Archivar: más que archivar y eliminar

La transformación digital de los entornos SAP avanza a gran velocidad. La atención no solo se centra en proyectos relacionados con Rise y la introducción de S/4, sino también en el uso creciente de aplicaciones en la nube como SuccessFactors o Salesforce. Este desarrollo está dando lugar a estructuras de TI híbridas en las que los datos en diferentes formatos se almacenan en una amplia variedad de sistemas. Una consecuencia de esta heterogeneidad: mayores exigencias en la gestión de datos, el cumplimiento legal y el rendimiento del sistema.

Riesgo: Datos históricos

Los proyectos de migración entrañan riesgos, sobre todo si los datos en cuestión han crecido históricamente y su origen no siempre es plausiblemente rastreable. Los estudios actuales muestran que los datos no estructurados u obsoletos pueden aumentar significativamente la complejidad de las transformaciones de S/4. Según el estudio IT Transformation Study 2025 realizado por NTT Data Business Solutions y Natuvion en la primavera de 2025, el 47% de las empresas afirma que la mala calidad de los datos sigue siendo el mayor lastre de la transformación.

En una encuesta, DSAG e IT-Onlinemagazin descubrieron que alrededor del 50% de las empresas aún tienen por delante la migración a S/4. El 37% se encuentra en fase de planificación, mientras que el 12% sigue aplazando el cambio a la nube y aún no ha dado pasos concretos. El 37% se encuentra en fase de planificación, mientras que el 12% sigue posponiendo el cambio a la nube y aún no ha dado ningún paso concreto. No obstante, el 40 por ciento declaró que quiere haber trasladado todas las soluciones SAP completamente a la nube privada para 2030; alrededor del 20 por ciento espera haber migrado completamente a la nube pública para esa fecha.

Estas cifras clave dejan claro que la presión para actuar, la complejidad y la dinámica del cambio están causando sin duda problemas a las empresas. Por eso es aún más importante orientarse por las mejores prácticas o los modelos de éxito. Y demuestra que incluso un tema tan impopular como el archivo de datos y documentos puede ser un remedio adecuado. Esto funciona mediante el archivado selectivo en la fase previa a una migración. Ayuda a eliminar los datos redundantes o que ya no son necesarios de los sistemas activos sin restringir su disponibilidad a efectos de auditoría o análisis. Esta reducción previa de los datos permite optimizar las capacidades de los sistemas y utilizar los recursos de forma más selectiva.

Si miramos hacia atrás en el aspecto del archivado, también podemos mirar hacia el futuro -es decir, después de la migración a la nube- al concepto de "Gestión Documental Armonizada" de SAP, que vuelve a estar en discusión. HDM se introdujo originalmente para permitir la gestión estandarizada de documentos dentro de S/4 y la interfaz Fiori. El concepto ampliado previsto, también denominado HDM 2.0 por KGS, pretende ahora extender este enfoque a toda la SAP Business Suite, independientemente de la aplicación respectiva. La idea central es una integración desacoplada a través de un nuevo DMS Advanced Service en la BTP, sin dependencia del proveedor, para la solución de archivo. El objetivo es la utilización coherente, multiaplicación y, en el futuro, con capacidad de IA de los datos no estructurados en SAP; aún están pendientes implementaciones concretas. KGS ya ha organizado una sesión informativa sobre el estado actual de HDM (véase el código QR, anuncio, página 2).

Además de estos aspectos estructurales y técnicos, el cumplimiento de los requisitos legales también desempeña un papel importante, tanto en lo que respecta a la nube como al archivado. Al fin y al cabo, esto no solo sirve para aliviar la carga de los sistemas de producción, sino que también está sujeto a normas internacionales, como periodos de conservación, normas de acceso, etc. Las interfaces estandarizadas, de las que también disponen las soluciones de archivado modernas, ayudan a cumplir estos requisitos. De este modo, pueden integrarse fácilmente en los sistemas y entornos informáticos existentes.

Las interfaces líderes en el área de ERP y SAP incluyen SAP ArchiveLink para el archivado clásico de documentos y SAP ILM, una interfaz para integrar procesos de almacenamiento y eliminación basados en reglas. De cara al futuro, sin embargo, desempeña un papel especialmente importante CMIS (Content Management Interoperability Services), un estándar independiente del proveedor para conectar capacidades de almacenamiento basadas en la nube, que también cuenta con el apoyo y la recomendación de SAP.

El archivo como introducción

Estas posibilidades técnicas son la mejor base para utilizar un proyecto de archivo como introducción a la consolidación y digitalización de la empresa. Al fin y al cabo, archivar es algo más que una cuestión de infraestructura: un concepto de archivo sólido ofrece numerosas ventajas. Un archivado bien pensado no sólo reduce enormemente los costes de almacenamiento y funcionamiento, sino que también cumple los requisitos de sostenibilidad, ya que se necesita menos espacio de almacenamiento y, por tanto, menos energía. Además, los sistemas de archivado inteligentes, como los de KGS Software GmbH, ofrecen transparencia en los flujos de datos entre sistemas y garantizan el cumplimiento, ya que sus procesos son trazables hasta el último detalle.

El archivado orquestado centralmente también ayuda a evitar la fragmentación y a establecer un "único punto de verdad" coherente, un valor añadido que no debe subestimarse, especialmente en entornos SAP complejos. Estos diferentes aspectos dejan claro que el archivado es mucho más que almacenar datos. Debe considerarse parte integrante de un entorno de TI lo más estandarizado posible, e incluso puede ayudar a garantizar que la transición a la nube se realice de la forma más fluida posible. Especialmente en conjunción con las iniciativas de Rise y la nube, puede convertirse en un factor decisivo para reducir la complejidad y aumentar la agilidad.

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