es mucho menos sencilla de lo que sugieren las promesas de marketing.

¿Minería de procesos o ERP?

En la práctica, la PM se anuncia a menudo con el argumento de que aporta ventajas concretas en el día a día de la empresa, por ejemplo, a la hora de comprobar las facturas de los proveedores o evitar los pagos dobles (punto 27 del pliego de cargos). Sin embargo, este ejemplo muestra exactamente lo redundantes que son en realidad algunos análisis de la PM: Esto se debe a que estos mecanismos de comprobación existen desde hace tiempo en todos los sistemas ERP comunes, incluido SAP. Si, a pesar de todo, los fabricantes de PM anuncian estas funciones, rápidamente se ven en la necesidad de dar explicaciones. Esto se debe a que corren el riesgo de limitarse a replicar funciones existentes de ERP, a menudo con costes más elevados y con posibles lagunas en la actualización y la calidad de los datos. 

Especialmente en comparación con un sistema ERP moderno como SAP S/4 Hana, que está equipado con potentes herramientas de análisis, cada vez es más difícil que las soluciones PM externas ofrezcan un valor añadido real. SAP S/4 Hana ofrece alrededor de 100 aplicaciones de análisis estandarizadas, por ejemplo para el seguimiento de pedidos de clientes, que permiten precisamente este tipo de perspectivas, directamente en el sistema ERP, sin herramientas externas.

Conclusión: cuando los sistemas de gestión de proyectos prometen funciones que el ERP ya domina desde hace tiempo, no sólo se crea confusión, sino también una dudosa duplicación de la infraestructura. Con el progreso técnico de las plataformas ERP modernas, el margen de maniobra de las herramientas PM externas se reduce cada vez más. 

¿Dónde está la verdad sobre el proceso objetivo? El punto 30 del pliego de cargos afirma que el proceso objetivo original puede derivarse de los datos reales de un registro de eventos. Pero esto no es sostenible. Un registro de sucesos -especialmente si es incompleto- sólo muestra lo que ocurrió realmente, no lo que estaba previsto o planeado.

Para comprender el flujo previsto (el "flujo objetivo") de un proceso, hay que analizar los ajustes de personalización del sistema ERP. Éstas definen las especificaciones concretas del proceso definidas por el cliente durante la implantación del sistema o la personalización en curso. Sin esta configuración, la visión del proceso objetivo queda incompleta.

Otro problema es que el mundo de la minería de procesos carece a menudo de análisis causa-efecto bien fundados. Rara vez se tienen en cuenta los parámetros de control de los datos maestros, como la planificación de un material o la evaluación de un pedido. Sin embargo, son precisamente estos parámetros los que tienen una influencia significativa en el comportamiento del proceso.

Este descuido no es un fenómeno nuevo: incluso la modelización clásica de procesos tuvo que luchar contra él. El enfoque PM se centra tradicionalmente en los procesos observables, no en los mecanismos de control subyacentes del lado del sistema.

Conclusión: si realmente se quiere comprender el estado objetivo de un proceso, no hay forma de evitar el análisis de la personalización y los datos maestros. Sin embargo, esto requiere métodos especializados, como la ingeniería inversa de negocio (RBE).⁴ - que se desarrollaron precisamente con este fin. La minería de procesos por sí sola no es suficiente en este caso.

De 12 a 36 horas hasta la verdad

La extracción de datos parece ser un punto débil central en la práctica de la PM. El punto 124 muestra que Celonis utilizó una tecnología SAP obsoleta para la conexión de datos: la llamada a función remota (RFC) con Abap. El problema es que SAP ya no admite este método. El punto 141 muestra claramente lo ineficaz que era la antigua solución: extraer datos de 100 tablas llevaba unas doce horas. 

Los nuevos enfoques, por ejemplo a través de OData, tardan incluso hasta 36 horas. Esto demuestra que nunca existió una auténtica conexión de datos en tiempo real entre el sistema PM y el sistema ERP, porque los datos analizados siempre tenían al menos medio día de antigüedad. Una estimación de costes (espero que exagerada) muestra que la descarga alternativa de 100 GB de datos a través de SAP Datasphere podría costar hasta 30.000 dólares. En el mundo de la nube, parece que el suministro de datos ya no es gratuito. 

Además, surge la pregunta: ¿por qué hay que realizar análisis PM de forma generalizada?
¿Hay que transferir 100 GB de datos? Con un enfoque de análisis más específico, podría bastar con muchos menos datos: a menudo bastaría con 1 GB por consulta.

Una verdad antigua y dos nuevas

El enfoque de la minería de procesos ha quedado obsoleto. Se podría establecer un paralelismo con la historia de los proveedores de tiendas en línea como Intershop: En la década de 2000, se les consideraba los faros de esperanza del mercado digital. Hoy en día, si es que siguen existiendo, no suelen ser más que proveedores de nicho con un éxito comercial limitado. A finales de la década de 2000 ya estaba claro que la suite ERP integrada se impondría a largo plazo. Los proveedores de herramientas de gestión de proyectos parecen correr ahora una suerte similar.

Además, las herramientas de gestión de incidencias hace tiempo que abandonaron su objetivo original: analizar los registros de eventos. Su creciente "hambre de datos" supone una carga cada vez mayor para los sistemas. Al mismo tiempo, S/4 Hana y su base de datos en memoria han mejorado enormemente las capacidades de análisis dentro del sistema ERP. Los análisis en el sentido de supervisión de procesos ahora se pueden mapear directamente en el ERP - las herramientas PM son cada vez más superfluas. Su área útil de aplicación es, por tanto, significativamente menor.

Es más: En el mundo de la nube, las consultas ilimitadas de datos y la alta utilización de recursos ya no son algo natural. Si en el futuro también se van a entrenar modelos de IA para la PM -lo que es probable-, la competencia por la potencia de cálculo y el acceso a los datos seguirá aumentando. Queda por ver qué soluciones jurídicas o compromisos se encontrarán en este ámbito. Continuará ...

Malentendido vs. realidad

Malentendido 

• Diagnóstico rápido de problemas
• Panorama general
• Análisis de conformidad/riesgos
• Análisis de múltiples sistemas
• Vista de extremo a extremo
• Automatización

Realidad

• Gran esfuerzo con herramientas PM
• Otras herramientas más fáciles
• No forma parte de PM
• Límites disponibles
• Sólo es posible hasta cierto punto
• Principalmente mediante ERP o complementos

(1) Enlace al escrito de demanda.

(2) Enlace al artículo del Frankfurter Allgemeine

(3) Ingeniería inversa para bibliotecas de software como SAP R/3; (4) Artículo: Hufgard, Wenzel (1999): Reverse Business Engineering - Deriving models from productive R/3 systems. En: Electronic Business Engineering. 4ª Conferencia Internacional sobre Sistemas de Información. S. 425-441.